วิธีสร้างมุมมองกล่องจดหมายแบบรวมใน Outlook

สำรวจวิธีการทดสอบโดยผู้เชี่ยวชาญเพื่อทำสิ่งนี้ให้สำเร็จ

หากคุณมีบัญชีอีเมลหลายบัญชีที่กำหนดค่าไว้ใน Outlook แต่ละบัญชีจะมีกล่องจดหมายเข้าแยกกัน คุณต้องสลับไปมาระหว่างกล่องขาเข้าเพื่อตรวจสอบอีเมลขาเข้าและติดตามข่าวสารอยู่เสมอ

เพื่อลดความยุ่งยาก คุณสามารถสร้างกล่องขาเข้าแบบรวมใน Outlook เพื่อรวมกล่องขาเข้าทั้งหมดจากไคลเอนต์อีเมลต่างๆ

ในคู่มือนี้ เราจะพูดถึงวิธีการพร้อมคำแนะนำทีละขั้นตอนในการรวมบัญชี Outlook เพื่อปรับปรุงการสื่อสาร

กล่องขาเข้าแบบรวมใน Outlook คืออะไร

ด้วยการใช้บัญชีอีเมลที่เพิ่มขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ เช่น การทำงาน ที่เกี่ยวข้องกับโครงการ และการสื่อสารส่วนตัว ความจำเป็นในการจัดการจึงเกิดขึ้น

มุมมองกล่องจดหมายแบบรวมใน Outlook ช่วยให้คุณตรวจสอบและจัดการข้อความอีเมลจากที่อยู่อีเมลหลายแห่งได้ในที่เดียว

ช่วยลดความยุ่งยากในการสลับไปมาระหว่างบัญชีอีเมลหรือโฟลเดอร์เพื่อตรวจสอบข้อความและการสื่อสารขาเข้า นี่คือประโยชน์บางประการของการใช้อย่างใดอย่างหนึ่ง:

• ช่วยคุณประหยัดเวลา – ให้คุณตรวจสอบอีเมลทั้งหมดได้ในที่เดียว คุณจึงไม่พลาดสิ่งสำคัญ ประหยัดเวลาและแรงของคุณ
• ช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญ – ด้วยมุมมองแบบรวม คุณสามารถตรวจสอบอีเมลทั้งหมด ตัดสินใจลำดับความสำคัญ และตอบกลับตามลำดับ
• ปรับปรุงการมองเห็นข้ามบัญชี – ช่วยให้คุณได้รับการสื่อสารที่สำคัญทั้งหมดทันทีหากคุณมีโครงการและความรับผิดชอบที่แตกต่างกัน
• มุ่งเน้นไปที่เนื้อหา – กล่องขาเข้าแบบรวมช่วยลดภาระด้านการรับรู้ในการจัดการบัญชีหลายบัญชี และช่วยให้คุณมีสมาธิกับเนื้อหาของอีเมลได้
• กล่องจดหมายจัดระเบียบ – ความสามารถในการตรวจสอบข้อความอีเมลทั้งหมดในมุมมองเดียวช่วยให้คุณจัดเรียงและจัดหมวดหมู่ได้ดีขึ้น

ใน Outlook 2016 และเวอร์ชันที่ใหม่กว่า คุณลักษณะที่เรียกว่ากล่องจดหมายเข้าที่โฟกัสจะพร้อมใช้งาน ซึ่งทำงานคล้ายกันแต่สำหรับที่อยู่อีเมลเดียวในแต่ละครั้ง

มันแบ่งกล่องจดหมายของคุณออกเป็นสองประเภท โฟกัส และ อื่น. อีเมลที่มีลำดับความสำคัญสูงจะถูกเพิ่มไปยัง Focused และส่วนที่เหลือจะถูกจัดประเภทเป็น Other คุณสามารถเปิดใช้งานและ ปิดการใช้งานคุณสมบัติ บนเดสก์ท็อปและแอพมือถือตามความต้องการของคุณ

อย่างไรก็ตาม มันไม่ได้รวมกล่องจดหมายของหลายบัญชีไว้ในที่เดียว ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีมุมมองแบบรวม

มีวิธีรวมกล่องจดหมายเข้าใน Outlook หรือไม่?

