Microsoft 365 เพื่อเตือนคุณส่งอีเมลที่ไม่เหมาะสม

ศูนย์การปฏิบัติตามข้อกำหนดของ Microsoft 365 คาดว่าจะได้รับการอัปเกรดในเร็วๆ นี้ ซึ่งจะช่วยลดเวลาในการระบุการละเมิดนโยบายการสื่อสารของบริษัทได้อย่างมาก

คุณลักษณะใหม่นี้มีความสามารถในการตรวจสอบข้อความสำหรับเนื้อหาที่ไม่เหมาะสม — หากพนักงานส่งข้อความที่ไม่เหมาะสม หรือนโยบายที่ละเมิดความเป็นส่วนตัวหรือนโยบายการล่วงละเมิดของบริษัท Microsoft จะตั้งค่าสถานะเป็นผู้ดูแล โดยทันที.

คุณลักษณะใหม่นี้อยู่ในระหว่างการพัฒนา ช่วยให้องค์กรสามารถลดเวลาที่ใช้ในการตรวจสอบอีเมลที่ไม่เหมาะสมได้ โดยจะลดเวลาการตรวจสอบลงเหลือไม่ถึงหนึ่งชั่วโมงเพื่อให้บริษัทสามารถตอบสนองต่อการแจ้งเตือนการปฏิบัติตามข้อกำหนดได้

การตรวจสอบพนักงาน

ธุรกิจจำนวนมากได้เฝ้าติดตามวิธีที่พนักงานโต้ตอบกันผ่านซอฟต์แวร์อีเมลและการสื่อสาร ตอนนี้ ทีมงานของ Microsoft ได้มอบเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพให้กับธุรกิจเหล่านั้น: สามารถเตือนผู้จัดการเมื่อพบข้อความที่ไม่เหมาะสมระหว่างพนักงาน

บางคนถือว่ากิจกรรมประเภทนี้เป็นการบุกรุกความเป็นส่วนตัว แต่มีความจำเป็นต้องไล่ตามอาชญากรไซเบอร์และหลีกเลี่ยงการขโมยข้อมูลโดยบุคคลภายในที่ประสงค์ร้าย

แม้ว่านโยบายการสื่อสารในสำนักงานมีไว้เพื่อป้องกันไม่ให้พนักงานละเมิดความเป็นส่วนตัวของกันและกัน แต่ซอฟต์แวร์ธุรกิจก็สามารถนำมาใช้ในการกลั่นแกล้งหรือก่อกวนได้

การตรวจสอบ Microsoft 365

การอัปเกรด Microsoft 365 มาพร้อมกับแดชบอร์ดที่แสดงจำนวนรีวิวที่ดำเนินการโดยแต่ละรายการ ผู้ตรวจสอบ ไฮไลต์บัญชีและข้อความที่มีความเสี่ยงสูง และให้ภาพรวมของการละเมิดนโยบาย ตรวจพบ

นอกจากนี้ยังมีนโยบายที่พร้อมใช้งานทันทีเพื่อระบุภาษาและการล่วงละเมิดที่ไม่เหมาะสม ผู้ดูแลระบบสามารถสร้างนโยบายที่กำหนดเองโดยมีคำสำคัญหรือวลีเฉพาะที่จะตั้งค่าสถานะ ตลอดจนตั้งกฎเกณฑ์สำหรับข้อความที่ส่งหรือรับ

รายงานของ Microsoft จะแสดงเมื่อมีการตรวจพบและตั้งค่าสถานะข้อความที่ไม่เหมาะสม เจ้าของทีมจะได้รับการแจ้งเตือนในรูปแบบของอีเมลที่ขอให้ตรวจสอบ

การแจ้งเตือนจะแจ้งให้ผู้ใช้ทราบถึงเนื้อหาของข้อความ ใครเป็นผู้ส่ง และวันที่และเวลาที่ส่ง ทั้งหมดนี้สามารถตรวจสอบได้จาก “รายงานเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น” ที่เข้าถึงได้ผ่าน ความปลอดภัยของ Microsoft 365 และศูนย์การปฏิบัติตามกฎระเบียบ

ผลประโยชน์ทางธุรกิจ

Microsoft ประเมินว่าบริษัทหลายแห่งจะได้รับประโยชน์จากการอัปเกรดใหม่นี้ เนื่องจากจะปกป้องพนักงานและข้อมูลของบริษัทโดยทั่วไป

เวลาที่ใช้ในการตรวจสอบข้อความที่ไม่เหมาะสมจะลดลงอย่างมากจากวันเป็นชั่วโมง ซึ่งหมายความว่าผู้จัดการสามารถจัดการกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นได้ทันทีก่อนที่จะมีโอกาสบานปลาย

แม้ว่าการอัปเดตใหม่จะเป็นเรื่องที่น่าตื่นเต้นสำหรับบริษัทต่างๆ แต่ก็ยังไม่ชัดเจนว่า Microsoft จะจัดการลดเวลาในการสอบสวนด้วยส่วนต่างที่มีนัยสำคัญได้อย่างไร

บริษัทของคุณประสบปัญหาเกี่ยวกับการสื่อสารที่ไม่เหมาะสมหรือไม่? คุณรู้สึกอย่างไรเกี่ยวกับการอัปเกรดที่กำลังจะมีขึ้นใน Microsoft 365 แจ้งให้เราทราบจากส่วนความคิดเห็น