โดย นิมิชา V S
เปรียบเทียบและรวมเป็นสองคุณสมบัติที่มีประโยชน์มากของ microsoft Word แต่พวกเราส่วนใหญ่ไม่ค่อยได้ใช้งานเนื่องจากเราไม่รู้เกี่ยวกับคุณสมบัติเหล่านี้ คุณลักษณะเหล่านี้ช่วยให้เราสามารถเปรียบเทียบเอกสารสองฉบับและค้นหาความแตกต่างระหว่างเอกสารทั้งสองได้ อันดับแรก มาดูสถานการณ์บางอย่างในงานประจำวันของเราที่เราพบว่ามีประโยชน์
ในบางกรณี เราอาจมีเอกสารฉบับเดียวกันที่แตกต่างกัน เราอาจจำเป็นต้องเปรียบเทียบเวอร์ชันต่างๆ เหล่านี้เพื่อดูการเปลี่ยนแปลงระหว่างเวอร์ชันต่างๆ หรือเราอาจต้องรวมเข้าด้วยกันเพื่อสร้างสำเนาสุดท้ายของเอกสาร การใช้คุณลักษณะเปรียบเทียบ เราสามารถตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงที่ทำขึ้นในทุกบรรทัด แม้กระทั่งการเปลี่ยนแปลงในพื้นที่สีขาว แอปพลิเคชั่นอื่นของคุณสมบัติเหล่านี้มาในการเตรียมประวัติย่อของเรา เรามักจะมีสำเนาของ than มากกว่าหนึ่งฉบับ ประวัติย่อ จัดทำขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์ต่าง ๆ หรือปรับเปลี่ยนตามกาลเวลา ในบางครั้งหากต้องการเปรียบเทียบหรือรวมสองสำเนาเพื่อสร้างเรซูเม่ที่อัปเดต คุณลักษณะการเปรียบเทียบและการรวมก็มีประโยชน์อย่างมาก
เมื่อมองแวบแรกอาจปรากฏว่าคุณสมบัติทั้งสองนี้เหมือนกัน แต่มีฟังก์ชั่นที่แตกต่างกัน คุณลักษณะการรวมช่วยให้เราค้นหาได้ว่าใครเป็นผู้เปลี่ยนแปลงอะไรในเอกสาร นอกเหนือไปจากการทำเครื่องหมายการเปลี่ยนแปลง แต่คุณลักษณะการเปรียบเทียบจะเปรียบเทียบความแตกต่างของเนื้อหาระหว่างเอกสารสองฉบับเท่านั้น
ตอนนี้เรามาดูกันว่าเราจะใช้คุณสมบัติเหล่านี้ได้อย่างไร
การเปรียบเทียบเอกสารใน Word
1.เปิด Word แล้วคุณจะพบ เปรียบเทียบ ตัวเลือกใต้แท็บการตรวจทาน คลิกที่ เปรียบเทียบ.
