Как да предотвратите дублиращи се стойности при въвеждане на данни в MS Excel

Има толкова много начини да намерите и елиминирате дублирани записи на данни от вашия Excel файл. Но всички тези начини работят предимно след като сте въвели всички данни. Но чудили ли сте се дали можете да накарате Excel да ви предупреждава, когато и когато въвеждате дублирана стойност? Чудили ли сте се дали можете по някакъв начин да накарате Excel да ви предпази от въвеждане на дублирана стойност, да речем, може би с помощта на прозорец за грешка? Е, прочетохме перфектно мислите ви!

В тази статия ви разказваме подробно как можете да приложите правило за предотвратяване на въвеждане на дублиращи се данни върху диапазон от клетки, които изберете. Ние също така ви казваме как можете да персонализирате прозореца със съобщение за грешка, който се появява, когато въведете дублирана стойност. И ако сте объркани относно това дали правилото може да бъде върнато, имаме решение и за това. И така, какво чакате, нека се потопим направо в статията, нали?

Прочетете също: Как да премахнете или маркирате дубликати в Excel

Раздел 1: Как да предотвратите дублиращи се записи на стойност

Етап 1: Първо, изберете диапазона от клетки където не искате да разрешите дублиращи се въвеждания на данни.

След като диапазонът от клетки е избран, щракнете върху ДАННИ раздел от горната лента.

Сега щракнете върху падащия бутон с име Потвърждаване на данни и щракнете върху Потвърждаване на данни опция от списъка с налични опции.

Стъпка 2: На Потвърждаване на данни прозорец, щракнете върху Настройки раздел в горната част.

Сега щракнете върху падащия бутон, свързан с опцията Позволява.

От списъка с налични опции щракнете върху тази, която казва Персонализиран.

Стъпка 3: Под полето Формула въведете или копиране и поставяне следното следващо.

=COUNTIF(

Стъпка 4: След това на заден план, изберете диапазона от клетки където искате да приложите правилото за предотвратяване на дублиране.

Сега, ако погледнете вашите Потвърждаване на данни прозорец, можете да видите, че частта след =COUNTIF( се запълва частично. Нека да продължим и да завършим формулата в следващите стъпки.

Стъпка 5: Следващата стъпка е просто да натиснете F4 ключ. Това би добавило $ знаци във вашата формула, заключване на тези стойности където $ беше добавен.

Стъпка 6: След това поставете a запетая, и след това върху листа на Excel щракнете върху първи клетка в избрания от вас диапазон от клетки.

Стъпка 7: За да завършите формулата си, сега трябва само да въведете или копиране и поставяне следното под полето Формула.

)=1

Вашата крайна формула трябва да изглежда като тази на следващата екранна снимка. Очевидно идентификаторите на клетките ще бъдат различни.

След като сте готови, натиснете Добре бутон.

Стъпка 8: Това е. Ако сега се опитате да въведете дублираща се стойност в клетка, където се прилага вашето правило за валидиране за предотвратяване на дублиране, ще получите следния прозорец за грешка, който не ви позволява да продължите, докато не въведете уникална стойност в клетката си.

Раздел 2: Как да персонализирате съобщението за грешка при дублиран запис

Ако не искате прозорецът със съобщение за грешка по подразбиране да се показва, докато бъде открит дублиран запис, тогава можете да създадете свой собствен персонализиран прозорец със съобщение за грешка, като следвате стъпките по-долу.

Етап 1: Още веднъж, изберете диапазона от клетки където сте приложили правилото в раздела по-горе.

След това щракнете върху ДАННИ раздел от горната лента.

Сега щракнете върху Потвърждаване на данни падащ бутон и след това щракнете върху Валидиране на данни oопция от списъка с налични опции.

Стъпка 2: На Потвърждаване на данни прозорец, щракнете върху Предупреждение за грешка раздел в десния край.

Сега, под стил падащо меню, изберете стила Спри се. Това ще предотврати въвеждането на дублирана стойност.

Забележка: Другите налични стилове в стил падащото меню са Внимание и Информация. Само посоченият стил Спри се ще предотврати въвеждането на дублиращи се стойности. Другите 2 стила ще ви позволят да продължите въвеждането на данни след показване съответно на предупреждение или информационно съобщение.

След като стилът е избран, под Заглавие поле, можете да въведете заглавие за вашия прозорец за грешка. Въведох заглавието си като Намерен е дублиран запис.

Също така имате възможност да зададете съобщението за грешка, което искате да се показва при всяко въвеждане на дублирана стойност. Можете да въведете съобщението за грешка за вашия прозорец за грешка под Съобщение за грешка поле. Съобщението, което въведох е Здравейте! Това е дублиран запис, който се опитвате да въведете!.

Удари Добре бутон, след като сте готови.

Стъпка 3: Това е. Ако сега се опитате да въведете дублирана стойност, можете да видите изскачащ прозорец със съобщение за персонализирана грешка, заменяйки този по подразбиране. Наслади се!

Раздел 3: Как да премахнете правилото за валидиране на данни

Ако в бъдеще искате да разрешите дублиране на стойности в диапазона от клетки, където сте задали правилото за предотвратяване на дублиране, можете да го направите лесно, като следвате стъпките по-долу.

Етап 1: Изберете диапазона от клетки където се прилага правилото за предотвратяване на дублиране. След това щракнете върху ДАННИ раздел от горната лента.

Сега щракнете върху Потвърждаване на данни падащ бутон и след това изберете Потвърждаване на данни опция.

Стъпка 2: На Потвърждаване на данни прозорец, под Настройки изберете опцията от падащото меню Всяка стойност от Позволява падащо меню.

Удари Добре бутон, за да продължите. Това е. Вече можете да въведете колкото искате дублирани стойности.

Моля, кажете ни в секцията за коментари, ако имате някакви притеснения относно някоя от стъпките.

Очаквайте още невероятни трикове, съвети, инструкции и хакове.