Як надіслати електронну пошту каналу в Microsoft Teams у Windows 11 або 10

Microsoft Teams — одна з таких програм, яка змінила концепцію онлайн-спілкування між командами. Хоча ця концепція більш поширена в професійному світі, після пандемії вона також набула популярності в особистому спілкуванні. Однак додаток Teams виявився більш корисним для бізнесу, особливо під час пандемії Covid-19, коли люди були змушені працювати з дому.

Додаток здобув популярність серед своїх конкурентів завдяки деяким його корисним функціям, які допомагають професіоналам підвищити свою продуктивність і спілкування за допомогою безперебійної співпраці в Інтернеті. Хоча він може похвалитися рядом важливих функцій, які допомагають командам підключатися, спілкуватися, надсилати та ділитися документами та Звідси легко, він також має приховану функцію, як-от можливість надсилати електронною поштою канал у Microsoft Teams у вашій Windows 11/10 ПК. Електронний лист може бути відправлений на весь канал відразу в чат Teams, а лист може містити файли, папки та інші вкладення. Це полегшує для співробітників зв’язок з усім відділом в одному місці, а також з командами та обговорення проектів у групі.

У цій публікації буде описано, як надіслати електронну пошту каналу в Microsoft Teams на вашому ПК з Windows 11/10 і як це корисно для вашої організації.

Все, що вам потрібно знати про Microsoft Teams

Як обговорювалося вище, Microsoft Teams — це комунікаційна платформа, яка дозволяє співробітникам організації співпрацювати в одному місці, онлайн. Від відеоконференцій або вебінарів до зустрічей, дзвінків, спілкування в чаті або обміну файлами — він підтримує плавну та природну роботу всіх команд. Це допомагає вам не лише спілкуватися з колегами в організації, а й з клієнтами за її межами.

Найкраща частина програми Teams полягає в тому, що вона допомагає організаціям керувати всіма своїми важливими аспектами на єдиній платформі, яка забезпечує спільне середовище для всіх. Крім того, із зростанням культури віддаленої роботи додаток Teams допомагає співробітникам працювати з будь-якого місця по всьому світу та з будь-якого пристрою. Хоча вони можуть проводити відеоконференції для спільної роботи над проектом, вони також отримують можливість спілкуватися в чаті, редагувати документи і навіть легко обмінюватися файлами.

Таким чином, програма Microsoft Teams не просто спрощує онлайн-зустріч команди для бізнесу та покращує функції зустрічей, а й також підвищує продуктивність і мобільність бізнесу завдяки плавній інтеграції з іншими Microsoft або сторонніми розробниками програми. Крім того, додаток забезпечує повну безпеку ваших розмов і файлів, стабільний і надійний під час здійснення дзвінків і ідеально підходить навіть для працівників на передовій.

Сказавши це, він має кілька надзвичайно корисних функцій, і одна з них — це можливість одночасно надсилати електронні листи всій команді. Давайте подивимося на деякі з його спеціальних функцій електронної пошти.

Що є ексклюзивним у функції електронної пошти в Microsoft Teams

Як обговорювалося раніше, програма Teams не лише допомагає вам обмінюватися важливими документами та обговорювати між ними груп або окремих осіб, він також дозволяє надсилати електронні листи з файлами та іншими вкладеними файлами під час команд розмова. У той час як онлайн-командне спілкування пройшло довгий шлях завдяки іншим розширеним функціям, електронна пошта все ще залишається такою ж важливою, як і раніше. Таким чином, Microsoft подбала про те, щоб вони продовжували надсилати електронні листи для команд, в той час як вони можуть використовувати інші функції поряд.

Насправді, Microsoft працює над тим, щоб полегшити переміщення розмов з електронної пошти в Teams.

Для цього технічний гігант представив нову функцію, яка дозволяє користувачам Windows надсилати електронною поштою весь канал команди за один раз. Крім того, він також підтримує підняття прапорів, форматування текстів і додавання вкладень, які потрібні для функціонування бізнесу.

Однак, перш ніж ви зможете надіслати електронний лист на канал у Teams, ви повинні ввімкнути цю функцію в програмі. Давайте подивимося, як:

Як увімкнути інтеграцію електронної пошти в Microsoft Teams

Увімкнення цієї функції допоможе вам надсилати електронні листи за допомогою адреси електронної пошти на певний канал у програмі Teams. Найкраще те, що ви можете використовувати цю функцію для надсилання електронної пошти будь-якому каналу певної команди, якій він належить. Ось як увімкнути функцію інтеграції електронної пошти в програмі Teams:

*Примітка - Це для користувачів, які мають доступ до Центр адміністрування Microsoft Teams.

Крок 1: Запустіть Центр адміністрування Microsoft Teams.

Крок 2: Перейдіть до квадратних крапок (меню) у верхній лівій частині панелі.

Крок 3: Тепер зі списку виберіть Налаштування для всієї організації.

Крок 4: Далі перейдіть до правої сторони вікна, прокрутіть вниз і під Інтеграція електронної пошти розділ, увімкніть опцію – Дозволити користувачам надсилати електронні листи на електронну адресу каналу.

Коли ви закінчите, тепер ви можете надсилати електронні листи на канали в програмі Teams.

Як надсилати електронні листи каналу в Microsoft Teams

Тепер, коли ви знаєте про цю чудову функцію, яка до цього часу була прихована, виконайте наведені нижче інструкції, щоб мати можливість надсилати електронні листи на канали у вашій програмі Teams:

Крок 1: В Команди програми, перейдіть до певного каналу, на який ви хочете надіслати електронний лист.

