วิธีส่งอีเมลช่องใน Microsoft Teams บน Windows 11 หรือ 10

Microsoft Teams เป็นแอปหนึ่งที่ปฏิวัติแนวคิดของการสื่อสารออนไลน์ระหว่างทีม ในขณะที่แนวคิดนี้แพร่หลายมากขึ้นในโลกของมืออาชีพ หลังการระบาดใหญ่ แนวคิดนี้ก็ได้รับความนิยมในการสื่อสารส่วนบุคคลเช่นกัน อย่างไรก็ตาม แอป Teams กลับกลายเป็นว่ามีประโยชน์มากกว่าสำหรับธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงสถานการณ์การระบาดใหญ่ของ Covid-19 ซึ่งผู้คนถูกบังคับให้ทำงานจากที่บ้าน

แอปได้รับความนิยมเหนือคู่แข่ง เนื่องจากฟีเจอร์ที่มีประโยชน์บางอย่างที่ช่วยให้มืออาชีพเพิ่มประสิทธิภาพและการสื่อสารผ่านการทำงานร่วมกันทางออนไลน์ที่ราบรื่น แม้ว่าจะมีฟีเจอร์สำคัญมากมายที่ช่วยให้ทีมเชื่อมต่อ สื่อสาร ส่ง และแบ่งปันเอกสารไปยังและ ไปๆ มาๆ ยังมาพร้อมกับคุณสมบัติที่ซ่อนอยู่ เช่น ตัวเลือกในการส่งอีเมลช่องใน Microsoft Teams บน Windows 11/10. ของคุณ พีซี อีเมลสามารถส่งไปยังแชนเนลทั้งหมดได้โดยตรงในแชทของ Teams ในครั้งเดียว และอีเมลสามารถประกอบด้วยไฟล์ โฟลเดอร์ และเอกสารแนบอื่นๆ วิธีนี้ทำให้พนักงานสามารถเชื่อมต่อกับทั้งแผนกได้ง่ายขึ้นในที่เดียว รวมทั้งกับทีมและหารือเกี่ยวกับโครงการในกลุ่ม

โพสต์นี้จะกล่าวถึงรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการส่งอีเมลช่องทางใน Microsoft Teams บนพีซี Windows 11/10 ของคุณและมีประโยชน์ต่อองค์กรของคุณอย่างไร

ทั้งหมดที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับ Microsoft Teams

ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น Microsoft Teams เป็นแพลตฟอร์มการสื่อสารที่ช่วยให้พนักงานขององค์กรสามารถทำงานร่วมกันได้ในที่เดียวทางออนไลน์ ตั้งแต่การประชุมทางวิดีโอหรือการสัมมนาผ่านเว็บไปจนถึงการประชุม การโทร แชท หรือแชร์ไฟล์ ทั้งหมดนี้สนับสนุนให้ทุกทีมทำงานได้อย่างราบรื่นและเป็นธรรมชาติ ไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณเชื่อมต่อกับเพื่อนร่วมงานภายในองค์กร แต่ยังรวมถึงลูกค้าภายนอกด้วย

ส่วนที่ดีที่สุดเกี่ยวกับแอป Teams คือช่วยให้องค์กรสามารถจัดการด้านที่สำคัญทั้งหมดของตนบนแพลตฟอร์มเดียวที่อนุญาตให้มีสภาพแวดล้อมที่ใช้ร่วมกันสำหรับทุกคน นอกจากนี้ ด้วยวัฒนธรรมการทำงานระยะไกลที่เพิ่มขึ้น แอป Teams ช่วยให้พนักงานทำงานได้จากทุกที่ทั่วโลกและจากอุปกรณ์ใดๆ แม้ว่าพวกเขาจะสามารถจัดการประชุมทางวิดีโอเพื่อทำงานร่วมกันในโครงการ พวกเขายังได้รับความสะดวกในการแชท แก้ไขเอกสาร หรือแม้แต่แชร์ไฟล์ได้อย่างง่ายดาย

