أضف عمودًا باستخدام خيار منتقي الحقول
- إذا لم تكن إعدادات الأولوية الافتراضية كافية لك ، فيمكنك إضافة حقل أولوية مخصص في Outlook.
- كل ما عليك فعله هو النقر بزر الماوس الأيمن فوق رأس العمود ، وتحديد منتقي الحقول ، والنقر فوق جديد ، وإضافة اسم ، واسحبه إلى قائمة المهام.
لتحديد مدى إلحاح مهمة معينة في Outlook ، يمكنك استخدام مستويات الأولوية المضمنة (عالي ، عادي ، ومنخفض) ، وعلامات الألوان ، وتاريخ الاستحقاق ، وحقل الحالة.
ومع ذلك ، إذا كنت ترغب في إضافة المزيد من التفاصيل ، فأنت بحاجة إلى إنشاء حقل أولوية مخصص في Outlook ، الأمر الذي يتطلب بضع خطوات إضافية.
في هذا الدليل الشامل ، سنشرح الإرشادات خطوة بخطوة لإنشاء وإضافة أولويات مخصصة ، جنبًا إلى جنب مع الخطوات الخاصة بكيفية تخصيص الأولويات في Outlook.
ما هي حقول الأولوية في Outlook؟
في Outlook ، يعرض حقل الأولوية مستوى الأهمية المعين لمهمة أو بريد إلكتروني أو عناصر أخرى ، مما يشير إلى ما إذا كان يمكنك تأخير المهمة أو يجب التعامل معها على الفور.
ستساعدك إضافة العلامات ، بما في ذلك المعلومات ذات الصلة في حقل الموضوع لمهمة ما ، على فرز قائمة المهام والمساعدة في حضور العناصر ذات الأولوية العليا أولاً.
إعدادات الأولوية الافتراضية لها ثلاثة خيارات ، عالي, واسطة، و قليل، وهي ليست كافية دائمًا ، خاصةً عندما تعمل في فريق حيث قد يكون لدى الأعضاء تفسيرات مختلفة للأولويات.
أيضًا ، يمكن أن يساعدك تخصيص حقل الأولوية في تكييف إدارة مهام Outlook ، وبالتالي تخصيص سير العمل.
لمزيد من التخصيص ، يمكنك تخصيص ملف شريط أدوات Outlook الوصول السريع بحيث يمكنك الوصول إلى جميع الخيارات المستخدمة بشكل متكرر أمامك مباشرة ، مما يجعل استخدام التطبيق أسهل من أي وقت مضى.
كيف أقوم بإنشاء حقل مخصص في Outlook؟
1. قم بإنشاء حقل مخصص
- اضغط على شبابيك نوع المفتاح الآفاق، وانقر يفتح.
- انتقل إلى شريط التنقل وحدد ملف مهام مجلد. في النافذة الجديدة ، سترى المهمة المعينة مدرجة في الجزء الأيمن.
- بعد ذلك ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق شريط رأس العمود للحصول على قائمة السياق وتحديد منتقي المجال.
- على ال منتقي المجال مربع الحوار ، انقر فوق "نعم" جديد.
- على ال عمود جديد نافذة ، اكتب الاسم الذي تريد تعيينه للعمود. ل يكتب و شكل، يتم تحديد النص افتراضيًا ، ولكن يمكنك تغيير نوع الحقل وفقًا لاسم العمود أو الغرض منه. بمجرد إدخال جميع التفاصيل ، انقر فوق نعم.
- بمجرد ظهور العمود في ملف منتقي المجال نافذة ، قم بسحبه وإفلاته في شريط رأس العمود لإضافته.
يمكنك إنشاء أي عدد تريده من الأعمدة لتبسيط قائمة المهام بشكل أكبر ولكن إذا أضفت عددًا كبيرًا جدًا ، فستتعقد الأمور.
- كيفية إنشاء ملف PST في Outlook
- كيفية إنشاء عرض علبة الوارد الموحدة في Outlook
2. قم بتمكين السماح بالتحرير في الخلية لتحديد الأولوية
ملحوظة
بخلاف مجلد Inbox ، يحتوي مجلد Task بالفعل على ملحق السماح بالتحرير في الخلية ميزة تمكين ؛ ومع ذلك ، إذا لم تتمكن من الكتابة ، فاتبع الخطوات لتمكينها.
- في ال مهام المجلد ، انتقل إلى منظر علامة التبويب ومن العرض الحالي رأس ، حدد عرض الإعدادات.
- على ال إعدادات العرض المتقدمة نافذة ، حدد اعدادات اخرى زر.
- بعد ذلك ، حدد موقع عناوين الأعمدة والصفوف، ضع علامة اختيار بجوار السماح بالتحرير في الخلية، ثم اضغط نعم.
