Искате да намалите размера на вашия Word документ? В повечето случаи размерът на файла не е проблем, тъй като те не заемат много от паметта ви в сравнение с игри, видеоклипове и други големи файлове. Въпреки това, ако качвате word документ онлайн, изпращайки го по имейл, трябва да намалите неговия размер.
Тази статия ви учи как да намалите размера на документ на Microsoft Word. Има различни техники за минимизиране на размера на документа. Компресирането на изображения е най-популярният начин за минимизиране на размера на текстовите файлове. Можете също така да се справите с огромни документи по други начини, като например запазване на медийни и Word файлове в други формати, изтриване на всички версии за автоматично възстановяване и ограничаване на използването на специфични функции.
Съдържание
1. Преобразуване на документа във формат .docx
По-новите версии на Word Documents записват във формати DOCX вместо във формат DOC, тъй като типът на файла DOCX компресира съдържанието на документа като ZIP файл, което прави вашия документ по-малък. Единствената причина, поради която трябва да използваме DOC, е, ако имате нужда от обратна съвместимост с по-стари програми за обработка. Така че, докато запазвате документа си, уверете се, че сте избрали.docx формат, за да го запазите.
2. Компресиране на снимки/изображения
1. Изберете картината, която искате да компресирате във вашия документ. Разделът Формат на картината става достъпен, след като го изберете.
2. В Формат на картината раздел, изберете Компресиране на снимки.
3. След като се появи разделът Компресия, следвайте стъпките по-долу и накрая щракнете Добре.
- Поставете отметка в квадратчето срещу Изтрийте изрязаните области на картината.
- Поставете отметка срещу бутона за избор Използвайте разделителна способност по подразбиране.
Чрез задаване на тези стойности допълнителното пространство се премахва и разделителната способност се фиксира за всички изображения, използвани в документа.
3. Запазване на снимки с по-ниска разделителна способност
1. Щракнете върху Файл > Опции.
2. Кликнете върху Разширени > Размер и качество на изображението.
Под този раздел поставете отметка в квадратчето срещу Отхвърлете данните за редактиране и задайте резолюцията по подразбиране на 150ppi.
4. Не вграждайте шрифтове
Вградените шрифтове ще позволят на хората да четат или отпечатват вашия документ с шрифтовете, които сте използвали за писане, дори когато тяхната система не ги поддържа. Това ще увеличи и размера на вашия документ.
1.Отвори Файл > Опции > Запазване.
2. Превъртете надолу, за да изберете Запазете вярност, когато запазвате този документ. Под този раздел не поставяйте отметка в квадратчето срещу Вграждане на шрифтове във файла.
5. Вмъквайте снимки, вместо да копирате и поставяте
Вмъкването на картината в документа вместо копирането помага за намаляване на размера на документа. Когато копирате, изображението може да загуби компресия, да внесе и други данни и може да промени типа на файла. За да вмъкнете снимката, следвайте
1. Щракнете върху Вмъкване > Картини.
2. Изберете снимката, която искате да вмъкнете, и кликнете върху нея Вмъкване или можете просто кликнете два пъти на снимката, за да я вмъкнете.
ЗАБЕЛЕЖКА: Можете просто да редактирате вашите изображения в друг редактор, преди да ги запазите в системата си и да ги използвате в работата си съответно. Това също помага за намаляване на размера на документа.
6. Версии за автоматично възстановяване
1. Щракнете върху Файл > Опции.
2. Кликнете върху Запазване > Запазване на документи
- Ако искате да изтриете информацията за автоматично възстановяване премахнете отметката кутията до него. С това действие не можем да възстановим документа, когато е необходимо.
- Така че вместо това можете просто да увеличите времето. Можете да го промените от 10 минути на 20 минути.
7. Изключване на миниатюри
1. Щракнете Файл > Информация > Свойства ( Разширени)
2. Под Резюме раздел, премахнете отметката полето Save Thumbnails и натиснете Добре.
8. Спиране/конвертиране на вградени обекти
Ако включите обекти като работни листове на Excel във вашите документи, размерът се увеличава. Максимално спрете това вграждане, ако искате да намалите размера.
Ако е необходимо вграждане, тогава трябва да го преобразувате в картина. За да направите това, изберете вграден елемент и натиснете Cltr+ Shift + F9.
9. Премахване на скрита информация от документа
1. Щракнете върху Файл > Информация > Проверка за проблеми.
2. кликнете върху Инспектирайте.
3. Кликнете върху Премахнете всички и Близо.
10. Вместо ръчно форматиране прилагайте стилове
В Word документ, колкото по-ръчно или директно форматиране приложите, толкова по-голям ще стане. Това е огромен проблем при работа с големи документи. За да намалите размера на файла и да автоматизирате форматирането, използвайте стилове колкото е възможно повече.
Например, помислете за използването на стил вместо 14 точки, получер и синьо, за да създадете заглавка.
За да използвате стил, просто изберете текста и приложете всеки стил, който искате Стилове Групата присъства на У дома раздел.
За да промените стила, който използвате, просто щракнете с десния бутон върху Стилове
11. Запазете копие на документа
И накрая, можете да запишете копие на текстовия документ в RTF (формат на богат текст) или PDF формат и можете също да копирате целия текст и да го поставите в чисто нов документ.
Това е всичко за намаляване на размера на документа на Microsoft Word.
Надявам се тази статия да е полезна.
Благодаря за четенето.