Крок 2: Тепер, у лівій частині екрана, під Ваші команди клацніть на три горизонтальні точки (…) поруч з Генеральний і виберіть Отримати адресу електронної пошти.

Тепер ви можете надіслати свій електронний лист на канал.

*Примітка - Крім того, ви також можете виконати наведені нижче інструкції, щоб надіслати електронний лист на певний канал:

Крок 1: Запустіть свій Команди додаток і визначте канал команди, якому ви хочете поділитися своєю електронною поштою.

*Примітка - Кожному каналу призначається власний ідентифікатор електронної пошти, тому клацніть правою кнопкою миші на потрібному каналі та скопіюйте адресу електронної пошти, яку ви бачите.

Крок 2: Далі відкрийте Microsoft Outlook і тепер ви можете або перейти до попереднього повідомлення, яке ви вже написали та зберегли у чернетці, або просто написати нове.

Тепер перейдіть до «До” та вставте скопійований електронний лист Крок 1. Після завершення натисніть кнопку надіслати так само, як і для звичайної електронної пошти в будь-якій іншій програмі електронної пошти.

*Примітка -  Вкладення в електронному листі автоматично завантажуються та зберігаються в папці під назвою Повідомлення електронної пошти в Файли табл. Якщо папки там немає за замовчуванням, файл Команди додаток створює його для збереження електронних листів та вкладених файлів.

Ці файли можна відкривати та редагувати прямо в Команди або в будь-якому іншому настільному додатку або Share Point, тощо Це також дозволяє додавати метадані до цих файлів, синхронізувати їх тощо. Однак, як тільки ви починаєте редагувати ці файли, вони стають новими копіями фактичних вкладень, а отже, будь-які зміни, внесені в ці файли, не додаються до оригінальних вкладень у електронному листі. Отже, це будуть зовсім окремі екземпляри.

Ось як ви можете надіслати електронний лист каналу безпосередньо на своєму Команди додаток, замість того, щоб вручну надсилати електронний лист кожному члену команди окремо. Таким чином, ви можете знизити ймовірність помилок, а також переконатися, що всі з певної команди каналу включені в електронну пошту і ніхто не залишиться осторонь.

Тут Outlook зберігає адреси електронної пошти за замовчуванням разом із тими, з якими ви спілкувалися. Це так само, як коли ви починаєте вводити адресу електронної пошти в поле «кому» у звичайному електронному листі, і він починає автоматично заповнювати пропозиції. Це означає, що програма автоматично запам’ятовує всі адреси електронної пошти як син, коли ви надсилаєте електронний лист на канал для майбутньої зручності.

Тож у майбутньому, коли ви захочете надіслати електронний лист на той самий канал, ви зможете вибрати один із збережених листів адреси в полі «Кому», і воно з’являється автоматично, і таким чином Microsoft полегшує життя ви.

Як відкрити електронні листи в каналі Microsoft Teams

Після того, як ви надіслали електронний лист на певний канал команди в програмі Microsoft Teams, люди, які отримують електронний лист, зможуть відкрити та переглянути лист кількома способами.

• Вони можуть відкривати та читати електронний лист безпосередньо в програмі Teams. Таким чином, одержувачам не потрібно відкривати окремий додаток, щоб переглянути електронний лист або завантажити його, що робить загальну роботу дуже легкою та гладкою.
• Одержувачі каналу мають можливість завантажити справжній електронний лист і навіть відкрити його в програмі Outlook Mail і прочитати його.
• Крім того, команда, яка отримує електронний лист, може також натиснути, щоб відкрити та завантажити вкладений файл, а потім переглянути його.

Це не лише допоможе вам легко надсилати електронні листи на певний канал у програмі Teams, але й полегшить роботу одержувачам у каналі.

Як обмежити публікації на каналі за допомогою електронної пошти

Якщо ви адміністратор команди, ви можете контролювати, хто може публікувати повідомлення в команді Microsoft, використовуючи цю адресу електронної пошти (адреса електронної пошти каналу). Ось як обмежити публікації на каналі за допомогою електронної пошти:

Крок 1: Відкрийте Microsoft Teams додаток, а потім перейдіть до каналу, яким ви хочете керувати.

Крок 2: Далі в лівій частині панелі натисніть на три горизонтальні точки (…), а потім натисніть на Розширені налаштування.

Крок 3: Тепер під Отримати адресу електронної пошти розділ, виберіть варіант – Будь-хто може надсилати електронні листи на цю адресу.

Це допоможе вам контролювати, хто може публікувати на каналі за допомогою цієї електронної адреси.

Відповідь на електронну пошту каналу

Після того, як електронний лист буде отримано в каналі в програмі Teams, члени команди тепер можуть обговорити це питання, підключити будь-який файли, пов’язані з електронною поштою, позначайте колег або інші канали, щоб включити їх до обговорення, поділитися документами, мемами, GIF-файлами тощо більше.

Однак, якщо ви відповісте на публікацію, вона залишиться в межах команд і не буде надіслана як відповідь на вихідний електронний лист. Отже, якщо ви спробуєте відповісти на оригінальний електронний лист, Teams відобразить нагадування: «ця бесіда жодним чином не пов’язана з ланцюжком електронної пошти, пов’язаним із цим листом.”