วิธีแก้ไขปัญหาการพิมพ์ Microsoft Excel

ผู้ใช้ส่วนใหญ่ประสบปัญหาการพิมพ์ใน Excel สมมติว่าคุณให้แผ่นงาน Excel เพื่อพิมพ์ และคุณเห็นว่ารายงานการพิมพ์ไม่มีคอลัมน์ทั้งหมดจากสเปรดชีต หรืออาจพิมพ์ออกมาครึ่งหนึ่ง ของเนื้อหาในแผ่นเดียวและอีกครึ่งในชีตอื่นหรืออาจมีการวางแนวเลย์เอาต์ที่ไม่เหมาะสมเนื่องจากข้อมูลไม่ครบถ้วนในชีตเดียว เป็นต้น ในทำนองเดียวกัน เกิดปัญหาการพิมพ์ที่แตกต่างกันซึ่งทำให้ผู้ใช้หงุดหงิด แต่สิ่งเหล่านี้สามารถแก้ไขได้ง่ายโดยทำการแก้ไขเล็กน้อยก่อนที่จะพิมพ์ เช่น ใช้ตัวเลือกมาตราส่วนหรือการตั้งค่าระยะขอบ ดังนั้นในบทความนี้ เราจะเรียนรู้วิธีปรับแต่งการตั้งค่า excel ก่อนพิมพ์สเปรดชีต excel

เคล็ดลับ 1: ตรวจสอบหน้าตัวอย่าง

ก่อนอื่น เมื่อคุณต้องการพิมพ์หน้า ก่อนที่คุณจะกดปุ่มพิมพ์ ขอแนะนำให้ตรวจสอบหน้าตัวอย่างของหน้าในตัวอย่างก่อนพิมพ์เสมอ

ขั้นตอนที่ 1: หากต้องการดูตัวอย่างให้ใช้ปุ่ม Ctrl + F2 พร้อมกัน หรือคุณสามารถคลิกที่ปุ่มไฟล์ที่ด้านบนสุดของสเปรดชีตแล้วเลือกตัวเลือกพิมพ์

ขั้นตอนที่ 2: ตอนนี้คุณสามารถดูตัวอย่างก่อนพิมพ์และตรวจสอบว่ารายงานมีการวางแนวที่เหมาะสมหรือไม่

เคล็ดลับ 2: ลดระยะขอบของหน้า

การวางแนวของหน้าก็มีความสำคัญเช่นกัน โดยปกติ หากคุณมีคอลัมน์ใน excel มากกว่าเมื่อคุณพิมพ์ รายงานจะเป็นแนวนอนและคุณคาดว่าจะเป็นแนวตั้ง เลยลอง ลดระยะขอบ เพื่อใช้พื้นที่น้อยลง

ขั้นตอนที่ 1: ในริบบิ้น excel คลิกที่ แท็บเค้าโครงหน้า. ข้างใต้นั้นมีตัวเลือกที่เรียกว่า ระยะขอบ คลิกที่มัน

ขั้นตอนที่ 2: หากต้องการลดพื้นที่บางส่วน ให้คลิกที่ แคบ ตัวเลือกที่แคบลงพื้นที่ขอบ หรือจะปรับแต่งเองโดยคลิกที่ ระยะขอบแบบกำหนดเอง.

เคล็ดลับ 3: ตั้งค่าพื้นที่พิมพ์ใน Excel

เลือกเฉพาะพื้นที่ที่คุณต้องการพิมพ์ บางครั้งอาจมีพื้นที่ที่พิมพ์ผิด ให้เคลียร์พื้นที่ก่อน จากนั้นเลือกพื้นที่ที่เหมาะสม

ขั้นตอนที่ 1: ในริบบิ้น excel คลิกที่ แท็บเค้าโครงหน้า ข้างใต้ให้คลิกที่ พื้นที่พิมพ์ ตัวเลือกและเลือก ชัดเจนพื้นที่พิมพ์ การดำเนินการนี้จะลบพื้นที่ที่เลือก

ขั้นตอนที่ 2: ตอนนี้ เลือก เพียง พื้นที่ ที่คุณต้องการพิมพ์ ให้กดที่ พื้นที่พิมพ์ ใต้แท็บเค้าโครงหน้าและเลือก ตั้งค่าการพิมพ์พื้นที่.

