Hur accepterar eller avvisar jag möten automatiskt i Outlook?

Ta full kontroll över dina Outlook-möten

Om du ofta måste acceptera eller tacka nej till mötesinbjudningar men inte gillar att göra det manuellt, kan du ställa in att de ska accepteras eller avvisas automatiskt.

Detta hjälper dig att skapa ett mötesschema utan konflikter och minimera distraktioner så att du kan fokusera på det som är viktigt.

I den här guiden kommer vi att utforska detaljerade steg för att automatiskt acceptera eller avvisa inkommande mötesförfrågningar på Outlook så att ett snabbt svar skickas till mötesarrangören.

Hur accepterar jag automatiskt ett möte utan att skicka svar i Outlook?

1. tryck på Windows Nyckeltyp syn och klicka Öppen.
2. I Outlooks huvudfönster, gå till Fil flik.
3. Välj alternativ att öppna Outlook-alternativ.
instagram story viewer
4. Gå till Kalender från den vänstra rutan, lokalisera Automatiskt acceptera eller avslå, klicka sedan på Auto Acceptera/Avvisa knapp.
5. På Acceptera eller avvisa automatiskt fönster, för att acceptera ett möte, placera en bock bredvid Acceptera mötesförfrågningar automatiskt och ta bort inställda möten och klicka OK.
6. Nästa, på Outlook-alternativ fönster, Kalender ruta, lokalisera Kalenderalternativ och välj Acceptera för Använd det här svaret när du föreslår en ny mötestid alternativ.
7. Klick OK och starta om Outlook för att spara ändringarna.

Om du använder Outlook 2010 eller en äldre version, leta efter Resursplanering alternativ istället för Automatiskt acceptera eller avvisa. Klicka på Resursplanering knappen för att hämta Fönstret Automatiskt Acceptera eller Avvisaoch ändra inställningarna för mötesförfrågan i Outlook.

Hur accepterar jag automatiskt möten med ett svar i Outlook?

1. Genom att sätta en regel

1. Lansera Syn och gå till Hem flik.
2. Klick Regler, välj sedan Hantera regler och varningar från rullgardinsmenyn.
3. Klick Ny regel.
4. På Regelguiden dialogrutan, välj Tillämpa regeln på meddelanden jag tar emot och klicka Nästa.
5. Välj på nästa sida vilket är en mötesinbjudan eller uppdatering och klicka Nästa.
6. Från Steg 1 rutan, välj svara med hjälp av en specifik mall, gå sedan till Steg 2 rutan och klicka på specifik mall hyperlänk.
7. På Välj en svarsmall fönster, för Titta in, välj Standardmall eller Användarmallar i filsystemet; du ser mötessvarsmallen i rutan nedan. Om det finns flera alternativ, välj ett och klicka Öppen.
8. Klick Nästa, Klicka sedan Nästa.
9. Namnge nu regeln om du vill och klicka Avsluta.

Du kan också välja Skapa denna regel på alla konton för att automatiskt acceptera mötesinbjudan på alla dina e-postadresser i Outlook.

2. Genom att köra ett VBA-skript

Först måste du spara skriptet i VBA; för det, följ dessa steg:

1. Tryck på i Outlook-fönstret Alt + F11 att öppna Visual Basic Application (VBA) för Outlook.
2. Gå till Föra in, välj sedan Modul.
3. När den nya modulen öppnas, kopiera och klistra in följande skript för att automatiskt acceptera mötesinbjudningarna i Outlook och tryck Ctrl + S för att spara det:

Sub AutoAcceptMeetingRequests() Dim objNamespace As Outlook.NameSpace Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder Dim objItem As Object Dim objMeetingRequest As Outlook.MeetingItem ' Set up Outlook objects Set objNamespace = Application.GetNamespace("MAPI") Set objFolder = objNamespace.GetDefaultFolder(olFolderInbox) ' Loop through inbox items For Each objItem In objFolder.Items If objItem.Class = olMeetingRequest Then Set objMeetingRequest = objItem objMeetingRequest.GetAssociatedAppointment(True).Respond olMeetingAccepted, True ' olMeetingAccepted for acceptance, True to send no response End If Next objItem ' Clean up objects Set objMeetingRequest = Nothing Set objItem = Nothing Set objFolder = Nothing Set objNamespace = Nothing. End Sub. 

När du har skriptet i VBA måste du köra det; följ dessa steg för att göra det:

1. Gå till Outlook-fönstret och gå till Utvecklare flik.
2. Välj Makron, och från rullgardinsmenyn väljer du de makron du skapade för att köra den.

Innan du använder VBA-skript på Outlook, skapa en säkerhetskopia av dina data och konfigurationsinställningar och testa alltid skriptet i liten skala innan du kör det för hela brevlådan.

Att automatiskt svara på mötesinbjudningar i Outlook sparar tid. Det är ett problemfritt sätt att informera mötesarrangören om din närvaro. Dock alltid kontrollera mötesförfrågan för att känna till dina meddeltagare för att säkerställa att du är i linje med deltagarna på mötesagendan.

Läs mer om detta ämne

• Hur man rapporterar nätfiske-e-postmeddelanden i Outlook
• Hur man snabbt ändrar standardwebbläsaren i Outlook
• Hur du migrerar dina e-postmeddelanden från Hotmail till Outlook
• 4 sätt att dela en kontaktgrupp eller distributionslista i Outlook
• Hur man öppnar flera Outlook-fönster på Windows 11

Hur avvisar jag automatiskt möten i Outlook?

