วิธีสร้าง เพิ่ม และปรับแต่งฟิลด์ลำดับความสำคัญใน Outlook

เพิ่มคอลัมน์โดยใช้ตัวเลือกฟิลด์ตัวเลือก

ในการกำหนดความเร่งด่วนของงานที่มอบหมายบน Outlook คุณสามารถใช้ระดับความสำคัญในตัว (สูง ปกติ และต่ำ) แท็กสี วันครบกำหนด และฟิลด์สถานะ

อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณต้องการเพิ่มรายละเอียด คุณต้องสร้างฟิลด์ลำดับความสำคัญแบบกำหนดเองใน Outlook ซึ่งต้องมีขั้นตอนเพิ่มเติมสองสามขั้นตอน

ในคู่มือฉบับสมบูรณ์นี้ เราจะอธิบายคำแนะนำทีละขั้นตอนในการสร้างและเพิ่มลำดับความสำคัญแบบกำหนดเอง พร้อมด้วยขั้นตอนในการปรับแต่งลำดับความสำคัญใน Outlook

ฟิลด์ลำดับความสำคัญใน Outlook คืออะไร

ใน Outlook ช่องลำดับความสำคัญจะแสดงระดับความสำคัญที่กำหนดให้กับงาน อีเมล หรือรายการอื่นๆ ซึ่งจะระบุว่าคุณสามารถชะลองานหรือควรจัดการทันที

การเพิ่มแท็ก รวมถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องในฟิลด์หัวเรื่องของงาน จะช่วยให้คุณจัดเรียงรายการสิ่งที่ต้องทำและช่วยดูแลรายการที่มีความสำคัญสูงก่อน

การตั้งค่าลำดับความสำคัญเริ่มต้นมีสามตัวเลือก

สูง, ปานกลาง, และ ต่ำซึ่งไม่เพียงพอเสมอไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณทำงานในทีมที่สมาชิกอาจมีการตีความลำดับความสำคัญที่แตกต่างกัน

นอกจากนี้ การปรับแต่งฟิลด์ลำดับความสำคัญยังช่วยให้คุณปรับการจัดการงาน Outlook ได้ ซึ่งจะเป็นการปรับเวิร์กโฟลว์ให้เป็นส่วนตัว

สำหรับการปรับแต่งเพิ่มเติม คุณสามารถปรับแต่ง แถบเครื่องมือ Outlook Quick Access เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงตัวเลือกที่ใช้บ่อยทั้งหมดตรงหน้าคุณ ซึ่งทำให้ใช้งานแอปได้ง่ายกว่าที่เคย

ฉันจะสร้างฟิลด์ที่กำหนดเองใน Outlook ได้อย่างไร

1. สร้างฟิลด์ที่กำหนดเอง

1. กด หน้าต่าง คีย์, พิมพ์ มุมมองแล้วคลิก เปิด.
2. ไปที่แถบนำทางแล้วเลือก งาน โฟลเดอร์ ในหน้าต่างใหม่ คุณจะเห็นงานที่มอบหมายอยู่ในบานหน้าต่างด้านขวา
3. จากนั้นคลิกขวาที่แถบส่วนหัวของคอลัมน์เพื่อรับเมนูบริบทและเลือก ตัวเลือกฟิลด์.
4. บน ตัวเลือกฟิลด์ กล่องโต้ตอบ คลิก ใหม่.
5. บน คอลัมน์ใหม่ หน้าต่าง พิมพ์ชื่อที่คุณต้องการกำหนดให้กับคอลัมน์ สำหรับ พิมพ์ และ รูปแบบข้อความจะถูกเลือกตามค่าเริ่มต้น แต่คุณสามารถเปลี่ยนประเภทฟิลด์ตามชื่อคอลัมน์หรือวัตถุประสงค์ได้ เมื่อกรอกรายละเอียดครบแล้ว ให้คลิก ตกลง.
6. เมื่อคอลัมน์ปรากฏใน ตัวเลือกฟิลด์ หน้าต่าง ลากและวางลงในแถบส่วนหัวของคอลัมน์เพื่อเพิ่ม

