Функцията за автоматично архивиране в Outlook помага на потребителите да управляват пространството в пощенската си кутия, като автоматично преместват имейли от текущата папка в местоположението на архива. Архивираните елементи се съхраняват във файл с данни на Outlook (.pst). В някои случаи потребителите са забелязали, че AutoArchive или липсва, или не работи правилно, дори когато всички настройки са правилни.
В тази статия сме изброили стратегии за отстраняване на неизправности и възстановяване на работата на AutoArchive отново.
Метод 1 - Променете настройките за автоматично архивиране
Потребителите предполагат, че промяната на настройките за автоматично архивиране им е помогнала да отстранят проблема. Това може да бъде зададено на няколко нива: По подразбиране, за папка и ръчни настройки.
Ниво 1 - Настройки по подразбиране за автоматично архивиране
1. Отидете на Файл меню.
2. Сега изберете Настроики раздел.
3. В прозореца, който се отваря, изберете Разширено раздел.
4. Търся Автоматично архивиране в десния прозорец и щракнете върху Настройки за автоматично архивиране ... бутон.
5. За да сте сигурни, че AutoArchive работи, поставете отметка в първото поле и го конфигурирайте за това колко често искате AutoArchive да се изпълнява.
6. Поставете отметка в квадратчето Подканете, преди да се стартира AutoArchive за да получите известие преди да се случи автоматично архивиране.
7. Проверете следните опции:
- Изтриване на изтекли елементи (само в папки за електронна поща) ако искате елементите с изтекъл срок на годност да бъдат изтрити
- Архивирайте или изтрийте стари елементи в противен случай само елементите с изтекъл срок на годност ще бъдат изтрити.
- Показване на архивната папка в списъка с папки за да позволи на archive.pst да се появи в списъка с папки, което помага за лесно намиране на архивирани елементи.
- Можеш задайте възрастта на артикулите които искате да архивирате в областта на Почистете предмети, по -стари от x, който се основава на последната дата на промяна по подразбиране
8. Имате възможности да решите дали да преместване на стари елементи в архивен файл или изтрийте ги завинаги.
9. След като изберете опцията, можете да ги приложите и да кликнете върху Добре за да запазите настройките.
Ниво 2 - Настройки за автоматично архивиране на папка
Ако автоархивът не работи върху конкретна папка във вашата пощенска кутия, следвайте стъпките по -долу:
1. Кликнете с десния бутон в папката и изберете Имоти.
2. Кликнете върху Автоматично архивиране раздел.
3. Въз основа на вашите изисквания изберете следното:
- Ако искате тази папка да бъде изключение от AutoArchive, изберете Не архивирайте елементи в това.
- Ако искате да архивирате елементи в тази папка, като използвате настройките по подразбиране, както е обсъдено по -рано, след това изберете Архивирайте елементи в тази папка, като използвате настройките по подразбиране
- Ако искате да зададете различни опции за автоматично архивиране за тази папка, изберете Архивирайте тази папка, като използвате тези настройки. Можете да промените възрастта на елементите за изтриване и да създадете отделен файл за архивиране.
4. Кликнете върху Добре след като приключите.
Забележка: Тези настройки са специфични за папката и не се прилагат към подпапки.
Ниво 3 - Ръчно архивиране на настройките
Можете също да стартирате процеса на архивиране ръчно, ако горното не работи.
1. Отидете на Файл и след това изберете Инструменти.
2 В Инструменти изберете Почистете старите предмети. Той стартира процеса на архивиране и напредъкът се показва в лентата на състоянието.
Метод 2 - Променете стойността на системния регистър ArchiveIgnoreLastModifiedTime
Процесът на архивиране в Outlook се основава на последната променена дата и час по подразбиране. Ако отговорите, препратите, преместите, редактирате, запишете или импортирате елемент, тогава променената дата ще се промени, което може да накара автоматичното архивиране да не архивира елемента.
Потребителите са открили, че AutoArchive работи, като задават стойността на системния регистър за ArchiveIgnoreLastModifiedTime, което прави архивните елементи на Outlook въз основа на получената дата. Преди да промените стойността на системния регистър, запазете резервно копие на нея в случай на грешки.
1. Натиснете Клавиш Windows + R. да започна Бягай. Тип regedit за да отворите Редактор на регистъра.
2. Отидете на местоположението по-долу или го копирайте и поставете в лентата за навигация.
HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office.0 \ Outlook \ Preferences
3. След като достигнете горния подраздел на системния регистър, щракнете върху редактиране меню.
4. В менюто Редактиране изберете Ново и кликнете върху DWORD (32-битова) стойност за да създадете нов елемент в системния регистър.
5. Назовете новия елемент като ArchiveIgnoreLastModifiedTime и натиснете Въведете.
6. Щракнете с десния бутон върху новосъздадения елемент и след това изберете Промяна.
7. Задайте стойността на 1 в Данни за стойността поле и кликнете върху Добре.
8. Затворете редактора на системния регистър и рестартирайте Outlook, за да влязат в сила промените в системния регистър.
