วิธีสร้าง จัดการ และใช้ขั้นตอนด่วนใน Microsoft Outlook

หากคุณต้องการดำเนินการหลายอย่างในข้อความอีเมลเดียวด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว ขั้นตอนด่วนของ Microsoft Outlook จะเป็นประโยชน์สำหรับคุณ สมมติว่าคุณอยู่ในที่ประชุมและได้รับอีเมล แสดงว่าคุณไม่มีเวลาอ่านอีเมลและตอบกลับทันที ในสถานการณ์สมมตินี้ คุณสามารถส่งคำตอบด่วนได้ในคลิกเดียวโดยใช้ขั้นตอนด่วน คุณไม่คิดว่ามันเป็นประโยชน์เหรอ? ในบทความนี้ เราจะเรียนรู้วิธีสร้าง ใช้ แก้ไข และลบขั้นตอนด่วนใน Outlook

ก่อนสร้างขั้นตอนด่วนใหม่ คุณควรทราบว่ามีขั้นตอนด่วนบางขั้นตอนที่รวมอยู่ใน Outlook โดยค่าเริ่มต้นอยู่แล้ว

ถึงผู้จัดการ – หากคุณต้องการส่งต่ออีเมลที่เลือกไปยังผู้จัดการของคุณ คุณสามารถคลิกที่ขั้นตอนด่วนนี้

อีเมลทีม – มันสร้างข้อความเปล่าสำหรับสมาชิกในทีมของคุณ

เสร็จแล้ว – ทำเครื่องหมายข้อความว่าอ่านแล้วและย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุ

ตอบกลับ & ลบ – ข้อความตอบกลับที่ว่างเปล่าจะเปิดขึ้น และหลังจากที่คุณส่งการตอบกลับ ข้อความต้นฉบับจะถูกลบออก

คุณสามารถใช้ได้โดยเลือกข้อความอีเมลที่คุณต้องการใช้ขั้นตอนด่วน จากนั้นคลิกที่ขั้นตอนด่วนที่เหมาะสมด้านบน

สร้างและใช้ขั้นตอนด่วนใน Outlook

ขั้นตอนที่ 1: เปิด Microsoft Outlook

ขั้นตอนที่ 2: ในกลุ่มขั้นตอนด่วน ให้คลิกที่ สร้างใหม่. จะเปิดหน้าต่างแก้ไขขั้นตอนด่วน

ขั้นตอนที่ 3: ตั้งชื่อให้กับขั้นตอนด่วนใน ชื่อ สนาม.

ขั้นตอนที่ 4: เลือกการดำเนินการกับขั้นตอนด่วนของคุณจากการดำเนินการ หล่นลง รายการ. ที่นี่ฉันจะเลือกตั้งค่าความสำคัญจากเมนูแบบเลื่อนลง

ขั้นตอนที่ 5: คุณสามารถเพิ่มการดำเนินการได้หลายรายการโดยคลิกที่ เพิ่มการกระทำ แล้วเลือกการกระทำจากรายการดรอปดาวน์ ที่นี่ฉันจะเลือกตอบกลับจากดรอปดาวน์

ขั้นตอนที่ 6: คลิกที่ แสดงตัวเลือก และกรอกรายละเอียดเพิ่มเติมสำหรับการตอบกลับของคุณ

ขั้นตอนที่ 7: มีตัวเลือกต่างๆ เช่น หัวเรื่อง ข้อความ ปุ่มลัด ความสำคัญ ฯลฯ คุณสามารถตั้งค่าได้หากต้องการ ตัวอย่างเช่นที่นี่ฉันจะป้อนข้อความ 'ขอบคุณ' จะติดต่อกลับไปเป็นคำตอบในช่องข้อความ

ขั้นตอนที่ 8: คุณยังสามารถส่งข้อความโดยอัตโนมัติโดยคลิกที่ช่องทำเครื่องหมายข้างส่งโดยอัตโนมัติหลังจากล่าช้า 1 นาที

ขั้นตอนที่ 9: อัปเดตหากคุณต้องการตัวเลือกเพิ่มเติม เช่น การตั้งค่าสถานะ ความสำคัญ ปุ่มลัด ฯลฯ และเมื่อตั้งค่าเสร็จแล้ว ให้คลิกที่ เสร็จ.

ขั้นตอนที่ 10: ตอนนี้ขั้นตอนด่วนถูกสร้างขึ้นแล้ว และคุณสามารถดูได้ที่ด้านบนในกลุ่มขั้นตอนด่วน

ขั้นตอนที่ 11: หากต้องการใช้งาน ให้คลิกที่ข้อความอีเมลที่คุณต้องการใช้ขั้นตอนด่วน คลิกที่ขั้นตอนด่วนที่คุณสร้างขึ้น และการตั้งค่าจะถูกนำไปใช้กับข้อความนั้น

แก้ไขขั้นตอนด่วน

ขั้นตอนที่ 1: ในการแก้ไขขั้นตอนด่วน คุณสามารถ คลิกขวา บน เร็วขั้นตอน ที่คุณสร้างและเลือก แก้ไข จากรายการ

หรือคุณสามารถคลิกที่ลูกศรเล็ก ๆ ที่มุมล่างขวาในหน้าต่างขั้นตอนด่วน ซึ่งจะเปิดหน้าต่าง จัดการขั้นตอนด่วน เลือกขั้นตอนด่วนเฉพาะจากด้านซ้าย จากนั้นคลิกที่ แก้ไข

ซึ่งจะเปิดหน้าต่างขั้นตอนจัดการด่วน เลือก ขั้นตอนด่วนโดยเฉพาะจากด้านซ้ายจากนั้นคลิกที่ แก้ไข.

ขั้นตอนที่ 2: ทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นและคลิกที่ ตกลง

ขั้นตอนที่ 3: เมื่อเสร็จแล้วให้บันทึกให้คลิกที่ บันทึก ปุ่ม.

ลบขั้นตอนด่วน

ขั้นตอนที่ 1: หากต้องการลบขั้นตอนด่วน คุณสามารถ คลิกขวา ในขั้นตอนด่วนที่คุณสร้างและเลือก ลบ จากรายการ

หรือคุณสามารถคลิกที่ลูกศรเล็ก ๆ ที่มุมล่างขวาในหน้าต่างขั้นตอนด่วน ซึ่งจะเปิดหน้าต่างขั้นตอนจัดการด่วน เลือก ขั้นตอนด่วนโดยเฉพาะจากด้านซ้ายจากนั้นคลิกที่ ลบ.

ขั้นตอนที่ 2: หน้าต่างป๊อปอัปจะปรากฏขึ้นเพื่อขอการยืนยัน ให้คลิกที่ ใช่. คลิกที่ ตกลง. และมันจะถูกลบ

แค่นั้นแหละ! ฉันหวังว่าบทความนี้จะง่ายต่อการติดตามและเป็นประโยชน์ ขอขอบคุณ!!