Як створити та використовувати категорії в Outlook: підвищте свою продуктивність

Дізнайтеся, як найкраще використовувати категорії Outlook у своїх інтересах

Це вичерпний посібник зі створення та використання категорій у Microsoft Outlook. Ми пояснили всі деталі, які допоможуть вам зрозуміти переваги використання категорій, і покрокові інструкції щодо створення, перейменування та видалення категорій.

Окрім цього, ви також дізнаєтеся, як призначати категорії електронним листам, зустрічам, контактам і завданням. У статті також надано поради щодо сортування та фільтрування повідомлень за категорією за замовчуванням.

У цій статті

• Що таке категорії Outlook?
• Чому я не можу використовувати категорії в Outlook?
• Як створити та використовувати категорії Outlook?
• 1. Створення категорій Outlook
• 1.1 Настільний клієнт
• 1.2 Веб-програма
• 2. Перейменуйте категорії Outlook
• 2.1 Настільна програма
• 2.2 Веб-клієнт
• 3. Видалити категорії Outlook
instagram story viewer
• 3.1 Програма для робочого столу
• 3.2 Веб-клієнт
• 4. Використовуйте категорії Outlook
• 4.1 Призначте категорії Outlook своїй електронній пошті
• 4.2 Додайте категорію до події свого календаря
• Як сортувати та фільтрувати повідомлення за категоріями?

Що таке категорії Outlook?

Багато людей плутають між тим, що таке категорія Outlook і що таке папка Outlook. Хоча вони знають, що існує кілька способів налаштування Outlook, а сама програма надає різні способи сортування повідомлень, пошуку папок, сортування папок і багато іншого.

Однак між категоріями та папками Outlook завжди виникає певна плутанина. Папки Outlook дозволяють упорядковувати папку "Вхідні" та зберігати повідомлення.

Коли ви переміщуєте повідомлення до своїх папок, ви переміщуєте їх із папки "Вхідні" до цих папок. Потім, щоб знайти повідомлення, все, що вам потрібно зробити, це увійти в папку категорії та знайти в ній.

З іншого боку, категорії Outlook — це спосіб візуалізації та зміни кольорового коду повідомлень у папці «Вхідні».

Коли ви призначаєте категорію повідомленню, воно не залишає папку «Вхідні», замість цього йому призначається колір категорії. Використовуючи кольорову категорію, ви можете легко знайти повідомлення, яке шукаєте, зі списку категорій.

Чому я не можу використовувати категорії в Outlook?

Багато користувачів повідомили, що вони не можуть використовувати категорії в Outlook. Однією з основних причин, чому кнопка «Категорія» недоступна для облікових записів IMAP, є те, що вони не синхронізуються назад із сервером.

Крім того, ви не зможете призначити категорію кольорів обліковим записам IMAP, оскільки Outlook 2016 має обмеження на функцію категорій кольорів. Щоб виправити це, потрібно змінити обліковий запис IMAP на обліковий запис POP3.

Як створити та використовувати категорії Outlook?

1. Створення категорій Outlook

1.1 Настільний клієнт

1. Запустіть настільну програму Outlook.
2. В Теги натисніть розділ Класифікуйте.
3. З випадаючого списку виберіть Всі категорії.
4. Вдарити новий кнопку в Категорії кольорів коробка.
5. В Додати нову категорію назвіть свою категорію, ввівши її в текстове поле.
6. Виберіть необхідний колір із колір спадне меню.
7. Використовуючи Клавіша швидкого доступу, додайте клавішу швидкого доступу для вашої категорії.
8. Натисніть в порядку щоб закрити Додати нову категорію і знову клацніть в порядку щоб зберегти ваші налаштування.

1.2 Веб-програма

1. Відвідайте чиновника Сторінка входу в Outlook.
2. Натисніть на Налаштування.
3. Виберіть Загальний і потім Категорії.
4. Прес + Створити категорію у верхній частині списку категорій.
5. Назвіть категорію, виберіть для неї колір і натисніть зберегти.

2. Перейменуйте категорії Outlook

2.1 Настільна програма

1. Запустіть настільну програму Outlook.
2. В Теги натисніть розділ Класифікуйте.
3. З випадаючого списку виберіть Всі категорії.
4. Виберіть категорію, яку потрібно перейменувати, і натисніть Перейменувати кнопку.
5. Введіть нову назву в текстове поле та натисніть в порядку щоб застосувати зміни.