Сега проверете дали Outlook архивира елементите правилно, като се опитате да архивирате ръчно и да видите дали елементите са архивирани въз основа на получената им дата.
Метод 3 - Изключен от AutoArchive
Ако забележите, че конкретен елемент не е архивиран, това означава, че свойството за него е настроено да го изключва от автоматичното архивиране.
1. Щракнете двукратно, за да отворите елемента, който е изключен от процеса на архивиране.
2. Кликнете върху Файл меню и след това изберете Имоти.
3. В Имоти прозорец, премахнете отметката от опцията Не архивирайте автоматично този елемент.
4. Можете да персонализирате вашите изглед за да получите общ преглед на елементите, за които е конфигурирана тази опция. Трябва да разрешите редактиране в клетка функционира както по -долу:
- Изберете Изглед и кликнете върху Преглед на настройките.
- Тук кликнете върху Други настройки бутон.
- Сега проверете опцията Разрешаване на редактиране в клетка.
- Вече можете да кликнете върху квадратче за отметка за конкретни елементи под Не автоархивирайте директно от изгледа, за да включите/изключите архивирането за този елемент.
Забележка: Възможно е да не видите квадратче за отметка за вашите елементи, освен ако не щракнете върху самото поле. Няма квадратче за отметка или не е избрано квадратче означава, че елементът ще бъде архивиран според вашите настройки за архивиране.
Метод 4 - Архивната команда не е налична в корпоративна среда
Автоматичното архивиране е деактивирано от груповите правила
В случай, че работите в корпоративна среда и не можете да намерите автоархива и архива настройки, както е споменато в Метод 1 по -горе, това означава, че администраторът може да е деактивирал настройките като група политика. Това помага да се предотврати разпространението на данни от пощенската кутия около различни компютри в мрежата в pst файлове.
В този случай трябва да попитате пощенския администратор къде трябва да архивирате данните си и колко дълго трябва да се съхраняват елементите. Също така, вашите администратори могат да зададат групови правила, за да деактивират автоматичното архивиране и да предотвратят създаването на pst-файлове.
Обмен с онлайн архив
Друга причина за липсващите настройки е, когато имате акаунт в Exchange, за вас е разрешен онлайн архив на Exchange сървъра. В такива случаи опциите за архивиране от страна на клиента ще бъдат деактивирани автоматично от Outlook и архивирането се извършва в съответствие с корпоративните политики, зададени на Exchange сървъра.
Предимството е, че можете да имате достъп до архива си на всеки компютър с Outlook или дори чрез браузър, когато имате достъп до вашата пощенска кутия чрез Outlook в мрежата. В резултат на това, че това е активирано за вашия акаунт, функциите за автоматично архивиране и ръчно архивиране вече няма да са достъпни за вас в Outlook.
Метод 5 - Проверете за повреден или пълен archive.pst
Когато файлът archive.pst стане корумпиран, Outlook няма да може да архивира в този файл. В такъв случай трябва затворете Outlook и използвайте Инструмент за поправка на вх. Поща (scanpst.exe) да го сканирате за грешки и да създадете нов архивен файл. Натисни тук за да намерите местоположението на scanpst.exe и стъпките за извършване на сканирането в Fix 5 на статията.
Когато файлът archive.pst стане пълен, това няма да позволи на Outlook да съхранява повече елементи в него. Когато се достигне ограничението за предупреждение, няма да можете да премествате елементи в архива нито ръчно, нито с помощта на автоматично архивиране. Веднъж границата е достигната, препоръчително е да създайте нов архивен файл. Ограничението на размера се основава на използваната версия на Outlook.
- Outlook 97 - 2002 pst файлове (ANSI): Максималният размер на файла е 2 GB и се издава предупреждение, когато достигне 1,8 GB.
- Outlook 2003 - 2019 pst файлове (Unicode): Ограничението по подразбиране е 20 GB Outlook 2003/2007 и 50 GB в по -късни версии 2010, 2013, 2016, 2019 и Microsoft 365. Предупреждение се издава, когато ограничението достигне съответно 19GB и 47.5GB.
Метод 6 - Изтриване на писма от пълна пощенска кутия
В случай, че вашата пощенска кутия е пълна, ще получите съобщение, че пощенската кутия е пълна, когато се опитвате да изпратите съобщение. Когато обаче се опитате да архивирате, когато пощенската кутия е пълна, архивът няма да работи и няма да получите грешка, в която се посочва същото.
Можете да го върнете на работа изтрийте или преместете ръчно някои елементи във вашия архивен файл или свържете се с вашия пощенски администратор, за да увеличите временно размера на вашата пощенска кутия.
За да почистите пощенската си кутия, можете да продължите с процеса на почистване в следния ред на папките: Изтрити елементи, нежелана поща, входящи, изпратени и други папки с поща, дневник, календар, контакт и Бележки.
Ако някое от горните поправки не работи за вас, препоръчваме ви да изпълните или a ремонт на вашия офис пакет или преинсталирайте Office и проверете дали това помага за решаването на проблема.
Благодаря, че прочетохте тази статия.
Надяваме се, че сте успели да разрешите грешката при неработещото автоматично архивиране.
