Så här skapar och använder du kategorier i Outlook: Öka din produktivitet

Lär dig hur du bäst kan använda Outlook-kategorier till din fördel

Det här är en omfattande guide om hur du skapar och använder kategorier i Microsoft Outlook. Vi har förklarat alla detaljer som hjälper dig att förstå fördelarna med att använda kategorier och steg-för-steg-instruktioner om hur du skapar, byter namn och tar bort kategorier.

Förutom detta kommer du också att lära dig hur du tilldelar kategorier till e-postmeddelanden, möten, kontakter och uppgifter. Artikeln kommer också att ge tips om hur man sorterar och filtrerar meddelanden som standardkategori.

I den här artikeln

• Vad är Outlook-kategorier?
• Varför kan jag inte använda kategorier i Outlook?
• Hur skapar och använder man Outlook-kategorier?
• 1. Skapa Outlook-kategorier
• 1.1 Desktop-klient
• 1.2 Webbapp
• 2. Byt namn på Outlook-kategorier
• 2.1 Desktop-app
• 2.2 Webbklient
• 3. Ta bort Outlook-kategorier
instagram story viewer
• 3.1 Skrivbordsapp
• 3.2 Webbklient
• 4. Använd Outlook-kategorier
• 4.1 Tilldela Outlook-kategorier till din e-post
• 4.2 Lägg till en kategori till din kalenderhändelse
• Hur man sorterar och filtrerar meddelanden efter kategori?

Vad är Outlook-kategorier?

Många människor är förvirrade mellan vad som är en Outlook-kategori och vad som är en Outlook-mapp. Även om de vet att det finns flera sätt att anpassa Outlook och själva appen ger olika sätt att sortera meddelanden, söka i mappar, sortera mappar och mycket mer.

Det finns dock alltid viss förvirring mellan Outlook-kategorier och mappar. Outlook-mappar låter dig organisera din inkorg och lagra meddelanden.

När du flyttar meddelanden till dina mappar flyttar du dem från inkorgen till dessa mappar. Allt du behöver göra för att hitta meddelandena är att gå in i kategorimappen och söka i den.

Å andra sidan är Outlook-kategorier ett sätt att visualisera och ändra färgkoden på meddelandena i din inkorg.

När du tilldelar en kategori till ett meddelande lämnar det inte inkorgen, istället tilldelas de en kategorifärg. Med hjälp av färgkategorin kan du enkelt ta reda på meddelandet du letar efter från kategorilistan.

Varför kan jag inte använda kategorier i Outlook?

Många användare har rapporterat att de inte kan använda kategorier i Outlook. En av huvudorsakerna till att kategoriknappen inte är tillgänglig för IMAP-konton är att de inte synkroniseras tillbaka till servern.

Dessutom kommer du inte att kunna tilldela en färgkategori till IMAP-konton eftersom Outlook 2016 har en begränsning av färgkategorifunktionen. För att fixa detta måste du ändra IMAP-kontot till ett POP3-konto.

Hur skapar och använder man Outlook-kategorier?

1. Skapa Outlook-kategorier

1.1 Desktop-klient

1. Starta Outlook-skrivbordsappen.
2. I den Taggar avsnitt klicka Kategorisera.
3. Välj i rullgardinsmenyn Alla kategorier.
4. Slå Ny knappen i Färgkategorier låda.
5. I den Lägg till ny kategori namnge din kategori genom att skriva den i textfältet.
6. Välj en anpassad färg från Färg rullgardinsmenyn.
7. Använda Snabbtangent, lägg till en genvägsknapp för din kategori.
8. Klick OK att stänga Lägg till ny kategori rutan och klicka igen OK för att spara dina inställningar.

1.2 Webbapp

1. Besök tjänstemannen Outlook inloggningssida.
2. Klicka på inställningar.
3. Välj Allmän och då Kategorier.
4. Tryck + Skapa kategori högst upp i kategorilistan.
5. Namnge kategorin, välj en färg för den och klicka sedan på Spara.

2. Byt namn på Outlook-kategorier

2.1 Desktop-app

1. Starta Outlook-skrivbordsappen.
2. I den Taggar avsnitt klicka Kategorisera.
3. Välj i rullgardinsmenyn Alla kategorier.
4. Välj en kategori som du vill byta namn på och tryck på Döp om knapp.
5. Ange ett nytt namn i textfältet och klicka OK för att tillämpa ändringarna.

