6 ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ดีที่สุดสำหรับพีซี [คู่มือ 2021]

eFileCabinet

eFileCabinet เป็นซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารชั้นนำในปัจจุบัน สร้างขึ้นเพื่ออำนวยความสะดวกในการจัดเก็บ การดึงข้อมูล และแบ่งปันไฟล์สำนักงาน อย่างไรก็ตาม ฟังก์ชันของซอฟต์แวร์มีมากกว่าการจัดการเอกสาร เนื่องจากมาพร้อมกับเครื่องมือบัญชีและการจัดการทรัพยากรบุคคล

eFileCabinet มีรูปแบบการสนับสนุนสองแบบ: รุ่นเดสก์ท็อป (เข้ากันได้กับ Windows 10) และรุ่นมือถือ ออกแบบมาเป็นพิเศษสำหรับ อุปกรณ์มือถือ.

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารนี้มีฟังก์ชันที่เรียกว่า “มุมมองแบบคลาวด์” ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถสำรองไฟล์ของตนบนคลาวด์ได้โดยตรงผ่านแพลตฟอร์มของซอฟต์แวร์ ด้วยวิธีนี้ ผู้ใช้สามารถดูและแยกไฟล์ได้อย่างง่ายดายผ่านอุปกรณ์ใดๆ โดยที่อุปกรณ์ดังกล่าวเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต

นอกจากนี้ eFileCabinet ยังปฏิบัติตามข้อกำหนดของอุตสาหกรรมที่จำเป็นทุกอย่าง รวมถึง SEC, HIPAA, FINRA และข้อกำหนดมาตรฐานอื่นๆ

นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์ยังทำงานได้ดีกับ SecureDrawer ซึ่งเป็นฟังก์ชันการแชร์ที่ไม่เหมือนใคร ซึ่งทำหน้าที่เป็นแพลตฟอร์มการแชร์ไฟล์แบบ end-to-end ระหว่างคุณและลูกค้าของคุณ สามารถรวมเข้ากับซอฟต์แวร์ของบริษัทอื่นได้อย่างลงตัว เช่น MS Outlook, ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ปลอดภัย, สแกนเนอร์, เครื่องพิมพ์ และอื่นๆ

ลาสเทล,. ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร eFileCabinet มีทั้งบริการออนไลน์และในองค์กร ซอฟต์แวร์นี้ให้ผู้ใช้ใหม่ทดลองใช้ฟรีสองสัปดาห์ หลังจากนั้นพวกเขาสามารถสมัครแผนแบบชำระเงินได้ในราคาเริ่มต้นที่ 15 ดอลลาร์

ดาวน์โหลด eFileCabinet

OpenKM

OpenKM คือหนึ่งในซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในตลาดอย่างไม่ต้องสงสัย เป็นซอฟต์แวร์การจัดการระดับองค์กรที่ใช้งานได้หลากหลาย ซึ่งสร้างขึ้นเพื่อดำเนินงานในสำนักงาน ตั้งแต่การจัดการเอกสารไปจนถึงการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ ไปจนถึงฟังก์ชันการดูแลระบบ

เครื่องมือนี้ได้รับการออกแบบมาเป็นพิเศษสำหรับคอมพิวเตอร์ Windows อย่างไรก็ตาม ยังสามารถเข้าถึงได้ผ่านโฮสต์ของระบบปฏิบัติการเดสก์ท็อปอื่นๆ เช่น Linux

โดยทั่วไป ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารจะโฮสต์ชุดโมดูลแบบไดนามิก ซึ่งเรียกใช้การดำเนินการจัดการทั้งหมดของซอฟต์แวร์ โมดูลเหล่านี้บางส่วน ได้แก่ การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ การเข้ารหัส (สำหรับการเข้ารหัสและถอดรหัสไฟล์) บาร์โค้ด, Mail Archiver และอื่นๆ

