Hur man skickar e-post till en kanal i Microsoft Teams på Windows 11 eller 10

Microsoft Teams är en sådan app som revolutionerade konceptet med onlinekommunikation mellan team. Även om konceptet är mer utbrett i den professionella världen, efter pandemin, blev det populärt även inom personlig kommunikation. Teams-appen visade sig dock vara mer användbar för företag, särskilt under covid-19-pandemin, där människor tvingades arbeta hemifrån.

Appen blev populär jämfört med sina konkurrenter, på grund av några av dess användbara funktioner som hjälper proffs att öka sin produktivitet och kommunikation genom smidigt onlinesamarbete. Även om den har en rad viktiga funktioner som hjälper team att ansluta, kommunicera, skicka och dela dokument till och för enkelt kommer den också med en dold funktion som möjligheten att skicka e-post till en kanal i Microsoft Teams på din Windows 11/10 PC. E-postmeddelandet kan skickas till hela kanalen direkt till Teams chatt på en gång och e-postmeddelandet kan innehålla filer, mappar och andra bilagor. Detta gör det lättare för medarbetarna att knyta an till hela avdelningen på ett ställe och även med team och diskutera projekt i grupp.

Det här inlägget kommer att täcka detaljerna om hur du skickar e-post till en kanal i Microsoft Teams på din Windows 11/10-dator och hur det är användbart för din organisation.

Allt du behöver veta om Microsoft Teams

Som diskuterats ovan är Microsoft Teams en kommunikationsplattform som tillåter anställda i en organisation att samarbeta på en enda plats, online. Från videokonferenser eller webbseminarier till möten, ringa, chatta eller dela filer, det stöder alla lags arbete smidigt och naturligt. Det hjälper dig inte bara att få kontakt med kollegor inom organisationen, utan även med kunder utanför.

Det bästa med Teams-appen är att den hjälper organisationer att hantera alla sina viktiga aspekter på en enda plattform som tillåter en delad miljö för alla. Dessutom, med den växande kulturen för distansarbete, hjälper Teams-appen anställda att arbeta från vilken plats som helst i världen och från vilken enhet som helst. Även om de kan hålla videokonferenser för att samarbeta för ett projekt, får de också möjlighet att chatta, redigera dokument och till och med enkelt dela filer.

Därför effektiviserar Microsoft Teams-appen inte bara onlineteammötet för företag och förbättrade mötesfunktioner, utan det förbättrar också produktiviteten och mobiliteten för verksamheten med sin smidiga integrationsfunktion med andra Microsoft eller tredje part appar. Dessutom erbjuder appen fullständig säkerhet för dina konversationer och filer, är stabil och pålitlig när du ringer och fungerar perfekt även för frontlinjeanställda.

Med det sagt kommer den med några extremt användbara funktioner och en av dem är möjligheten att skicka e-postmeddelanden direkt till hela teamet på en gång. Låt oss se några av dess speciella e-postfunktioner.

Vad är exklusivt med e-postfunktionen i Microsoft Teams

Som diskuterats tidigare hjälper Teams-appen dig inte bara att dela viktiga dokument och diskussioner mellan dem grupper eller individer, låter det dig också skicka e-postmeddelanden med filer och andra bilagor under ett Teams konversation. Även om teamkommunikation online har kommit långt med andra avancerade funktioner, är e-post fortfarande lika viktig som tidigare. Därför såg Microsoft till att de fortsätter att skicka e-postfunktioner för team medan de kan använda de andra funktionerna vid sidan av.

Faktum är att Microsoft håller på att göra det enklare att flytta konversationer från e-post till Teams.

För detta har teknikjätten introducerat den nya funktionen som gör att Windows-användare kan e-posta en hel Team-kanal på en gång. Dessutom stöder den även flagghöjning, formatering av texter och att lägga till bilagor som ett företag behöver för att fungera.

Innan du kan skicka ett e-postmeddelande till en kanal i Teams måste du dock ha denna funktion aktiverad i appen. Låt oss se hur:

Hur man aktiverar e-postintegrering i Microsoft Teams

Att aktivera den här funktionen hjälper dig att skicka e-postmeddelanden med e-postadressen till en viss kanal i Teams-appen. Det bästa av allt är att du kan använda den här funktionen för att skicka e-post till valfri kanal från ett specifikt team som äger den. Så här aktiverar du funktionen för e-postintegrering i Teams-appen:

*Notera - Detta för de användare som har tillgång till Microsoft Teams Admin Center.

