Hur man skapar, lägger till och anpassar prioriterade fält i Outlook

Lägg till en kolumn med alternativet Fältväljare

För att avgöra hur brådskande en tilldelad uppgift är i Outlook kan du använda de inbyggda prioritetsnivåerna (Hög, Normal och Låg), färgetiketter, förfallodatum och statusfältet.

Men om du vill lägga till fler detaljer måste du skapa ett anpassat prioritetsfält i Outlook, vilket kräver några extra steg.

I den här omfattande guiden kommer vi att förklara steg-för-steg-instruktionerna för att skapa och lägga till anpassade prioriteringar, tillsammans med stegen för hur du anpassar prioriteringar i Outlook.

Vad är prioriterade fält i Outlook?

I Outlook visar prioritetsfältet nivån av betydelse som tilldelas en uppgift, e-post eller andra objekt, vilket indikerar om du kan fördröja uppgiften eller bör hantera den omedelbart.

Att lägga till taggar, inklusive relevant information i ämnesfältet för en uppgift, hjälper dig ytterligare att sortera att göra-listan och hjälpa dig att ta hand om de högprioriterade objekten först.

Standardprioritetsinställningarna har tre alternativ, Hög, Medium, och Låg, vilket inte alltid är tillräckligt, särskilt när du arbetar i ett team där medlemmarna kan ha olika tolkningar av prioriteringar.

Att anpassa prioritetsfältet kan också hjälpa dig att anpassa Outlook-uppgiftshanteringen och därigenom anpassa arbetsflödet.

För ytterligare anpassning kan du anpassa Outlook Snabbåtkomst verktygsfält så att du kan komma åt alla ofta använda alternativ precis framför dig, vilket gör det enklare än någonsin att använda appen.

Hur skapar jag ett anpassat fält i Outlook?

1. Skapa ett anpassat fält

1. tryck på Windows Nyckeltyp syn, och klicka Öppen.
2. Gå till navigeringsfältet och välj Uppgifter mapp. I det nya fönstret kommer du att se den tilldelade uppgiften listad i den högra rutan.
3. Högerklicka sedan på kolumnrubriken för att få snabbmenyn och välj Fältväljare.
4. På Fältväljare dialogrutan, klicka Ny.
5. På Ny kolumn fönster, skriv in det namn du vill tilldela kolumnen. För Typ och Formatera, Text väljs som standard, men du kan ändra fälttypen enligt kolumnnamnet eller syftet. När du har angett alla detaljer, klicka OK.
6. När kolumnen visas i Fältväljare fönstret, dra och släpp det till kolumnrubriken för att lägga till det.

Du kan skapa så många kolumner du vill för att effektivisera uppgiftslistan ytterligare, men om du lägger till för många kommer saker och ting att bli komplicerade.

Läs mer om detta ämne

• Hur man skapar en PST-fil i Outlook
• Hur man skapar en enhetlig inkorgsvy i Outlook

2. Aktivera Tillåt redigering i cellen för att definiera prioriteten

NOTERA

Till skillnad från mappen Inkorg har mappen Uppgifter redan Tillåt redigering i cellen funktion aktiverad; men om du inte kan skriva in, följ stegen för att aktivera det.

1. I den Uppgifter mapp, gå till Se fliken och från Nuvarande åsikt rubrik, välj Visa inställningar.
2. På Avancerade vyinställningar fönstret, välj Andra inställningar knapp.
3. Därefter, lokalisera Kolumnrubriker och rader, placera en bock bredvid Tillåt redigering i cellen, Klicka sedan OK.
4. I uppgiftslistan letar du upp den nya kolumnen du lagt till och lägg till numret eller texten som definierar vikten av en enskild uppgift.

Om du vill prioritera dina e-postmeddelanden från en avsändare och se till att alla levereras till din inkorg måste du veta hur du vitlista ett e-postmeddelande i Outlook.

Hur kan jag använda anpassade prioritetsfält?

Att lägga till anpassade prioritetsfält kan hjälpa dig att anpassa uppgifterna efter dina preferenser, förbättra produktiviteten och öka tydlighet och effektivitet.

Här är några sätt som kan hjälpa dig att förstå hur det är användbart:

• Tidskänsliga projekt eller uppgifter – Om några av uppgifterna som nämns i din lista närmar sig sitt förfallodatum kan du använda de anpassade prioritetsfälten för att tilldela dem högprioritetsnivåer.
• Kontextrelaterad prioritet – För olika uppgiftssammanhang, såsom värdefulla kunder och deadlines, kan du lägga till ett prioriterat fält för att hantera uppgiften därefter.
• Risk – Lägg till ett riskprioritetsfält för att visa de sannolika riskerna som är förknippade med den tilldelade uppgiften.
• Uppföljning – Ett prioriteringsfält för uppföljning kan markera den uppgift som behöver följas upp; du kan märka uppgiften som Uppföljning-Hög.
• Teamsamarbete – Använd den för att informera om uppgiftens betydelse inom ditt team för att öka kommunikationen och effektiviteten.

Vilka är de bästa metoderna att följa för anpassade prioritetsfält i Outlook?

För bättre Outlook-uppgiftshantering måste du först förstå sammanhanget för uppgifterna i ett projekt och sedan lägga till ett lämpligt anpassat prioritetsfält.

Dessutom, för att använda funktionen effektivt, här är några tips du måste tänka på:

• Relevans – När du väljer ett kolumnnamn, typ och format måste du ha uppgifterna i åtanke, eftersom en relevant etikett kan hjälpa dig att snabbt bedöma uppgiftens betydelse.
• Arbetsflöde – Att anpassa prioriterade fält bör vara meningsfullt för dig och anpassas till ditt arbetsflöde.
• Sortering efter siffror – Att använda siffror som fälttyper kan hjälpa dig att nämna uppgiftens prioritet i stigande eller fallande ordning, vilket hjälper dig att bedöma brådskande nivå.
• Granska uppgiftsprioritet – Du måste kontrollera de anpassade prioriteringarna regelbundet för att kontrollera om den uppfyller dina nuvarande krav.
• Använd inte samma tillvägagångssätt – Att hantera uppgifter är subjektivt för en person och uppgift för handen; därför måste du välja de anpassade prioritetsfält som passar dina behov och den tilldelade uppgiften.
• Förenkla – Lägg inte till för många av dem, eftersom det kan förvirra dig och motverka syftet att ge klarhet.

Hur ställer jag in anpassad prioritet i Outlook-uppgifter?

Du kan högerklicka på kolumnrubriken i uppgiftslistan, välj Fältväljare, lägg till en ny kolumn, namnge den och definiera fälttyperna därefter.

När den har skapats kan du dra och släppa kolumnen till uppgiftslistan för att lägga till den i kolumnrubriken. Därefter kan du nämna prioritet enligt brådska eller andra preferenser.

Så det här är hur du kan skapa ett anpassat prioritetsfält i Outlook för att märka uppgifterna enligt sammanhanget, tidskänsligheten, risken och mer.

Om du hittar Outlook-indexeringen är långsam och vill fixa det, föreslår vi att du kollar in den här guiden för att påskynda indexeringen i Outlook på Windows 11.

Ge oss gärna all information, tips och din erfarenhet av ämnet i kommentarsfältet nedan.