นอกจากนี้ การออกแบบที่ยืดหยุ่นของซอฟต์แวร์ยังช่วยให้สามารถผสานรวมกับเครื่องมือสำนักงานที่เกี่ยวข้องอย่าง AutoCAD, WordPress, Google ไดรฟ์, Microsoft Office และอื่นๆ นอกจากนี้ยังมีระบบตรวจสอบสิทธิ์แบบเสียบได้ ซึ่งสามารถเชื่อมต่อกับฐานข้อมูลภายนอกหรือเซิร์ฟเวอร์ เช่น SQL, Oracle, MySQL และอื่นๆ อีกไม่กี่ตัว

จากที่กล่าวมาข้างต้น ผู้ใช้จะได้รับโอกาสในการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพ ดังนั้นซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารนี้จึงถูกมองว่าเป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการมากกว่าตัวจัดการเอกสารทั่วไป

OpenKM เสนอแผนพื้นฐานสองแผนสำหรับผู้ใช้ใหม่: ชุมชน OpenKM และ OpenKM Professional. แผนแรกมีให้ฟรี (พร้อมฟีเจอร์ที่จำกัด) ในขณะที่แผนหลังพร้อมฟีเจอร์ที่ทรงพลังกว่าคือแผนแบบชำระเงินและเสนอโดยใบเสนอราคา (การกำหนดราคาเอง)

หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบซอฟต์แวร์และข้อกำหนดในการดาวน์โหลด ให้เข้าสู่ระบบที่เว็บไซต์ดาวน์โหลด OpenKM

ดาวน์โหลด OpenKM

แม่แบบ

แม่แบบ เป็นหนึ่งในซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ดีที่สุดในตลาดปัจจุบัน เป็นเครื่องมือยูทิลิตี้รอบด้าน ซึ่งออกแบบมาเพื่อจัดเก็บ เรียกค้น และแบ่งปันเอกสารสำนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ เป็นแพลตฟอร์มบนคลาวด์ที่รองรับระบบคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์มือถือทุกรูปแบบ

เพื่อความสะดวก ยังมีเวอร์ชันที่กำหนดไว้สำหรับเดสก์ท็อป (รวม Windows) และสมาร์ทโฟน (แอปมือถือ)

• อ่านเพิ่มเติม: 6 ซอฟต์แวร์ที่ยอดเยี่ยมสำหรับสร้างรูปแบบ PDF ที่แก้ไขได้

โดยพื้นฐานแล้ว Templafy อำนวยความสะดวกในการจัดเก็บไฟล์และการทำงานร่วมกันในทีมโดยขจัดกระบวนการทำงานแบบธรรมดาที่ไม่ปะติดปะต่อกันบนแพลตฟอร์มต่างๆ

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารช่วยเพิ่มความคล่องตัวให้กับเครื่องมือในที่ทำงานที่จำเป็นทั้งหมด โดยเฉพาะเครื่องมือสร้างเอกสาร เช่น MS Office บนแพลตฟอร์มเดียว จึงให้เวิร์กโฟลว์ที่เป็นหนึ่งเดียวแก่คุณ

นอกจากนี้ Templafy ยังโฮสต์อินเทอร์เฟซที่ใช้งานได้ดี ซึ่งทำให้เหมาะสำหรับงานที่มีเทคโนโลยีต่ำ สภาพแวดล้อม เนื่องจากสมาชิกในทีมทุกคนสามารถให้ข้อเสนอแนะ แชร์ไฟล์ และสร้างเอกสารกับ ความสะดวกสบายที่เหนือจินตนาการ

ทั้งหมดนี้ถูกส่งผ่านฟีดเดียวและผู้ดูแลระบบ (นายจ้าง) ตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าทุกความต้องการและเป็นไปตามมาตรฐานคุณภาพ

สุดท้าย เช่นเดียวกับเครื่องมือยูทิลิตี้ที่ทนทานที่สุด Templafy ไม่ได้มีราคาถูก อันที่จริงมันเป็นหนึ่งในซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่แพงที่สุดในตลาด มีให้ในราคาสมาชิกคงที่ที่ $355 ต่อเดือน อย่างไรก็ตาม มีช่วงทดลองใช้งานฟรีก่อนการสมัครสมาชิกเต็มรูปแบบ เยี่ยมชมเว็บไซต์อย่างเป็นทางการเพื่อรับข้อมูลเพิ่มเติม

ดาวน์โหลด แม่แบบ

SutiDMS

SutiDMSซึ่งเป็นผลิตภัณฑ์ของ SutiSoft เป็นหนึ่งในซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ครอบคลุมที่สุดในตลาด มีชุดเครื่องมือสำหรับจัดการและจัดระเบียบเอกสาร การแชร์ไฟล์, การเก็บบันทึกและ ปรับปรุงการทำงานร่วมกันเป็นทีม.