คุณสามารถสร้างคอลัมน์ได้มากเท่าที่คุณต้องการเพื่อปรับปรุงรายการงานให้ดียิ่งขึ้น แต่ถ้าคุณเพิ่มมากเกินไป สิ่งต่างๆ จะซับซ้อนขึ้น

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับหัวข้อนี้

• วิธีสร้างไฟล์ PST ใน Outlook
• วิธีสร้างมุมมองกล่องจดหมายแบบรวมใน Outlook

2. เปิดใช้งาน อนุญาตให้แก้ไขในเซลล์เพื่อกำหนดลำดับความสำคัญ

บันทึก

ไม่เหมือนกับโฟลเดอร์ Inbox โฟลเดอร์งานมีไฟล์ อนุญาตการแก้ไขในเซลล์ เปิดใช้งานคุณสมบัติ; อย่างไรก็ตาม หากคุณไม่สามารถพิมพ์ได้ ให้ทำตามขั้นตอนเพื่อเปิดใช้งาน

1. ใน งาน โฟลเดอร์ ไปที่ ดู แท็บ และจาก มุมมองปัจจุบัน ส่วนหัว เลือก ดูการตั้งค่า.
2. บน การตั้งค่ามุมมองขั้นสูง หน้าต่าง ให้เลือก การตั้งค่าอื่นๆ ปุ่ม.
3. ถัดไปค้นหา หัวเรื่องและแถวของคอลัมน์ให้ทำเครื่องหมายถูกข้างๆ อนุญาตการแก้ไขในเซลล์จากนั้นคลิก ตกลง.
4. ในรายการงาน ค้นหาคอลัมน์ใหม่ที่คุณเพิ่มและเพิ่มหมายเลขหรือข้อความที่กำหนดความสำคัญของแต่ละงาน

หากคุณต้องการจัดลำดับความสำคัญของอีเมลจากผู้ส่งและตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลทั้งหมดส่งถึงกล่องขาเข้าของคุณ คุณต้องทราบวิธีการ ไวท์ลิสต์อีเมลใน Outlook.

ฉันจะใช้ฟิลด์ลำดับความสำคัญที่กำหนดเองได้อย่างไร

การเพิ่มฟิลด์ลำดับความสำคัญที่กำหนดเองสามารถช่วยคุณปรับแต่งงานตามความต้องการของคุณ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและเพิ่มความชัดเจนและประสิทธิภาพ

ต่อไปนี้เป็นบางวิธีที่จะช่วยให้เข้าใจมากขึ้นว่ามีประโยชน์อย่างไร:

• โครงการหรืองานที่มีความสำคัญต่อเวลา – หากงานบางอย่างที่กล่าวถึงในรายการของคุณใกล้ถึงวันครบกำหนด คุณสามารถใช้ฟิลด์ลำดับความสำคัญที่กำหนดเองเพื่อกำหนดระดับความสำคัญสูงได้
• ลำดับความสำคัญที่เกี่ยวข้องกับบริบท – สำหรับบริบทของงานที่แตกต่างกัน เช่น ลูกค้าที่มีมูลค่าสูงและกำหนดเวลา คุณสามารถเพิ่มฟิลด์ลำดับความสำคัญเพื่อจัดการกับงานตามนั้น
• เสี่ยง – เพิ่มฟิลด์ลำดับความสำคัญของความเสี่ยงเพื่อแสดงความเสี่ยงที่เป็นไปได้ที่เกี่ยวข้องกับงานที่ได้รับมอบหมาย
• ติดตาม – ฟิลด์ลำดับความสำคัญของการติดตามผลสามารถเน้นงานที่ต้องการติดตามผล; คุณสามารถติดป้ายกำกับงานเป็น Follow-up-High
• การทำงานร่วมกันเป็นทีม – ใช้เพื่อแจ้งความสำคัญของงานภายในทีมของคุณเพื่อเพิ่มการสื่อสารและประสิทธิภาพ

แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดในการปฏิบัติตามฟิลด์ลำดับความสำคัญที่กำหนดเองใน Outlook คืออะไร

สำหรับการจัดการงาน Outlook ที่ดียิ่งขึ้น ก่อนอื่นคุณต้องเข้าใจบริบทของงานในโครงการ แล้วจึงเพิ่มฟิลด์ลำดับความสำคัญที่กำหนดเอง

นอกจากนี้ ในการใช้คุณลักษณะนี้อย่างมีประสิทธิภาพ ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับบางประการที่คุณต้องจำไว้:

• ความเกี่ยวข้อง – ในขณะที่เลือกชื่อคอลัมน์ ชนิด และรูปแบบ คุณต้องคำนึงถึงงาน เนื่องจากป้ายชื่อที่เกี่ยวข้องสามารถช่วยให้คุณประเมินความสำคัญของงานได้อย่างรวดเร็ว
• ขั้นตอนการทำงาน – การปรับแต่งฟิลด์ลำดับความสำคัญควรเหมาะสมสำหรับคุณและสอดคล้องกับเวิร์กโฟลว์ของคุณ
• เรียงตามตัวเลข – การใช้ตัวเลขเป็นประเภทฟิลด์สามารถช่วยให้คุณระบุลำดับความสำคัญของงานในลำดับจากน้อยไปหามากหรือจากมากไปน้อย ซึ่งช่วยประเมินระดับความเร่งด่วน
• ตรวจสอบลำดับความสำคัญของงาน – คุณต้องตรวจสอบลำดับความสำคัญที่กำหนดเองเป็นประจำเพื่อตรวจสอบว่าเหมาะสมกับความต้องการปัจจุบันของคุณหรือไม่
• อย่าใช้วิธีเดียวกัน – การจัดการงานขึ้นอยู่กับบุคคลและงานที่อยู่ในมือ ดังนั้น คุณต้องเลือกฟิลด์ลำดับความสำคัญแบบกำหนดเองที่เหมาะกับความต้องการและงานที่ได้รับมอบหมายของคุณ
• ลดความซับซ้อน – อย่าเพิ่มจำนวนมากเกินไป เพราะอาจทำให้คุณสับสนและสูญเสียจุดประสงค์ในการให้ความชัดเจน

ฉันจะกำหนดลำดับความสำคัญที่กำหนดเองในงาน Outlook ได้อย่างไร

คุณสามารถคลิกขวาที่แถบส่วนหัวของคอลัมน์ในรายการงาน เลือก ตัวเลือกฟิลด์เพิ่มคอลัมน์ใหม่ ตั้งชื่อ และกำหนดประเภทฟิลด์ตามนั้น

เมื่อสร้างแล้ว คุณสามารถลากและวางคอลัมน์ลงในรายการงานเพื่อเพิ่มลงในส่วนหัวของคอลัมน์ได้ จากนั้น คุณสามารถระบุลำดับความสำคัญตามความเร่งด่วนหรือการตั้งค่าอื่นๆ

นี่คือวิธีที่คุณสามารถสร้างฟิลด์ลำดับความสำคัญแบบกำหนดเองใน Outlook เพื่อติดป้ายกำกับงานตามบริบท ความไวของเวลา ความเสี่ยงที่เกี่ยวข้อง และอื่นๆ

หากคุณพบว่า การจัดทำดัชนี Outlook ช้า และต้องการแก้ไข เราขอแนะนำให้คุณอ่านคู่มือนี้เพื่อเพิ่มความเร็วในการจัดทำดัชนีใน Outlook บน Windows 11

โปรดอย่าลังเลที่จะให้ข้อมูล เคล็ดลับ และประสบการณ์ของคุณเกี่ยวกับเรื่องในส่วนความเห็นด้านล่าง