- في قائمة المهام ، حدد موقع العمود الجديد الذي أضفته وأضف الرقم أو النص الذي يحدد أهمية مهمة فردية.
إذا كنت ترغب في تحديد أولويات رسائل البريد الإلكتروني من المرسل والتأكد من تسليمها جميعًا إلى صندوق الوارد الخاص بك ، فيجب أن تعرف كيفية أضف بريدًا إلكترونيًا إلى القائمة البيضاء في Outlook.
كيف يمكنني استخدام حقول الأولوية المخصصة؟
يمكن أن تساعدك إضافة حقول الأولوية المخصصة في تخصيص المهام حسب تفضيلاتك ، وتعزيز الإنتاجية وزيادة الوضوح والكفاءة.
فيما يلي بعض الطرق التي يمكن أن تساعد في فهم مدى فائدتها بشكل أكبر:
- المشاريع أو المهام الحساسة للوقت - إذا اقتربت بعض المهام المذكورة في قائمتك من موعد استحقاقها ، فيمكنك استخدام حقول الأولوية المخصصة لتعيين مستويات الأولوية العالية لها.
- الأولوية المتعلقة بالسياق - بالنسبة لسياقات المهام المختلفة ، مثل العملاء ذوي القيمة العالية والمواعيد النهائية ، يمكنك إضافة حقل أولوية للتعامل مع المهمة وفقًا لذلك.
- مخاطرة - أضف حقل أولوية المخاطرة لعرض المخاطر المحتملة المرتبطة بالمهمة المعينة.
- متابعة - يمكن أن يبرز حقل أولوية المتابعة المهمة التي تحتاج إلى متابعة ؛ يمكنك تسمية المهمة بأنها متابعة عالية.
- تعاون الفريق - استخدمه للإبلاغ عن أهمية المهمة داخل فريقك لزيادة التواصل والكفاءة.
ما هي أفضل الممارسات التي يجب اتباعها لحقول الأولوية المخصصة في Outlook؟
لتحسين إدارة مهام Outlook ، تحتاج أولاً إلى فهم سياق المهام في المشروع ، ثم إضافة حقل أولوية مخصص مناسب.
علاوة على ذلك ، لاستخدام الميزة بشكل فعال ، إليك بعض النصائح التي يجب أن تضعها في اعتبارك:
- ملاءمة - أثناء اختيار اسم العمود ونوعه وتنسيقه ، يجب أن تضع المهام في الاعتبار ، حيث يمكن أن تساعدك التسمية ذات الصلة في تقييم أهمية المهمة بسرعة.
- سير العمل - تخصيص الحقول ذات الأولوية يجب أن يكون منطقيًا بالنسبة لك وأن يتماشى مع سير عملك.
- الفرز بالأرقام - يمكن أن يساعدك استخدام الأرقام كأنواع حقول في ذكر أولوية المهمة بترتيب تصاعدي أو تنازلي ، مما يساعد على تقييم مستوى الإلحاح.
- مراجعة أولوية المهمة - يجب عليك التحقق من الأولويات المخصصة بانتظام للتحقق مما إذا كانت تناسب متطلباتك الحالية.
- لا تستخدم نفس الأسلوب - إدارة المهام أمر شخصي للشخص والمهمة في متناول اليد ؛ لذلك ، يجب عليك اختيار حقول الأولوية المخصصة التي تناسب احتياجاتك والمهمة المعينة.
- تبسيط - لا تضيف الكثير منها ، فقد يؤدي ذلك إلى إرباكك وإحباط الغرض من توفير الوضوح.
كيف يمكنني تعيين الأولوية المخصصة في مهام Outlook؟
يمكنك النقر بزر الماوس الأيمن فوق شريط رأس العمود في قائمة المهام ، اختر منتقي المجال، أضف عمودًا جديدًا ، وقم بتسميته وحدد أنواع الحقول وفقًا لذلك.
بمجرد إنشائه ، يمكنك سحب العمود وإفلاته في قائمة المهام لإضافته إلى رأس العمود. بعد ذلك ، يمكنك ذكر الأولوية وفقًا للإلحاح أو التفضيلات الأخرى.
لذلك ، هذه هي الطريقة التي يمكنك بها إنشاء حقل أولوية مخصص في Outlook لتسمية المهام حسب السياق وحساسية الوقت والمخاطر التي تنطوي عليها وغير ذلك.
إذا وجدت ملف الفهرسة في Outlook بطيئة وترغب في إصلاحه ، نقترح عليك مراجعة هذا الدليل لتسريع عملية الفهرسة في Outlook على Windows 11.
لا تتردد في تزويدنا بأي معلومات ونصائح وتجربتك مع الموضوع في قسم التعليقات أدناه.