เป็นซอฟต์แวร์ออนไลน์บนเว็บที่ได้รับการสนับสนุนทั้งบนเดสก์ท็อปและอุปกรณ์มือถือ

นอกจากนี้ SutiDMS ยังมีชุดเครื่องมือมัลติฟังก์ชั่น ซึ่งรวมถึงแดชบอร์ดที่ปรับเปลี่ยนได้ ไลบรารีเอกสาร การบันทึกเอกสาร OCR การผสานการทำงานหลายอย่าง (ด้วย MS Outlook, Gmail และ Yahoo Mail), การรวมไฟล์, การเก็บถาวรและการเก็บรักษาเอกสาร, eSignature และฟอรัมต่างๆ คนอื่น ๆ

โดยพื้นฐานแล้วซอฟต์แวร์ทำหน้าที่เป็นที่เก็บข้อมูลขั้นสูงสุด ซึ่งคุณสามารถเก็บเอกสารทั้งหมดของคุณ และฟังก์ชันบนเว็บช่วยให้คุณเข้าถึงและเรียกเอกสารได้ตลอดเวลา

อย่างไรก็ตาม ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารนี้เสนอราคาสำหรับองค์กร ซึ่งให้บริการโดยเสนอราคา

มีแผนล่างสองแผน: the แผนพรีเมียม และ แผนมืออาชีพ. แผน Professional ได้รับการออกแบบมาสำหรับผู้ใช้สูงสุด 10 คน และมีให้บริการในราคา 18 ดอลลาร์ต่อผู้ใช้หนึ่งราย (ต่อเดือน) ในทางกลับกัน แผนพรีเมียมมีไว้สำหรับองค์กรขนาดกลางที่มีพนักงานน้อยกว่า 500 คน และมีให้บริการในราคา $20 ต่อผู้ใช้ (ต่อเดือน)

ดาวน์โหลด SutiDMS

FileHold

FileHold เป็นโซลูชันการจัดการเอกสารแบบครบวงจร ซึ่งประกอบด้วยชุดฟังก์ชันต่างๆ เพื่อให้ผู้ใช้มีพื้นที่จัดเก็บแบบรวมศูนย์และขั้นตอนการทำงานที่ง่ายขึ้น ซอฟต์แวร์นี้เป็นหนึ่งในซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารไม่กี่ตัว ซึ่งกำหนดขึ้นเป็นพิเศษสำหรับพีซี Windows 10 และ Windows รุ่นอื่นๆ (7/8/8.1) อย่างไรก็ตาม ยังสามารถเข้าถึงได้ผ่านทางเว็บเบราว์เซอร์บนคอมพิวเตอร์ Linux และ Mac

คุณสมบัติของซอฟต์แวร์ถูกจัดประเภทภายใต้ “มาตรฐาน”, “ทางเลือก”, “กำหนดเอง” และ “การสแกนเอกสารและการสร้างภาพ” คุณลักษณะบางอย่างเหล่านี้รวมถึงการดักจับข้อมูลเมตา (การติดแท็กเอกสาร), ปฏิทิน, แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์, ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์, OCR (ฝั่งเซิร์ฟเวอร์), การกรอกอัตโนมัติ, การดักจับ SmartSoft และอื่นๆ

นอกจากนี้ FileHold ยังโฮสต์ความสามารถในการผสานรวมกับชุดซอฟต์แวร์ของบริษัทอื่น เช่น MS Office, MS Active Directory, MS SharePoint และอื่นๆ ทั้งหมดนี้อำนวยความสะดวกในการจัดเก็บ เรียกและแชร์ไฟล์ รวมถึงการประสานงานเวิร์กโฟลว์