Outlook ไม่ได้ให้วิธีง่ายๆ แก่คุณ แต่เนื่องจากแพลตฟอร์มนี้ปรับแต่งได้สูง คุณจึงสามารถทำได้ มีวิธีแก้ไขปัญหาต่างๆ มากมายเพื่อให้ได้มุมมองกล่องจดหมายรวมของ Outlook เพื่อการจัดการอีเมลที่ดียิ่งขึ้น

คุณสามารถสร้างกฎ ใช้โฟลเดอร์ค้นหา หรือเรียกใช้แมโครโดยใช้ VBA เพื่อสร้างมุมมองกล่องจดหมายเข้าแบบรวมใน Outlook

วิธีสร้างมุมมองกล่องจดหมายแบบรวมใน Outlook

1. ใช้แถบค้นหา

1. กด หน้าต่าง คีย์, พิมพ์ มุมมองแล้วคลิก เปิด.
2. ในหน้าต่างหลักของ Outlook ให้เลือกกล่องขาเข้าใดก็ได้ ไปที่แถบค้นหาแล้วพิมพ์ โฟลเดอร์: กล่องขาเข้า.
3. คลิกลูกศรชี้ลงทางซ้าย แล้วเปลี่ยน โฟลเดอร์ปัจจุบัน ตัวเลือกที่จะ กล่องจดหมายทั้งหมด. นี่จะแสดงอีเมลจากบัญชีอีเมลทั้งหมดในคราวเดียว
4. คลิกลูกศรชี้ลงทางด้านขวาของแถบค้นหา และกรองรายการเพิ่มเติมโดยเลือกช่องต่างๆ เช่น วันที่, เรื่อง, ขนาดฯลฯ

เมื่อคุณป้อนคำค้นหาแล้ว คุณจะสามารถเข้าถึงได้ในอนาคตโดยคลิกที่แถบค้นหา แล้วเลือก การค้นหาล่าสุด ตัวเลือก จึงรวมกล่องขาเข้าของคุณบน Outlook ทุกครั้งที่คุณต้องการ

ไม่พบอีเมลบางฉบับใน Outlook? เราแนะนำให้คุณตรวจสอบคำแนะนำของเราเกี่ยวกับ อีเมล Outlook หายไป ปัญหาเพื่อเรียนรู้สาเหตุและวิธีแก้ไขง่ายๆ

2. สร้างกฎ

2.1 สร้างโฟลเดอร์

1. กด หน้าต่าง คีย์, พิมพ์ มุมมองแล้วคลิก เปิด.
2. ไปที่ โฟลเดอร์ แท็บ แล้วคลิก แฟ้มใหม่.
3. เมื่อ แฟ้มใหม่ หน้าต่างปรากฏขึ้น ตั้งชื่อ รวมกล่องจดหมายเข้า แล้วคลิก ตกลง.

2.2 สร้างกฎ

1. ไปที่ บ้าน แท็บ แล้วคลิก กฎ.
2. จากเมนูแบบเลื่อนลง เลือก จัดการกฎและการแจ้งเตือน.
3. คลิก กฎใหม่ จาก กฎและการแจ้งเตือน กล่องโต้ตอบ
4. บน ตัวช่วยสร้างกฎ กล่องโต้ตอบ ทำเครื่องหมายถูกที่ ใช้กฎกับข้อความที่ฉันได้รับ แล้วคลิก ต่อไป.
5. ในหน้าถัดไป ให้ทำเครื่องหมายถูกข้างๆ ผ่านบัญชีที่กำหนด, และ บนคอมพิวเตอร์เครื่องนี้เท่านั้นคลิก ต่อไป.
6. เมื่อปรากฏภายใต้ ขั้นตอนที่ 2ให้คลิกไฮเปอร์ลิงก์บน ระบุไว้ แล้วเลือกที่อยู่อีเมลแล้วคลิก ตกลง.
7. ตอนนี้ เลือก ย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุและเมื่อปรากฏใน ขั้นตอนที่ 2ให้คลิกไฮเปอร์ลิงก์บน ระบุไว้.
8. เลือก รวมกล่องจดหมายเข้า จากหน้าต่างป๊อปอัป แล้วคลิก ตกลง; จากนั้นในหน้าต่างหลัก ให้คลิก ต่อไป.
9. คุณสามารถเพิ่มข้อยกเว้นได้หากต้องการหรือปล่อยให้เป็นไปตามที่เป็นอยู่และกด ต่อไป.
10. ในหน้าถัดไป ให้ตั้งชื่อกฎและทำเครื่องหมายถูกข้างๆ เรียกใช้กฎนี้กับข้อความที่อยู่ในกล่องจดหมายแล้วและตรวจสอบ ตรวจสอบคำอธิบายกฎเพื่อหาข้อผิดพลาด สนาม. เมื่อคุณคิดว่าทุกอย่างเข้าที่แล้ว ให้คลิก เสร็จ.
11. คลิก ตกลง บน กฎและการแจ้งเตือน หน้าต่างเพื่อปิด