1. Använd Outlook-alternativ för att tacka nej till alla mötesinbjudningar

1. Starta Outlook och gå till Fil flik.
2. Välj alternativ att öppna Outlook-alternativ.
3. Gå till Kalender, lokalisera Automatiskt acceptera eller avvisa & Klicka på Auto Acceptera/Avvisa knapp.
4. Välj Avvisa automatiskt mötesförfrågningar som står i konflikt med ett befintligt möte eller möte för att avvisa ett möte.
5. Välj sedan Nedgång för Använd det här svaret när du föreslår en ny mötestid under Kalenderalternativ och klicka på OK.
6. Starta om Outlook för att spara ändringarna.

2. Ange en regel för att neka mötesinbjudningar från en specifik e-postadress

Först måste du skapa ett svar och spara mallen för att avvisa mötet; för det, följ dessa steg:

1. Gå till i Outlooks huvudfönster Kalender och välj Nytt möte.
2. I den Möte fönster, skriv in texten i brödtexten du vill skicka för att tacka nej till en mötesinbjudan och gå till Fil flik.
3. Klicka nu Spara som.
4. På Spara som fönster, för Spara som typ, Välj Outlook-mall (.oft), och för filnamnet, ange ett namn och klicka Spara.

Nu när du har en anpassad mall, låt oss skapa en regel för att avvisa mötet.

1. Starta Outlook och gå till Hem flik.
2. Klick Regler, sedan Välj Hantera regler och varningar från rullgardinsmenyn.
3. På Regler och varningar fönster, välj Ny regel.
4. På Regelguiden dialogrutan, välj Tillämpa regeln på meddelanden jag tar emot och klicka Nästa.
5. Från Steg 1 rutan, välj från människor eller offentlig grupp alternativ och flytta sedan till Steg 2, och klicka folket eller den offentliga gruppen hyperlänk.
6. Det kommer att öppna Regeladress fönster; välj det användarnamn vars mötesinbjudan du vill avvisa, klicka Från, och då OK.
7. Välj nu vilket är en mötesinbjudan eller uppdatering och klicka Nästa.
8. På nästa sida väljer du svara med hjälp av en specifik mall alternativ från Steg 1 låda och i Steg 2, Klicka på specifik mall hyperlänk.
9. På Välj en svarsmall fönster, för Titta in, välj Användarmallar i filsystemet; du ser mötessvarsmallen i rutan nedan. Välj den du skapade och klicka Öppen.
10. Klick Nästa, Klicka sedan Nästa.
11. Namnge nu regeln och klicka Avsluta.

Välj Skapa denna regel på alla konton om du vill svara automatiskt på mötesförfrågningar på den andra e-posten konton.

3. Använd ett VBA-skript för att avvisa flera mötesinbjudningar

Först måste du lägga till och spara skriptet till VBA, så här kan du göra det:

1. Starta Outlook och tryck på i huvudfönstret Alt + F11 för att öppna VBA.
2. Gå till Föra in, och klicka Modul.
3. Kopiera & klistra in följande skript för att ta bort mötesförfrågan i modulen och tryck Ctrl + S för att spara det:

Function GetCurrentItem() As Object Dim objApp As Outlook.Application Set objApp = Application On Error Resume Next Select Case TypeName(objApp.ActiveWindow) Case "Explorer" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveExplorer.Selection.Item(1) Case "Inspector" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveInspector.CurrentItem End Select Set objApp = Nothing. End Function Sub Decline_Meeting() Dim oAppt As AppointmentItem Dim cAppt As AppointmentItem Dim num_declines As Integer Dim oResponse Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oAppt = Application.CreateItem(olAppointmentItem) num_declines = InputBox(Prompt:="How many declines?", Title:="Decline It") If num_declines < 0 Then MsgBox "Nope." ElseIf num_declines > 40 Then MsgBox "Too far. Be nice." Else While num_declines > 0 Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oResponse = cAppt.Respond(olMeetingDeclined, True) oResponse.Send num_declines = num_declines - 1 Wend End If Set cAppt = Nothing Set oAppt = Nothing. End Sub. 

Nu när du har sparat skriptet, stäng VBA-fönstret. Följ dessa steg för att köra skriptet:

1. I Outlook-fönstret väljer du de mötesinbjudningar som du vill tacka nej till och trycker sedan på Alt + F8.
2. Du kommer att få Makron fönstret, välj Decline_Requests modul och klicka Springa.
3. I nästa fönster anger du antalet avslag och klickar OK. Här anger du antalet mötesförfrågningar du har valt.

Om du inte är tillgänglig vid samma tidpunkt kommer skriptet automatiskt att avvisa mötet men tar inte bort e-postmeddelandet från Outlook, så du kan vidarebefordra mötesinbjudan till någon att delta i det för din räkning.

För att undvika fram och tillbaka e-postmeddelanden om möteslogistiken kan du också använd hemlig kopia för att lägga till personen i mötet.

Att automatisera svaret på en mötesinbjudan kan öka din schemaläggningseffektivitet genom att låta dig veta vilka tidsluckor som är lediga, vilket effektiviserar ditt arbetsflöde.

Berätta för oss hur autosvar på mötesförfrågan har hjälpt dig i kommentarsfältet nedan.