สุดท้าย FileHold เสนอแผนราคาพื้นฐานสองแผน FileHold Express และ FileHold Enterprise แผน Express ออกแบบมาสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่มีพนักงานน้อยกว่า 20 คน ในขณะที่แผน Enterprise เหมาะสำหรับองค์กรขนาดใหญ่หรือทีมที่มีสมาชิกมากกว่า 20 คน

อัตราการสมัครสมาชิกของทั้งสองแผนมีให้โดยใบเสนอราคาเท่านั้น คุณสามารถส่งอีเมลไปยังทีมขายของ FileHold เพื่อรับใบเสนอราคาสำหรับธุรกิจของคุณ

ดาวน์โหลด FileHold

M-Files

M-Files เป็นหนึ่งในซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ดีที่สุดในปัจจุบัน มีความสำคัญมากที่สุดสำหรับฟังก์ชัน "การวิเคราะห์ความซ้ำซ้อน" ซึ่งได้รับการออกแบบมาเพื่อปกป้องผู้ใช้จากการทำซ้ำเอกสาร มันเป็น DMS บนคลาวด์ ดังนั้นจึงได้รับการสนับสนุนทั้งบนเดสก์ท็อปและแพลตฟอร์มมือถือ

นอกจากนี้ยังมีเวอร์ชันเดสก์ท็อปที่กำหนด (สำหรับ Windows 10/8.1/8/7) ตลอดจนแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่บางรุ่น

นอกจากนั้น ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารสำหรับ Windows 10 นี้ยังโฮสต์พื้นที่จัดเก็บที่มีการจัดระเบียบ ซึ่งเอกสารจะได้รับการจัดระเบียบและบันทึกอย่างเหมาะสม วิเคราะห์การค้นหาเอกสารโดย ชื่อไฟล์ที่สัมพันธ์กัน พร้อมตัวชี้วัดอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น วันที่และโครงการ ด้วยเหตุนี้ ซอฟต์แวร์จึงสามารถกำจัดรายการที่ซ้ำกันได้อย่างง่ายดาย

นอกจากนี้ แพลตฟอร์มแบบรวมศูนย์ยังอำนวยความสะดวกในประสิทธิภาพของสถานที่ทำงานด้วยการปรับปรุงงานที่ได้รับมอบหมาย (จากนายจ้างถึงพนักงาน) และการดำเนินการและการส่งมอบงาน (จากพนักงานถึงนายจ้าง) ผลลัพธ์ที่ได้คือผลผลิตที่ดีขึ้น

นอกจากนี้ M-Files ยังเป็น DMS ที่ยืดหยุ่น ซึ่งสามารถรวมเข้ากับเครื่องมือต่างๆ เช่น MS Office และเครื่องมือ CRM อย่าง Salesforce ได้อย่างง่ายดาย ทำให้เหมาะสำหรับธุรกิจแทบทุกประเภท นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกการปรับใช้พื้นฐานสามตัวเลือก ได้แก่ ในสถานที่ ระบบคลาวด์ และไฮบริด (รวมกัน)

M-Files ให้ผู้ใช้ใหม่ทดลองใช้งานฟรีหนึ่งเดือน หลังจากนั้นพวกเขาสามารถอัปเกรดเป็นแผนองค์กรได้อย่างง่ายดาย ซึ่งเสนอให้โดยเสนอราคา

ดาวน์โหลด M-Files

บทสรุป

ปัจจุบันมีการใช้เอกสารกระดาษลดลงทั่วโลก มีหลายองค์กร โรงเรียน และ สถาบันของรัฐเลือกความสะดวกในการจัดเก็บแบบไร้กระดาษมากกว่าความยุ่งยากของไฟล์กระดาษและ โฟลเดอร์

ดังนั้นจึงมีความต้องการซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ได้มาตรฐานและทนทานอย่างต่อเนื่อง สำหรับความต้องการนี้ เราได้รวบรวมซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ดีที่สุดในตลาด เพื่ออำนวยความสะดวกในการตัดสินใจของคุณ ว่า DMS ใดที่จะใช้สำหรับธุรกิจของคุณ