ดังนั้น แอป Microsoft Teams ไม่เพียงแต่ทำให้การประชุมทีมออนไลน์คล่องตัวสำหรับธุรกิจและปรับปรุงฟีเจอร์การประชุม แต่ยัง ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและความคล่องตัวของธุรกิจด้วยคุณสมบัติการรวมที่ราบรื่นกับ Microsoft อื่นหรือบุคคลที่สาม แอพ นอกจากนี้ แอปยังให้การรักษาความปลอดภัยอย่างสมบูรณ์สำหรับการสนทนาและไฟล์ของคุณ มีความเสถียรและเชื่อถือได้ในขณะโทร และใช้งานได้ดีกับแม้แต่พนักงานแนวหน้า

ต้องบอกว่ามันมาพร้อมกับคุณสมบัติที่มีประโยชน์อย่างยิ่ง และหนึ่งในนั้นคือตัวเลือกในการส่งอีเมลโดยตรงไปยังทั้งทีมในคราวเดียว มาดูคุณสมบัติพิเศษของอีเมลกันบ้าง

มีอะไรพิเศษเกี่ยวกับคุณสมบัติอีเมลของ Microsoft Teams

ตามที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ แอป Teams ไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณแชร์เอกสารสำคัญและการอภิปรายระหว่าง กลุ่มหรือบุคคล ยังช่วยให้คุณส่งอีเมลพร้อมไฟล์และไฟล์แนบอื่นๆ ระหว่าง Teams การสนทนา. แม้ว่าการสื่อสารในทีมออนไลน์จะมาพร้อมกับฟีเจอร์ขั้นสูงอื่นๆ มาไกลแล้ว แต่อีเมลยังคงมีความสำคัญเหมือนเดิม ดังนั้น Microsoft จึงทำให้แน่ใจว่าพวกเขาจะคอยอำนวยความสะดวกในการส่งอีเมลสำหรับทีมในขณะที่พวกเขาสามารถใช้คุณสมบัติอื่นๆ ควบคู่กันไปได้

อันที่จริง Microsoft อยู่ในขั้นตอนการย้ายการสนทนาจากอีเมลไปยัง Teams ได้ง่ายขึ้น

ด้วยเหตุนี้ยักษ์ใหญ่ด้านเทคโนโลยีจึงได้แนะนำคุณลักษณะใหม่ที่ช่วยให้ผู้ใช้ Windows สามารถส่งอีเมลช่องทีมทั้งหมดได้ในคราวเดียว นอกจากนี้ ยังรองรับการยกธง การจัดรูปแบบข้อความ และเพิ่มไฟล์แนบที่ธุรกิจจำเป็นต้องใช้

อย่างไรก็ตาม ก่อนที่คุณจะสามารถส่งอีเมลไปยังแชนเนลใน Teams คุณต้องเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้ในแอป มาดูกันว่า:

วิธีเปิดใช้งานการรวมอีเมลใน Microsoft Teams

การเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้จะช่วยให้คุณส่งอีเมลโดยใช้ที่อยู่อีเมลไปยังแชนเนลเฉพาะในแอป Teams เหนือสิ่งอื่นใด คุณสามารถใช้คุณลักษณะนี้เพื่อส่งอีเมลถึงแชนเนลของทีมใดทีมหนึ่งที่เป็นเจ้าของได้ ต่อไปนี้คือวิธีเปิดใช้งานฟีเจอร์การรวมอีเมลในแอป Teams:

*บันทึก - นี้สำหรับผู้ใช้ที่สามารถเข้าถึง Microsoft Teams Admin Center.

ขั้นตอนที่ 1: เปิดตัว Microsoft Teams Admin Center.

ขั้นตอนที่ 2: นำทางไปยังจุดสี่เหลี่ยม (เมนู) ที่ด้านซ้ายบนของบานหน้าต่าง

ขั้นตอนที่ 3: ตอนนี้ จากรายการ เลือก การตั้งค่าทั้งองค์กร.

ขั้นตอนที่ 4: ถัดไป ไปที่ด้านขวาของหน้าต่าง เลื่อนลงมาด้านล่าง การรวมอีเมล ส่วนเปิดใช้งานตัวเลือก – อนุญาตให้ผู้ใช้ส่งอีเมลไปยังที่อยู่อีเมลของช่อง.

เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว คุณสามารถส่งอีเมลไปยังแชนเนลบนแอป Teams ได้แล้ว

วิธีส่งอีเมลช่องทางใน Microsoft Teams

เมื่อคุณทราบเกี่ยวกับฟีเจอร์ที่ยอดเยี่ยมนี้ซึ่งถูกซ่อนไว้จนถึงขณะนี้ ให้ทำตามคำแนะนำด้านล่างเพื่อให้สามารถส่งอีเมลไปยังแชนเนลในแอป Teams ของคุณได้:

ขั้นตอนที่ 1: ใน ทีม ให้ไปที่ช่องที่คุณต้องการส่งอีเมลไป

ขั้นตอนที่ 2: ตอนนี้ ที่ด้านซ้ายของหน้าจอ ใต้ ทีมของคุณ ให้คลิกที่จุดแนวนอนสามจุด (…) ถัดจาก ทั่วไป และเลือก รับที่อยู่อีเมล.

ตอนนี้คุณสามารถส่งอีเมลของคุณไปที่ช่อง

*บันทึก - หรือคุณสามารถปฏิบัติตามคำแนะนำด้านล่างเพื่อส่งอีเมลไปยังบางช่อง:

ขั้นตอนที่ 1: เปิดตัว .ของคุณ ทีม แอพและระบุช่องทางทีมที่คุณต้องการแชร์อีเมลของคุณ

*บันทึก - แต่ละช่องจะได้รับรหัสอีเมลของตัวเอง ดังนั้นให้คลิกขวาที่ช่องที่ต้องการและคัดลอกที่อยู่อีเมลที่คุณเห็น

ขั้นตอนที่ 2: ต่อไป เปิด Microsoft Outlook และตอนนี้คุณสามารถไปที่ข้อความก่อนหน้าที่คุณได้เขียนและบันทึกไว้เป็นฉบับร่างแล้ว หรือเพียงแค่เขียนข้อความใหม่

ตอนนี้ไปที่ "ถึง” และวางอีเมลที่คุณคัดลอกมา ขั้นตอนที่ 1. เมื่อเสร็จแล้ว ให้กดปุ่มส่ง เช่นเดียวกับที่คุณทำกับอีเมลปกติในแอปอีเมลอื่นๆ

*บันทึก -  ไฟล์แนบในอีเมลจะถูกอัปโหลดและบันทึกโดยอัตโนมัติในโฟลเดอร์ชื่อ ข้อความอีเมล ใน ไฟล์ แท็บ หากไม่มีโฟลเดอร์ตามค่าเริ่มต้น ไฟล์ ทีม แอพสร้างขึ้นเพื่อบันทึกอีเมลและไฟล์แนบ

ไฟล์เหล่านี้สามารถเปิดและแก้ไขได้โดยตรงใน ทีม แอพหรือในแอพเดสก์ท็อปอื่น ๆ หรือ SharePointฯลฯ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถเพิ่มข้อมูลเมตาลงในไฟล์เหล่านี้ ซิงค์ข้อมูล และอื่นๆ อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณเริ่มแก้ไขไฟล์เหล่านี้ ไฟล์เหล่านี้จะกลายเป็นสำเนาใหม่ของไฟล์แนบจริง ดังนั้นการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่เกิดขึ้นในไฟล์เหล่านี้จะไม่ถูกเพิ่มลงในไฟล์แนบต้นฉบับในอีเมล ดังนั้นสิ่งเหล่านี้จะแยกเป็นสำเนาทั้งหมด

นี่คือวิธีที่คุณสามารถส่งอีเมลช่องโดยตรงบน .ของคุณ ทีม แทนการส่งอีเมลไปยังสมาชิกในทีมแต่ละคนด้วยตนเอง ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถลดความเป็นไปได้ของข้อผิดพลาดลงได้ และยังตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนจากทีมเฉพาะของแชนเนลรวมอยู่ในอีเมลและไม่มีใครถูกละทิ้ง

สิ่งที่ Outlook ทำที่นี่คือบันทึกที่อยู่อีเมลตามค่าเริ่มต้นกับที่อยู่ที่คุณสื่อสารด้วย เหมือนกับเมื่อคุณเริ่มพิมพ์ที่อยู่อีเมลลงในช่อง "ถึง" ในอีเมลปกติ และระบบจะเริ่มป้อนคำแนะนำโดยอัตโนมัติ ซึ่งหมายความว่าแอปจะจดจำที่อยู่อีเมลทั้งหมดโดยอัตโนมัติเมื่อคุณส่งอีเมลไปยังช่องเพื่อความสะดวกในอนาคต

ดังนั้น ในอนาคต เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการส่งอีเมลไปยังช่องทางเดียวกัน คุณสามารถเลือกจากอีเมลที่บันทึกไว้ได้ ที่อยู่ในช่อง "ถึง" และจะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติ นั่นคือวิธีที่ Microsoft ทำให้ชีวิตง่ายขึ้นสำหรับ คุณ.

