Порівняйте та комбінуйте документи в Microsoft Word

Порівняти та об'єднати - дві дуже корисні функції Microsoft Word але рідко використовується більшістю з нас через незнання цих особливостей. Ці функції дозволяють порівняти два документи та знайти різницю між ними. Тож давайте спочатку розглянемо деякі ситуації у наших щоденних роботах, де ми знаходимо для них користь.
У деяких випадках ми можемо мати різні версії одного документа. Можливо, нам доведеться порівняти ці різні версії, щоб побачити зміни між ними. Або нам може знадобитися їх поєднати, щоб сформувати остаточну копію документа. За допомогою функції порівняння ми можемо вивчити зміни, внесені в кожному рядку, навіть включаючи зміну пробілу. Також ще одне застосування цих функцій входить у нашу підготовку резюме. Зазвичай ми можемо мати більше однієї копії резюме підготовлені для різних цілей або модифіковані з часом. Часом, якщо ви хочете порівняти або об’єднати будь-які дві копії для створення оновленого резюме, тоді функція порівняння та об’єднання може бути дуже корисною.

На перший погляд може здатися, що ці дві особливості однакові. Але вони мають різні функціональні можливості. Функція об’єднання насправді дозволяє нам з’ясувати, хто вніс які зміни в документ, окрім того, щоб просто позначити зміни. Але функція порівняння просто порівнює змістові відмінності між двома документами.

Тепер давайте подивимося, як ми можемо використовувати ці функції.

Порівняння документів у програмі Word

1. Відкрийте Word, і ви зможете знайти Порівняйте на вкладці огляду. Натисніть на Порівняйте.

2.Тепер із меню виберіть Порівняйте можливість порівняння будь-яких двох документів.

3. Тепер з'явиться діалогове вікно порівняння документів. Ми маємо вибрати два документи, які слід порівняти. Виберіть оригінальний документ і переглянутий документ. У налаштуваннях порівняння ми маємо різні варіанти, які можна перевірити відповідно до наших уподобань. Зміни можна порівняти на рівні слів або на рівні символів. Краще вибрати варіант відображення змін у новому документі, щоб уникнути плутанини з оригінальними документами.

4. Натиснувши кнопку ОК, ми отримаємо новий документ, на якому будуть позначені відмінності. На бічній панелі ми бачимо кількість вставок, видалень, переміщень та змін форматування. Кожна зміна буде добре позначена та пояснена. У новому документі викреслюється текст, що викреслюється, додається підкреслений червоним і переміщується зелений текст.

5. За замовчуванням оригінальну копію документа буде вибрано та відображено на правій панелі. Ми можемо прокрутити оригінальний документ на правій панелі, і новий документ із позначеними змінами буде прокручуватися відповідно. Але у нас є ще одна можливість приховати оригінальний документ. Ми можемо вибрати цей параметр на вкладці огляду. Перейдіть до опції Порівняння на вкладці огляду -> Показати вихідні документи-> виберіть параметр Сховати вихідний документ.

6. Тепер на вкладці Відстеження виберіть опцію Повітряні кулі та натисніть на Показати ревізії в повітряних кулях.

Тепер на правій панелі ми можемо побачити зміни в документі, детально позначені у формі повітряної кулі. Це полегшує огляд змін у документах.

7. Якщо ви хочете отримати остаточну копію документа з оригіналу та перероблених копій, ви можете зробити це легко, відредагувавши новий документ із усіма позначеними змінами. При будь-якій зміні просто клацніть правою кнопкою миші на рядку та виберіть, прийняти чи відхилити зміну. Таким чином, ми можемо додати потрібні зміни та відкинути зміни, не потрібні для створення остаточної копії документа.

Поєднання документів у програмі Word

Функція комбінування працює аналогічно порівнянню. Ми вже бачили різницю в їх функціях. За допомогою комбінації можна об’єднати дві версії документа для створення остаточної копії документа. Коли ми використовуємо комбінацію для створення нового документа, тоді всі зміни в переглянутому документі стають відстежуваними змінами, визначеними авторами, які внесли зміни.

Тепер давайте подивимося, як використовувати функцію об’єднання:

1. На вкладці огляду виберіть параметр Порівняти та натисніть Об'єднати.

2. У діалоговому вікні «Об’єднати» виберіть оригінал та переглянуту копію документів, що об’єднуються. Налаштуйте параметри відповідно до своїх уподобань і натисніть кнопку OK.

Після цього ви отримаєте той самий макет, що і раніше у варіанті порівняння. Ви можете переглянути зміни, клацнути правою кнопкою миші та вибрати, приймати чи відхиляти зміни. Таким чином, може бути сформований переглянутий новий документ.

Сподіваюся, ви отримали чітке уявлення про функції порівняння та поєднання. Скористайтеся цими корисними функціями, щоб полегшити свої роботи та заощадити час.