Så här skriver du bara ut en specifik del av ditt Excel-dokument

I många fall kan du ha en enorm Excel-fil, men bara en viss del av den Excel-filen kan vara av betydelse för dig. I sådana fall är det ett slöseri med tid, resurser och energi att skriva ut hela Excel-dokumentet. Dessutom, om du skriver ut all data, kan mottagaren bli förvirrad över vad som är den faktiska informationen som behöver fokuseras på. Uppenbarligen, om du har något sätt att använda som du kan skriva ut endast en specifik del av ditt Excel-dokument på en enda sida, skulle det underlätta ditt liv i stor utsträckning. Dessutom, om du har möjlighet att skriva ut flera delar av din Excel på flera sidor, är jag säker på att det också är en idé som skulle välkomnas varmt.

Här i den här artikeln förklarar vi hur du enkelt kan skriva ut en del eller flera delar av ditt Excel, men uppenbarligen inte hela dokumentet, på enstaka eller flera sidor enligt dina krav. Så låt oss dyka in i artikeln, eller hur?

Exempelscenario

Vi har ett Excel-dokument som har data som sträcker sig över mer än en sida.

Nu om du samtidigt trycker på tangenterna CTRL + P, den Skriva ut inställningssidan öppnas, och den skulle ge dig en förhandsgranskning som meddelar dig att alla 7 sidor i dokumentet kommer att skrivas ut, medan du bara vill att en del av informationen ska skrivas ut. Låt oss se hur du enkelt kan lösa det här problemet.

Avsnitt 1: Så här ställer du in ett utskriftsområde och skriver ut endast en viss del av ditt dokument

Steg 1: För det första välj den del av datan som du vill ska skrivas ut.

När data har valts, klicka på SIDLAYOUT fliken överst.

Klicka nu på rullgardinsmenyn med namnet Utskriftsområde. Från de tillgängliga alternativen, klicka på den som säger Ställ in utskriftsområde.

Steg 2: Om du tittar på Excel kan du se att dina valda data är nu innesluten i en liten låda. Detta är utskriftsområdet.

Steg 3: Nu om du trycker på tangenterna CTRL + P tillsammans kan du i förhandsgranskningen se att endast data inom det förinställda utskriftsområdet kommer att skrivas ut. Det är allt.

Avsnitt 2: Hur man utökar utskriftsområdet och skriver ut på samma sida

Låt oss säga att du har ett utskriftsområde och allt är perfekt. Plötsligt inser du att du måste lägga till lite mer data. Det bästa är att den nya datan ligger bredvid den ursprungliga informationen. Så du vill skriva ut den nya datan tillsammans med den gamla informationen på samma sida. Vi kan få detta gjort genom 2 olika lösningar.

2.1: Utöka utskriftsområdet med Namnhanteraren

Steg 1: Klicka på FORMLER flik från flikbandet. Klicka nu på knappen Namnchef från det namngivna avsnittet Funktionsbibliotek.

Steg 2: I fönstret Namnhanterare kommer du att kunna se utskriftsområdet som du skapade i avsnitt 1. Klicka på Print_Area och tryck sedan på Redigera knappen längst upp.

Steg 3: Klicka nu på Cellvalikon mot Refererar till fält.

Steg 4: Du kommer att kunna se det ursprungliga utskriftsområdet i detta steg. Det här är utskriftsområdet som du ska utöka.

Steg 5: Du kan dra och välj det nya området att du vill slås samman med det gamla utskriftsområdet. Men kom ihåg att behålla det gamla utskriftsområdet också inom det valda radintervallet.

När du är klar med att lägga till det nya utskriftsområdet till det ursprungliga utskriftsområdet, tryck på Ikon för cellval ännu en gång.

Steg 6: Du kommer att vara tillbaka vid Redigera namn fönster nu. Slå OK knappen för att fortsätta.

Steg 7: Om du nu öppnar sidan med utskriftsinställningar genom att trycka på CTRL + P tangenterna tillsammans kommer du att kunna se att ditt utskriftsområde har ändrats och att det nya radintervallet har lagts till i din förhandsgranskning och är redo att skrivas ut.

2.2: Utöka utskriftsområdet med inställningar för sidlayout

Helt enkelt välj det nya området som du vill läggas till i det ursprungliga utskriftsområdet. När du har valt det nya området, tryck på SIDLAYOUT fliken från det översta bandet. Tryck nu på Utskriftsområde rullgardinsmenyn och klicka sedan på Lägg till i utskriftsområde alternativ.

Det är allt. Du kan nu trycka på CTRL + P knapparna tillsammans för att visa förhandsgranskningen. Det nya området kommer att läggas till i förhandsgranskningen.

Notera: Se till att nytt utskriftsområde ligger i anslutning till det ursprungliga utskriftsområdet. Se också till att data har samma mått som det ursprungliga utskriftsområdet. Det vill säga att antalet kolumner bör vara detsamma i båda utskriftsområdena till exempel. Om dessa villkoren inte är uppfyllda, sedan det nya utskriftsområdet inte skulle komma i fråga som en förlängning av den gamla och de 2 tryckområdena skulle tryckas på 2 olika sidor.

Avsnitt 3: Hur man lägger till ett nytt utskriftsområde och skriver ut på en annan sida

Som nämnts i avsnitten ovan kan du ställa in utskriftsområden, du kan utöka dem och skriva ut dem. Men avsnitten ovan fokuserar på att skriva ut data som är konsekutiva. Vad händer om du måste skriva ut data som inte ligger intill och har olika dimensioner? Är det möjligt att skriva ut 2 olika utskriftsområden? Tja, det är mycket möjligt. Men kom ihåg att om uppgifterna inte ligger intill, om du försöker skriva ut dem, kommer de att skrivas ut på olika sidor och inte på samma sida.

Steg 1: För det första, välj din nya uppsättning av data. Dessa data kan finnas var som helst i ditt dokument, av valfritt antal kolumner.

När data har valts, tryck på SIDLAYOUT fliken överst.

Tryck på rullgardinsmenyn med namnet Utskriftsområde och klicka sedan på Lägg till i utskriftsområde alternativ.

Steg 2: Det är allt. Om du träffar CTRL + P tangenter samtidigt kan du se att de 2 utskriftsområdena nu kommer på 2 olika sidor och de är redo att skrivas ut.

Avsnitt 4: Så här rensar du allt utskriftsområde

Låt oss nu säga att du vill bli av med alla utskriftsområden som du ställt in och vill skriva ut hela dokumentet istället. I sådana fall måste du rensa alla utskriftsområden som du skapat. För det, klicka bara på SIDLAYOUT fliken överst, som vanligt. Slå Utskriftsområde rullgardinsmenyn och klicka sedan på Rensa utskriftsområde alternativ.

Det är allt. Alla dina utskriftsområden är nu rensade och du kan nu fritt skriva ut hela dokumentet utan att något utskriftsområde orsakar några problem. Njut av!

Om du har fastnat vid något av stegen, skriv gärna en kommentar, vi hjälper gärna till. Tack för att du läste.