วิธีเปิดอีเมลใน Microsoft Teams Channel

หลังจากที่คุณได้ส่งอีเมลไปยังแชนเนลเฉพาะของทีมในแอป Microsoft Teams บุคคลที่ได้รับอีเมลจะมีหลายวิธีในการเปิดและดูอีเมล

• พวกเขาสามารถเปิดและอ่านอีเมลได้โดยตรงในแอป Teams ด้วยวิธีนี้ ผู้รับจะไม่ต้องเปิดแอปแยกต่างหากเพื่อดูอีเมลหรือดาวน์โหลด ซึ่งทำให้ประสบการณ์โดยรวมง่ายและราบรื่นมาก
• ผู้รับช่องมีตัวเลือกในการดาวน์โหลดอีเมลจริงและเปิดอีเมลดังกล่าวในแอป Outlook Mail และอ่านได้
• หรืออีกทางหนึ่ง ทีมที่ได้รับอีเมลยังสามารถคลิกเพื่อเปิดและดาวน์โหลดไฟล์แนบแล้วดูได้

สิ่งนี้จะไม่เพียงช่วยให้คุณส่งอีเมลไปยังแชนเนลเฉพาะในแอป Teams ได้อย่างง่ายดาย แต่ยังทำให้ผู้รับในแชนเนลทำสิ่งต่างๆ ได้ง่ายขึ้นด้วย

วิธีจำกัดการโพสต์ในช่องโดยใช้อีเมล

ถ้าคุณเป็นผู้ดูแลระบบทีม คุณสามารถควบคุมได้ว่าใครสามารถโพสต์ไปยัง Microsoft Team โดยใช้ที่อยู่อีเมลนี้ (ที่อยู่อีเมลของช่องทาง) วิธีจำกัดการโพสต์ในช่องโดยใช้อีเมลมีดังต่อไปนี้

ขั้นตอนที่ 1: เปิด Microsoft Teams แอพแล้วไปที่ช่องที่คุณต้องการควบคุม

ขั้นตอนที่ 2: ถัดไป ที่ด้านซ้ายของบานหน้าต่าง ให้คลิกที่จุดแนวนอนสามจุด (…) จากนั้นคลิกที่ ตั้งค่าขั้นสูง.

ขั้นตอนที่ 3: ตอนนี้ภายใต้ รับที่อยู่อีเมล ส่วน เลือกตัวเลือก – ทุกคนสามารถส่งอีเมลไปยังที่อยู่นี้.

ซึ่งจะช่วยให้คุณควบคุมได้ว่าใครสามารถโพสต์ไปที่ช่องโดยใช้ที่อยู่อีเมลนี้

กำลังตอบกลับอีเมลช่อง

เมื่อได้รับอีเมลในแชนเนลในแอป Teams แล้ว ตอนนี้สมาชิกของทีมสามารถสนทนาเกี่ยวกับเรื่องเดียวกัน เชื่อมต่อ ไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับเรื่องอีเมล แท็กเพื่อนร่วมงานหรือช่องทางอื่นๆ เพื่อรวมไว้ในการสนทนา แชร์เอกสาร มีม GIF และอื่นๆ มากกว่า.

อย่างไรก็ตาม หากคุณตอบกลับโพสต์ โพสต์นั้นจะอยู่ใน Teams และจะไม่ส่งเป็นการตอบกลับอีเมลต้นฉบับ ดังนั้น หากคุณพยายามตอบกลับอีเมลต้นฉบับ Teams จะแสดงข้อความเตือนว่า “การสนทนานี้ไม่ได้เชื่อมต่อกับชุดข้อความอีเมลที่เชื่อมโยงกับอีเมลนี้”