เคล็ดลับ 4: เพิ่มตัวแบ่งหน้าเพื่อแยกเป็นส่วนๆ

สมมติว่าคุณมีข้อมูลจำนวนมากซึ่งมีแถวและคอลัมน์มากกว่า จากนั้นเมื่อคุณพิมพ์สเปรดชีต ข้อมูลจะถูกพิมพ์อย่างไม่สม่ำเสมอ ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเพิ่มตัวแบ่งหน้าด้วยตนเองในตำแหน่งที่คุณต้องการให้ชุดข้อมูลอยู่ในหน้าเดียว

ขั้นตอนที่ 1: เลือกทั้งแถวและทั้งคอลัมน์ที่คุณต้องการเพิ่มเบรกพอยต์และคลิกที่ แท็บเค้าโครงหน้า เลือก แบ่ง ไอคอนและคลิกที่ แทรกตัวแบ่งหน้า

ขั้นตอนที่ 2: หากต้องการลบตัวแบ่งหน้า ให้คลิกที่ แท็บเค้าโครงหน้า เลือก แบ่ง ไอคอนและคลิกที่ ลบตัวแบ่งหน้า.

ขั้นตอนที่ 3: หากคุณต้องการลบตัวแบ่งหน้าเพื่อให้มีจำนวนหน้ามากขึ้น ให้คลิกที่ แท็บเค้าโครงหน้า เลือก แบ่ง ไอคอนและคลิกที่ รีเซ็ตตัวแบ่งหน้าทั้งหมด.

เคล็ดลับ 5: ใช้ตัวเลือกการปรับขนาดของ Excel

ใช้ตัวเลือกมาตราส่วน เช่น การปรับความสูง ความยาว และความกว้างของสเปรดชีต คุณยังสามารถตั้งค่าจำนวนหน้าที่ต้องพิมพ์ และคุณยังใช้ตัวเลือกต่างๆ เช่น การจัดหน้าสองหน้าให้พอดีในกรอบเดียว เป็นต้น

ขั้นตอนที่ 1: หากคุณต้องการลดความกว้างของหน้าและปรับสเปรดชีตตั้งแต่สองแผ่นขึ้นไปในหน้าเดียว ให้คลิกที่ แท็บเค้าโครงหน้า ใน ความกว้าง และเลือกตัวเลือกที่คุณต้องการจากรายการ

ขั้นตอนที่ 2: หากคุณต้องการลดความยาวของหน้าและปรับสเปรดชีตที่มีความยาวสองแผ่นในหน้าเดียว ให้คลิกที่ แท็บเค้าโครงหน้า ใน ส่วนสูง และเลือกตัวเลือกที่คุณต้องการจากรายการ แต่โปรดทราบว่าการอ่านข้อมูลเป็นเรื่องยาก เนื่องจาก excel ถูกย่อให้พอดีกับข้อมูลในหน้าเดียว

ขั้นตอนที่ 3: คุณสามารถปรับขนาดความสูงและความกว้างของหน้าได้โดยใช้ตัวเลือกมาตราส่วน เมื่อต้องการทำสิ่งนี้ ให้ไปที่ แท็บเค้าโครงหน้า และใน มาตราส่วน ตัวเลือกป้อนค่าบางส่วนเป็นเปอร์เซ็นต์เช่น 60%

เคล็ดลับ 6: ใช้ตัวเลือกการตั้งค่าหน้า Excel

เมื่อใช้ตัวเลือกการตั้งค่าหน้า excel คุณสามารถดำเนินการต่างๆ เพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าหน้า และยังพบตัวเลือกที่กล่าวถึงข้างต้นทั้งหมดภายใต้หน้าต่างการตั้งค่าหน้านี้

ขั้นตอนที่ 1: ไปที่ แท็บเค้าโครงหน้า คุณจะเห็น a เครื่องหมายลูกศรขนาดเล็ก ที่ด้านล่างของริบบอนทางด้านขวา ให้คลิกที่มัน

ขั้นตอนที่ 2: มันจะเปิด ตั้งค่าหน้ากระดาษ กล่องโต้ตอบ ที่นี่คุณมีแท็บต่างๆ เช่น หน้า ระยะขอบ ส่วนหัว/ส่วนท้าย และแผ่นงาน

ขั้นตอนที่ 3: หน้าหนังสือ แท็บมีตัวเลือกการปรับขนาดและคุณสามารถปรับขนาดกระดาษได้เช่นกัน

ขั้นตอนที่ 4: ดิ แผ่น tab มีหลายตัวเลือก เช่น กำหนดพื้นที่พิมพ์ กำหนดลำดับของหน้า ฯลฯ

ขั้นตอนที่ 5: ในทำนองเดียวกัน แท็บระยะขอบและส่วนหัว/ส่วนท้ายมีตัวเลือกต่างๆ เพื่อปรับระยะขอบ เช่น ด้านบน ซ้าย ขวา กึ่งกลาง ส่วนหัว พื้นที่ส่วนท้าย ฯลฯ

แค่นั้นแหละ! หวังว่าบทความนี้จะช่วยคุณและทำงานของคุณให้สำเร็จลุล่วงไปด้วยดี ขอขอบคุณและมีความสุขกับการอ่าน !!!