กฎจะถูกนำไปใช้กับบัญชีอีเมลที่เลือกในอีกไม่กี่นาที ทำตามขั้นตอนที่ 1 ถึง 10 สำหรับบัญชีอีเมลทั้งหมดที่คุณต้องการเพิ่มในกล่องจดหมายเข้าแบบรวมของคุณ

ในกรณีที่ ปุ่มกล่องขาเข้าไม่ทำงาน สำหรับคุณ เราขอแนะนำให้คุณอ่านคำแนะนำโดยละเอียดนี้เพื่อเรียนรู้วิธีแก้ไขปัญหา

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับหัวข้อนี้

• วิธีสร้างไฟล์ PST ใน Outlook
• วิธีเปิดใช้งานและใช้ Copilot ใน Outlook [ขั้นตอนง่าย ๆ ]

3. ใช้ Visual Basic Code (มาโคร)

3.1 เปลี่ยนการตั้งค่ามาโคร

1. เปิด Outlook และไปที่ ไฟล์ แท็บ
2. คลิก ตัวเลือก เพื่อเปิด ตัวเลือกของ Outlook หน้าต่าง.
3. คลิก ศูนย์ความเชื่อถือ จากแผงด้านซ้าย จากนั้นคลิก การตั้งค่าศูนย์ความเชื่อถือ ปุ่ม.
4. ถัดไป เลือก การตั้งค่ามาโครให้คลิกปุ่มตัวเลือกถัดจาก การแจ้งเตือนสำหรับมาโครทั้งหมดแล้วคลิก ตกลง.
5. คลิกอีกครั้ง ตกลง.

3.2 ใช้ VBA

1. ในหน้าต่างหลักของ Outlook ให้ไปที่ นักพัฒนา แท็บ
2. คลิก วิชวลเบสิก ตัวเลือกที่จะเปิด Microsoft Visual Basic สำหรับแอปพลิเคชัน.
3. ไปที่ แทรก ตัวเลือก และเลือก โมดูล.
4. คัดลอกและวางโค้ดต่อไปนี้ลงในโมดูลแล้วกด Crtl + ส เพื่อบันทึก จากนั้นปิดหน้าต่าง

Sub UnifiedInbox() Dim xExplorer As Outlook.Explorer. Dim xSearch As String. On Error Resume Next. xSearch = "folderpath: Inbox"
Set xExplorer = Outlook.Application.ActiveExplorer. xExplorer.Search xSearch, olSearchScopeAllFolders. Set xApp = Nothing. End Sub

3.3 เรียกใช้รหัส

1. ในหน้าต่างหลักของ Outlook ให้ไปที่ นักพัฒนา แท็บ
2. เลือก มาโครจากนั้นเลือกรายการที่คุณบันทึกไว้จากเมนูแบบเลื่อนลง
3. การดำเนินการจะเรียกใช้แบบสอบถาม และคุณจะเห็นอีเมลกล่องจดหมายทั้งหมดจากหลายบัญชีปรากฏขึ้น

ผลลัพธ์ที่แสดงจะคล้ายกับที่เราเห็นในวิธีแถบค้นหา คุณสามารถใช้อย่างใดอย่างหนึ่งเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ

อย่างไรก็ตาม เมื่อเวลาผ่านไป ข้อความค้นหาจากแถบค้นหาจะออกจากรายการเมื่อคุณค้นหาสิ่งอื่นๆ ดังนั้น เมธอดแมโครจึงมีประโยชน์เนื่องจากบันทึกคิวรี และคุณสามารถเรียกใช้เมธอดได้ทุกเมื่อที่ต้องการ

ดังนั้น นี่คือวิธีที่คุณสามารถใช้เพื่อรวมกล่องจดหมายเข้าและสร้างมุมมองกล่องจดหมายเข้าที่เป็นหนึ่งเดียวใน Outlook เพื่อการจัดการอีเมลที่ราบรื่น

หากคุณประสบปัญหาการซิงค์เมลเช่น Outlook ไม่อัปเดตกล่องขาเข้าของคุณเราขอแนะนำให้คุณอ่านคู่มือนี้เพื่อค้นหาวิธีแก้ปัญหาอย่างรวดเร็ว

โปรดอย่าลังเลที่จะให้ข้อมูล เคล็ดลับ และประสบการณ์ของคุณเกี่ยวกับเรื่องในส่วนความเห็นด้านล่าง