Знаходьте свої електронні листи швидше за допомогою папок пошуку в Outlook
- Якщо ви шукаєте гнучкий спосіб зберігання та впорядкування повідомлень у своїй електронній пошті, ви можете створити та використовувати папки пошуку в Outlook.
- Пошук Outlook — це потужний інструмент, і легко загубитися в глибині його функціональності, від стандартного до спеціального пошуку.
- У цій статті розповідається про те, як уточнити пошук в Outlook за допомогою папок пошуку.
Ви знаєте, як CTRL + Ф combo робить ідеальну функцію пошуку в документах? Тепер уявіть те саме в Outlook. Пошук у папках є досить корисним у Outlook, але мало хто знає, що він існує або як його налаштувати.
Ми знаємо, наскільки це важливо та як це може підвищити продуктивність вашої електронної пошти, тому ось як це зробити.
Чому я не можу шукати в папках Outlook?
Якщо ви отримали важливий електронний лист і з тих пір перемістили речі в електронному листі, може бути важко зламати, у якій папці воно знаходиться.
Вам доведеться виконати пошук у своїх папках, щоб знайти його. Але що відбувається, коли функція пошуку не працює в папках Outlook?
Що може бути причиною? Нижче ми досліджуємо деякі можливі причини:
- Некоректна/відключена індексація – Індексація призначає папкам Outlook певний порядок, щоб дозволити пошуковому запиту швидко повертати результати. Якщо не ввімкнено, результати пошуку не створюватимуться.
- Застаріла програма Outlook – Якщо Пошук Outlook не працює, можливо, ви використовуєте застарілу версію програми.
- Пошкоджений індекс пошуку – Пошуковий індекс містить базу даних ваших папок Outlook і стає більш об’ємним із збільшенням кількості електронних листів. З часом він може пошкодитися і взагалі перестати працювати.
- Неправильна конфігурація – Якщо ви не налаштували свою пошту Outlook для пошуку папок або не налаштували жодних пошукових фільтрів, результати пошуку не будуть переконливими.
- Пошкоджена програма – Ваша програма Outlook також може бути пошкоджена. Це може бути через пошкоджені записи реєстру або вторгнення зловмисного програмного забезпечення.
Тепер, коли ви знаєте, чому пошук у ваших папках електронної пошти іноді може не вдаватися, ось як упорядкувати свої електронні листи в папки за допомогою цих швидких кроків.
Як я можу шукати папку за назвою в Outlook?
1. Стандартна папка пошуку
- Запустіть програму Outlook.
- Натисніть на Файл меню, а потім виберіть Опції.
- В Параметри Outlook діалоговому вікні, натисніть на Пошук.
- Під Результати, виберіть поточну папку або всі поштові скриньки, якщо у вас кілька профілів електронної пошти, а потім натисніть в порядку.
Outlook має вбудовану папку пошуку, яка попередньо налаштована для вас. Єдина проблема з цими попередньо визначеними параметрами полягає в тому, що вони можуть змусити вас шукати в папках, які вас не цікавлять, що забирає у вас багато часу.
Це особливо актуально, якщо ви отримуєте багато електронних листів або a папка зникла з вашого Outlook пошта. Крім того, якщо ви не можете знайдіть електронний лист у папці Outlook, це буде виснажливий процес.
Більш структурований спосіб пошуку електронних листів – створення спеціальної папки. Ви можете створити окрему папку для кожного пошукового запиту та скільки завгодно папок, кожна з різними параметрами пошуку.
2. Створіть спеціальну папку пошуку
- Запустіть програму Outlook.
- Натисніть на Пошта значок у нижньому лівому куті.
- Перейдіть до Папка у верхньому меню виберіть Нова папка пошуку.
- В Нова папка пошуку виберіть діалогове вікно, яке відкриється Створіть спеціальну папку пошуку, створіть назву для папки пошуку та натисніть в порядку.
- Натисніть на Виберіть під Налаштувати папку пошуку щоб визначити критерії пошуку.
- В Діалогове вікно критеріїв папки пошуку, перейдіть до кожної вкладки, виберіть відповідні елементи, для яких ви хочете встановити умови, а потім натисніть в порядку.
- Для пошуку поверніться до папок пошуку Outlook і виберіть ту, яку ви створили.
- Як залишити вибраними календарі Outlook
- Як приховати виконані завдання в Outlook
- Як знайти папку, яку я випадково перемістив у Outlook
Іноді ви можете шукати певний тип електронної пошти або окреме повідомлення. І хоча попередньо встановлена папка пошуку може викликати ці пошукові запити, вони можуть зайняти багато часу.
Ось чому вам потрібні спеціальні папки пошуку в Outlook, щоб звузити результати пошуку до певної папки електронної пошти. Наприклад, якщо ви хочете знайти всі електронні листи від певної особи, ви створите для неї папку пошуку та відфільтруєте свої повідомлення за цією папкою.
Ви зможете збирати повідомлення, які відповідають певним критеріям папки пошуку, в одному місці. Крім того, коли ви закінчите, ви завжди можете видалити віртуальні папки, клацнувши правою кнопкою миші папки пошуку та позбувшись їх.
Отже, як використовувати папки пошуку в Outlook. Сподіваємося, вони допоможуть вам організувати свій час і непрочитану пошту так, як вам найкраще.
Згідно з нашим власним дослідженням, ці типи папок можуть бути ефективнішими, ніж панель пошуку в Outlook. Незалежно від того, чи використовуєте ви вбудовану або спеціальну папку пошуку, ви можете заощадити час, витрачений на пошук електронних листів. Це ідеальний інструмент для того, щоб бути в курсі папки "Вхідні".
Якщо Outlook не для вас, у нас є список експертних рекомендацій інші клієнти електронної пошти для підвищення вашої продуктивності.
Як завжди, якщо у вас є запитання чи пропозиції щодо цієї статті, будь ласка, не соромтеся залишати коментарі нижче.