2.ตอนนี้จากเมนูเลือก เปรียบเทียบ ตัวเลือกในการเปรียบเทียบเอกสารสองฉบับ
3.ตอนนี้กล่องโต้ตอบเปรียบเทียบเอกสารจะปรากฏขึ้น เราต้องเลือกเอกสารสองฉบับที่จะนำมาเปรียบเทียบ เลือกเอกสารต้นฉบับและเอกสารที่แก้ไข ภายใต้การตั้งค่าการเปรียบเทียบ เรามีตัวเลือกต่างๆ ที่สามารถตรวจสอบได้ตามความต้องการของเรา สามารถเปรียบเทียบการเปลี่ยนแปลงได้ที่ระดับคำหรือระดับตัวอักษร เป็นการดีกว่าที่จะเลือกตัวเลือกในการแสดงการเปลี่ยนแปลงในเอกสารใหม่เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้เอกสารต้นฉบับยุ่งเหยิง
4. เมื่อคลิกตกลง เราจะได้รับเอกสารใหม่ซึ่งจะมีการทำเครื่องหมายความแตกต่างไว้ ในแถบด้านข้าง เราจะเห็นจำนวนการแทรก การลบ การย้าย และการเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบ การเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้งจะถูกทำเครื่องหมายและอธิบายอย่างดี ในเอกสารใหม่ขีดฆ่าข้อความจะถูกลบ ข้อความที่ขีดเส้นใต้สีแดงจะถูกเพิ่มและข้อความสีเขียวจะถูกย้าย
5. โดยค่าเริ่มต้น เราจะมีสำเนาต้นฉบับของเอกสารที่เลือกและแสดงในแผงด้านขวา เราสามารถเลื่อนลงไปที่เอกสารต้นฉบับในแผงด้านขวา และเอกสารใหม่ที่มีการเปลี่ยนแปลงที่ทำเครื่องหมายไว้จะเลื่อนไปตามนั้น แต่เรามีตัวเลือกอื่นในการซ่อนเอกสารต้นฉบับ เราสามารถเลือกตัวเลือกนี้ได้จากแท็บรีวิว ไปที่ตัวเลือกเปรียบเทียบในแท็บตรวจทาน ->แสดงเอกสารต้นฉบับ->เลือกตัวเลือกซ่อนเอกสารต้นฉบับ
6. ตอนนี้ในแท็บ Tracking ให้เลือกตัวเลือก Balloons และคลิกที่ Show revisions in balloons
ในแผงด้านขวา เราจะเห็นการแก้ไขในเอกสารที่ทำเครื่องหมายไว้โดยละเอียดในแบบฟอร์มการแจ้งเตือนบอลลูน ซึ่งช่วยให้ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงในเอกสารได้ง่ายขึ้น
7. ถ้าคุณต้องการสำเนาสุดท้ายของเอกสารจากต้นฉบับและสำเนาที่แก้ไข คุณสามารถทำได้โดยง่ายโดยการแก้ไขเอกสารใหม่โดยมีการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงใดๆ เพียงคลิกขวาที่บรรทัดและเลือกว่าจะยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง ดังนั้นเราจึงสามารถเพิ่มการเปลี่ยนแปลงที่เราต้องการและละทิ้งการเปลี่ยนแปลงที่ไม่จำเป็นเพื่อสร้างสำเนาสุดท้ายของเอกสาร
การรวมเอกสารใน Word
คุณลักษณะการรวมทำงานคล้ายกับการเปรียบเทียบ เราได้เห็นความแตกต่างในหน้าที่แล้ว การรวมสามารถใช้เพื่อผสานเอกสารสองเวอร์ชันเพื่อสร้างสำเนาสุดท้ายของเอกสาร เมื่อเราใช้การรวมกันเพื่อสร้างเอกสารใหม่ การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในเอกสารที่แก้ไขจะถูกติดตามการเปลี่ยนแปลงที่ระบุโดยผู้เขียนที่ทำการเปลี่ยนแปลง
ตอนนี้เรามาดูวิธีการใช้ฟังก์ชันรวม:
1. ในแท็บตรวจสอบ ให้เลือกตัวเลือกเปรียบเทียบ แล้วคลิกรวม
2. ในกล่องโต้ตอบ รวม ให้เลือกต้นฉบับและแก้ไขสำเนาของเอกสารที่จะรวมเข้าด้วยกัน ปรับการตั้งค่าตามที่คุณต้องการแล้วคลิกตกลง
หลังจากนี้ คุณจะได้เลย์เอาต์เหมือนเดิมในตัวเลือกเปรียบเทียบ คุณสามารถดูการเปลี่ยนแปลง คลิกขวาที่การเปลี่ยนแปลง และเลือกว่าจะยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง จึงสามารถจัดทำเอกสารที่แก้ไขใหม่ได้
หวังว่าคุณจะมีแนวคิดที่ชัดเจนเกี่ยวกับการเปรียบเทียบและการรวมฟังก์ชันต่างๆ ใช้คุณสมบัติที่มีประโยชน์เหล่านี้เพื่อทำให้งานของคุณง่ายขึ้นและประหยัดเวลา
