Hitta dina e-postmeddelanden snabbare med sökmapparna i Outlook
- Om du letar efter ett flexibelt sätt att lagra och organisera meddelanden i din e-post kan du skapa och använda sökmappar i Outlook.
- Outlook-sökning är ett kraftfullt verktyg och det är lätt att gå vilse i djupet av dess funktionalitet, från standardsökningar till anpassade sökningar.
- Den här artikeln kommer att dela hur du förfinar din sökning i Outlook med hjälp av sökmappar.
Du vet hur CTRL + F combo gör den perfekta sökfunktionen i dokument? Föreställ dig nu samma sak i Outlook. Att söka i mappar är ganska användbart i Outlook, men inte många känner igen det existerar eller hur man ställer in det.
Vi vet hur viktigt det är och hur det kan förbättra din e-postproduktivitet, så här är hur du går tillväga.
Varför kan jag inte söka i mina Outlook-mappar?
Om du har fått ett viktigt mejl och sedan har flyttat runt saker i ditt mejl kan det vara svårt att knäcka vilken mapp den finns i.
Du måste göra en sökning i dina mappar för att hitta den. Men vad händer när din sökfunktion inte fungerar i dina Outlook-mappar?
Vad kan orsaken vara? Nedan undersöker vi några möjliga orsaker:
- Felaktig/inaktiverad indexering – Indexering tilldelar dina Outlook-mappar en viss ordning så att sökfrågan kan ge resultat snabbt. Om det inte är aktiverat kan sökresultaten inte genereras.
- Föråldrad Outlook-app – Om Outlook-sökningen fungerar inte, kanske du kör en föråldrad version av programmet.
- Korrupt sökindex – Sökindexet innehåller en databas med dina Outlook-mappar och blir mer skrymmande med fler e-postmeddelanden. Med tiden kan det bli korrupt och sluta fungera helt.
- Fel konfiguration – Om du inte har konfigurerat din Outlook-e-post för att söka efter mappar eller ställa in några sökfilter, finns det inget sätt att dina sökresultat kommer att vara avgörande.
- Korrupt applikation – Det är också möjligt att din Outlook-applikation blir korrupt. Detta kan bero på korrupta registerposter eller en invasion av skadlig programvara.
Nu när du är medveten om varför sökning i dina e-postmappar ibland kan misslyckas, så här organiserar du dina e-postmeddelanden i mappar med dessa snabba steg.
Hur kan jag söka i en mapp efter namn i Outlook?
1. Standard sökmapp
- Starta din Outlook-app.
- Klicka på Fil menyn och välj sedan alternativ.
- I den Outlook-alternativ dialogrutan, klicka på Sök.
- Under Resultat, välj din nuvarande mapp eller alla postlådor om du har flera e-postprofiler och klicka sedan OK.
Outlook har en inbyggd sökmapp som är förkonfigurerad åt dig. Det enda problemet med dessa fördefinierade alternativ är att de kan tvinga dig att söka i mappar du inte är intresserad av, vilket tar mycket av din tid.
Detta gäller särskilt om du får många e-postmeddelanden, eller en mappen har försvunnit från din Outlook post. Dessutom, om du inte kan hitta ett e-postmeddelande i mappens plats i Outlook, det kommer att bli en tråkig process.
Ett mer strukturerat sätt att söka efter e-post är att skapa en anpassad mapp. Du kan skapa en separat mapp för varje sökfråga och så många mappar du vill, var och en med olika sökalternativ.
2. Skapa en anpassad sökmapp
- Starta din Outlook-app.
- Klicka på Post ikonen i det nedre vänstra hörnet.
- Navigera till Mapp fliken i toppmenyn, välj Ny sökmapp.
- I den Ny sökmapp dialogrutan som öppnas, välj Skapa en anpassad sökmapp, skapa ett namn för din sökmapp och klicka OK.
- Klicka på Välja under Anpassa sökmapp för att ange sökkriterier.
- I den Dialogrutan Sökmappskriterier, navigera till varje flik, välj de relevanta objekten du vill ställa in villkor för och tryck sedan på OK.
- För att söka, gå tillbaka till dina Outlook-sökmappar och välj den du skapade.
- Hur man håller Outlooks kalendrar valda
- Hur man döljer slutförda uppgifter i Outlook
- Hur man hittar en mapp som jag av misstag flyttade i Outlook
Ibland kanske du letar efter en specifik typ av e-post eller individuellt meddelande. Och även om den förinställda sökmappen fortfarande kan visa dessa sökfrågor, kan de vara tidskrävande.
Det är därför du behöver anpassade sökmappar i Outlook för att begränsa dina sökresultat till en specifik e-postmapp. Om du till exempel vill hitta alla e-postmeddelanden från en specifik person, skapar du en sökmapp för dem och filtrerar dina meddelanden efter den e-postmappen.
Du kommer att kunna samla meddelanden som matchar vissa sökmappkriterier på en enda plats. Dessutom, när du är klar kan du alltid ta bort de virtuella mapparna genom att högerklicka på sökmappar och bli av med dem.
Så det är hur man använder sökmappar i Outlook. Förhoppningsvis hjälper de dig att organisera din tid och ditt olästa meddelande på ett sätt som fungerar bäst för dig.
Från vår egen forskning kan dessa typer av mappar vara effektivare än sökfältet i Outlook. Oavsett om du använder den inbyggda eller anpassade sökmappen kan du spara tid på att söka efter e-postmeddelanden. Det är det perfekta verktyget för att hålla koll på din inkorg.
Om Outlook inte är din kopp te har vi en expertrekommendationslista med andra e-postklienter för att öka din produktivitet.
Som alltid, om du har några frågor eller förslag till den här artikeln, vänligen lämna en kommentar nedan.
