Förbi Nimisha V S
Jämför och kombinera är två mycket användbara funktioner i Microsoft Word men används sällan av de flesta av oss på grund av att vi inte känner till dessa funktioner. Med dessa funktioner kan vi jämföra två dokument och hitta skillnaden mellan dem. Så låt oss först se några situationer i våra dagliga verk där vi hittar deras användning.
I vissa fall kan vi ha olika versioner av samma dokument. Vi kan behöva jämföra dessa olika versioner för att se förändringarna mellan dem. Eller så kan vi behöva kombinera dem för att skapa en slutlig kopia av dokumentet. Med hjälp av jämförelsefunktionen kan vi undersöka de ändringar som gjorts på varje rad även inklusive en förändring av vitt utrymme. Även en annan tillämpning av dessa funktioner finns i vår CV-förberedelse. Vi kan vanligtvis ha mer än ett exemplar av återuppta förberedda för olika ändamål eller modifierade över tiden. Ibland om du vill jämföra eller kombinera två exemplar för att skapa ett uppdaterat CV kan funktionen jämför och kombinera vara till stor nytta.
Vid första anblicken kan det tyckas att dessa två funktioner är desamma. Men de har olika funktioner. Kombinera-funktionen låter oss faktiskt hitta vem som gjorde vilka ändringar i ett dokument förutom att bara markera ändringarna. Men jämförelsesfunktionen jämför bara innehållsskillnaderna mellan två dokument.
Låt oss nu se hur vi kan använda dessa funktioner.
Jämföra dokument i Word
1. Öppna Word så hittar du Jämföra alternativ under fliken granskning. Klicka på Jämföra.
2.Välj nu från menyn Jämföra möjlighet att jämföra två dokument.
3. Nu visas dialogrutan Jämför dokument. Vi måste välja de två dokument som ska jämföras. Välj ett originaldokument och ett reviderat dokument. Under jämförelsesinställningarna har vi olika alternativ som kan kontrolleras enligt våra preferenser. Ändringarna kan jämföras på ordnivå eller teckennivå. Det är bättre att välja alternativet att visa ändringarna i ett nytt dokument för att undvika att röra med originaldokumenten.
4. När vi klickar på OK får vi ett nytt dokument som kommer att ha skillnaderna markerade. I sidofältet kan vi se antalet infogningar, raderingar, flyttningar och formateringsändringar. Varje ändring kommer att markeras och förklaras väl. I det nya dokumentet raderas text ut, röd understruken text läggs till och grön text flyttas.
5. Som standard har vi valt den ursprungliga kopian av dokumentet och visas i den högra panelen. Vi kan bläddra ner i originaldokumentet i den högra panelen och det nya dokumentet med de markerade ändringarna kommer att rulla längs därefter. Men vi har ett annat alternativ att dölja originaldokumentet. Vi kan välja det här alternativet från granskningsfliken. Gå till alternativet Jämför i granskningsfliken -> Visa källdokument-> välj alternativet Dölj källedokument.
6. Välj nu alternativet Ballonger på fliken Spårning och klicka på Visa versioner i ballonger.
Nu i den högra panelen kan vi se versionerna i dokumentet markerat i detalj i anmälningsformuläret för ballong. Detta ger en enklare genomgång av ändringar i dokumenten.
7.Om du vill ha en slutlig kopia av dokumentet från originalet och de reviderade kopiorna kan du göra det enkelt genom att redigera det nya dokumentet med alla ändringar markerade. Vid varje ändring, högerklicka bara på raden och välj om du vill acceptera eller avvisa ändringen. Således kan vi lägga till de ändringar vi vill ha och kassera de ändringar som inte krävs för att skapa en slutlig kopia av dokumentet.
Kombinera dokument i Word
Kombinera funktionen fungerar liknande att jämföra. Vi har redan sett skillnaden i deras funktioner. Kombinera kan användas för att slå samman två versioner av ett dokument för att skapa en slutlig kopia av dokumentet. När vi använder kombinera för att generera ett nytt dokument blir alla ändringar i det reviderade dokumentet spårade ändringar som identifierats av författarna som gjorde ändringarna.
Låt oss nu se hur man använder kombinationsfunktionen:
1. På jämförelsefliken väljer du Jämför alternativ och klickar på Kombinera.
2. Välj dialogrutan Kombinera originalet och den reviderade kopian av de dokument som ska kombineras. Justera inställningarna efter dina preferenser och klicka på OK.
Efter detta får du samma layout som tidigare i jämförelsealternativet. Du kan se ändringarna, högerklicka på dem och välja om du vill acceptera eller avvisa ändringen. Således kan det reviderade nya dokumentet genereras.
Hoppas du har en tydlig uppfattning om jämförelse- och kombinationsfunktionerna. Använd dessa användbara funktioner för att göra dina arbeten enklare och spara tid.