2.2 Webbklient

1. Besök tjänstemannen Outlook inloggningssida.
2. Klicka på inställningar.
3. Välj Allmän och då Kategorier.
4. Klicka på penna knappen bredvid en kategori för att redigera den.
5. Skriv det önskade namnet på kategorin i textfältet och klicka OK. Du kan också ändra färgen på den kategorin.

Genom att följa metoden ovan kan du enkelt byta namn på Outlook-kategorin och tilldela den ett valfritt namn på både skrivbordet och webbappen.

3. Ta bort Outlook-kategorier

3.1 Skrivbordsapp

1. Starta Outlook-skrivbordsappen.
2. I den Taggar avsnitt klicka Kategorisera.
3. Välj i rullgardinsmenyn Alla kategorier.
4. Välj en kategori som du vill ta bort och tryck på Radera knapp.

3.2 Webbklient

1. Besök tjänstemannen Outlook inloggningssida.
2. Klicka på inställningar.
3. Välj Allmän och då Kategorier.
4. Klicka på Skräp knappen bredvid en kategori för att radera den.

Med hjälp av ovanstående metoder kan du enkelt ta bort kategorier på din dator såväl som webbklientappen för MS Outlook.

Läs mer om detta ämne

• Outlook-kalendern tillåter inte redigeringar: 3 sätt att fixa det
• 2 sätt att återkalla och skicka ett e-postmeddelande i Outlook
• Hur man lägger till helgdagar i din Outlook-kalender
• Hur man skriver ut e-post från Outlook Web & Desktop App

4. Använd Outlook-kategorier

4.1 Tilldela Outlook-kategorier till din e-post

1. Gå till Hem menyn i Outlook-appen.
2. Högerklicka på mejlet, klicka på Kategorisera och välj en kategori från pop-out-menyn.
3. När du har tilldelats kan du se färgen på kategorin samt namnet på kategorin i Kategorier kolumnen i din inkorg.

Genom att följa ovanstående metod kan du enkelt tilldela Outlook-kategorier till ett eller flera meddelanden. Detta hjälper dig att fokusera på meddelanden som är relaterade till en kategori. Du kan till exempel fokusera och hantera arbetsrelaterade meddelanden när du är inne i kategorin Arbete.

4.2 Lägg till en kategori till din kalenderhändelse

1. Starta Outlook-appen på din dator.
2. Högerklicka på kalenderhändelsen och välj Kategorisera från rullgardinsmenyn och välj en kategori. Om du inte ser din favoritkategori, klicka på Alla kategorier.
3. När du har valt kategori kommer du att se namnet på kategorin och färgen som tillämpas på kalenderhändelsen.

Du kan tillämpa kategorierna på dina kontakter, möten och andra händelser i Outlook-skrivbordsappen eller webbappen.

Hur man sorterar och filtrerar meddelanden efter kategori?

1. Efter att ha tilldelat en kategori till dina e-postmeddelanden kan du helt enkelt sortera meddelandena genom att trycka på Kategorier kolumnen i det horisontella fältet som visas ovanför Outlook-meddelandena.
2. Under Kategorier kan du utöka eller stänga en viss kategori med hjälp av liten triangel knappen i rubriken Kategori.

Ovanstående steg hjälper dig att sortera och filtrera Outlook-inkorgen kategoriskt. Några av de viktiga fördelarna med kategorifunktionen i Outlook listas nedan.

• Med kategorier kan du snabbt hitta ett specifikt meddelande relaterat till ett specifikt ämne
• Du kan enkelt hitta ett visst meddelande genom att titta på kategorifärgen om det är tilldelat en kategori
• Du kan hålla din Outlook-inkorg organiserad genom att tilldela en kategori till dina meddelanden, kalenderhändelser eller till och med kontakter
• Kategorier är mer fördelaktiga för användare än mappar, eftersom du kan tilldela flera kategorier till ett meddelande
• När det väl har tilldelats är det lätt att kategorisera
• Det finns ingen gräns för hur många kategorier du kan ha i Outlook

Det är det från oss i den här guiden. Du kan kolla in vår guide som förklarar i detalj hur du kan utföra en sök efter en tom kategori i Outlook.

Vi har också en dedikerad guide om hur man gör kontrollera vilken mapp ett Outlook-e-postmeddelande finns i. Du kan också hänvisa till vår guide som hjälper dig att lösa problemet Outlook flyttar inte e-postmeddelanden till mappen problem.

Låt oss gärna veta i kommentarerna nedan om guiden ovan hjälpte med din fråga om hur man skapar och använder Outlook-kategorier.