2.2 Веб-клієнт

1. Відвідайте чиновника Сторінка входу в Outlook.
2. Натисніть на Налаштування.
3. Виберіть Загальний і потім Категорії.
4. Натисніть на олівець кнопку поруч із категорією, щоб редагувати її.
5. Введіть потрібну назву категорії в текстове поле та натисніть в порядку. Ви також можете змінити колір цієї категорії.

Дотримуючись описаного вище методу, ви можете легко перейменувати категорію Outlook і призначити їй назву на свій вибір як на робочому столі, так і у веб-програмі.

3. Видалити категорії Outlook

3.1 Програма для робочого столу

1. Запустіть настільну програму Outlook.
2. В Теги натисніть розділ Класифікуйте.
3. З випадаючого списку виберіть Всі категорії.
4. Виберіть категорію, яку ви хочете видалити, і натисніть Видалити кнопку.

3.2 Веб-клієнт

1. Відвідайте чиновника Сторінка входу в Outlook.
2. Натисніть на Налаштування.
3. Виберіть Загальний і потім Категорії.
4. Натисніть на сміття кнопку поруч із категорією, щоб видалити її.

Використовуючи наведені вище методи, ви можете легко видалити категорії на своєму комп’ютері, а також програму веб-клієнта MS Outlook.

Докладніше про цю тему

• Календар Outlook не дозволяє редагувати: 3 способи це виправити
• 2 способи відкликати та повторно надіслати електронний лист у Outlook
• Як додати свята до календаря Outlook
• Як надрукувати електронну пошту з програми Outlook Web & Desktop

4. Використовуйте категорії Outlook

4.1 Призначте категорії Outlook своїй електронній пошті

1. Перейти до додому меню програми Outlook.
2. Клацніть правою кнопкою миші на електронному листі, натисніть на Класифікуйте і виберіть категорію зі спливаючого меню.
3. Після призначення ви можете переглянути колір категорії, а також назву категорії в Категорії у вашій папці "Вхідні".

Дотримуючись описаного вище методу, ви можете легко призначити категорії Outlook одному чи кільком повідомленням. Це допоможе вам зосередитися на повідомленнях, пов’язаних із категорією. Наприклад, ви можете зосередитися на повідомленнях, пов’язаних із роботою, у категорії «Робота».

4.2 Додайте категорію до події свого календаря

1. Запустіть програму Outlook на ПК.
2. Клацніть подію календаря правою кнопкою миші та виберіть Класифікуйте зі спадного списку та виберіть категорію. Якщо ви не бачите бажану категорію, натисніть Всі категорії.
3. Вибравши категорію, ви побачите назву категорії та колір, застосований до події календаря.

Ви можете застосувати категорії до своїх контактів, зустрічей та інших подій у настільній або веб-програмі Outlook.

Як сортувати та фільтрувати повідомлення за категоріями?

1. Призначивши категорію своїм електронним листам, ви можете просто відсортувати повідомлення, натиснувши Категорії на горизонтальній панелі, що з’являється над повідомленнями Outlook.
2. Під Категорії ви можете розгорнути або закрити певну категорію за допомогою маленький трикутник у заголовку категорії.

Наведені вище кроки допоможуть вам сортувати та фільтрувати папку "Вхідні" Outlook категорично. Нижче наведено деякі важливі переваги функції категорії в Outlook.

• Категорії дозволяють швидко знайти конкретне повідомлення, пов’язане з певною темою
• Ви можете легко знайти конкретне повідомлення, дивлячись на колір категорії, якщо йому призначено категорію
• Ви можете підтримувати впорядковану папку «Вхідні» в Outlook, призначаючи категорії повідомленням, подіям календаря чи навіть контактам
• Категорії є більш корисними для користувачів, ніж папки, оскільки ви можете призначити декілька категорій для одного повідомлення
• Після призначення його легко класифікувати
• Немає обмежень щодо кількості категорій, які ви можете мати в Outlook

Це все від нас у цьому посібнику. Ви можете переглянути наш посібник, у якому докладно пояснюється, як виконати a знайдіть порожню категорію в Outlook.

У нас також є спеціальний посібник про те, як це зробити перевірте, у якій папці знаходиться лист Outlook. Також ви можете звернутися до нашого посібника, який допоможе вам вирішити проблему Outlook не переміщує електронні листи до папки проблема.

Не соромтеся повідомити нам у коментарях нижче, чи допоміг наведений вище посібник із вашим запитом щодо створення та використання категорій Outlook.