Steg 1: Starta Microsoft Teams Admin Center.

Steg 2: Navigera till de fyrkantiga prickarna (meny) på den övre vänstra sidan av rutan.

Steg 3: Välj nu från listan Inställningar för hela organisationen.

Steg 4: Gå sedan till höger sida av fönstret, scrolla ner och under E-postintegration sektion, aktivera alternativet – Tillåt användare att skicka e-postmeddelanden till en kanal-e-postadress.

När du är klar kan du nu skicka e-postmeddelanden till kanaler i Teams-appen.

Hur man skickar kanal-e-postmeddelanden i Microsoft Teams

Nu när du känner till den här underbara funktionen som var gömd tills nu, följ instruktionerna nedan för att kunna skicka e-postmeddelanden till kanaler i din Teams-app:

Steg 1: I den Lag app, navigera till den specifika kanal du vill skicka e-postmeddelandet till.

Steg 2: Nu, på vänster sida av skärmen, under Dina lag klicka på de tre horisontella prickarna (…) bredvid Allmän och välj Få e-postadress.

Du kan nu skicka din e-post till kanalen.

*Notera - Alternativt kan du också följa instruktionerna nedan för att skicka ett e-postmeddelande till en viss kanal:

Steg 1: Starta din Lag app och identifiera teamkanalen du vill dela din e-post till.

*Notera - Varje kanal tilldelas sitt eget e-post-ID, så högerklicka på den önskade kanalen och kopiera e-postadressen du ser.

Steg 2: Öppna sedan Microsoft Outlook och du kan nu antingen gå till ett tidigare meddelande som du redan har skrivit och sparat i utkast, eller helt enkelt skriva ett nytt.

Gå nu till "Till” och klistra in e-postmeddelandet du kopierade i Steg 1. När du är klar, tryck på skicka-knappen precis som du skulle göra för ett vanligt e-postmeddelande i vilken annan e-postapp som helst.

*Notera -  Bilagorna i mejlet laddas automatiskt upp och sparas i en mapp som heter E-postmeddelanden i Filer flik. Om mappen inte finns där som standard, Lag app skapar den för att spara e-postmeddelanden och bilagorna.

Dessa filer kan öppnas och redigeras direkt i Lag app eller i andra stationära appar eller SharePoint, etc. Det låter dig också lägga till metadata till dessa filer, synkronisera dem och mer. Men när du väl börjar redigera dessa filer blir dessa nya kopior av de faktiska bilagorna och därför läggs inte alla ändringar som görs i dessa filer till de ursprungliga bilagorna i e-postmeddelandet. Så dessa kommer att vara separata kopior helt och hållet.

Så här kan du mejla en kanal direkt på din Lag app, istället för att manuellt skicka ett e-postmeddelande till varje gruppmedlem individuellt. På så sätt kan du minska risken för fel och även se till att alla från kanalens specifika team finns med i mejlet och att ingen lämnas utanför.

Vad Outlook gör här är att den sparar e-postadresserna som standard med de som du kommunicerade med. Det är precis som när du börjar skriva en e-postadress i "till"-fältet i ett vanligt e-postmeddelande och det börjar autofylla förslagen. Detta innebär att appen automatiskt kommer ihåg alla e-postadresser som son när du skickar ett mejl till en kanal för framtida bekvämlighet.

Så i framtiden, när du vill skicka ett e-postmeddelande till samma kanal, kan du välja från det sparade e-postmeddelandet adresser i "Till"-fältet och det dyker upp automatiskt och det är så Microsoft gör livet lättare för du.

Hur man öppnar e-postmeddelanden i Microsoft Teams Channel

När du har skickat e-postmeddelandet till den specifika kanalen för ett team i Microsoft Teams-appen, har personerna som tar emot e-postmeddelandet flera sätt att öppna och visa e-postmeddelandet.

• De kan öppna och läsa e-postmeddelandet direkt i Teams-appen. På så sätt behöver mottagarna inte öppna en separat app för att se e-postmeddelandet eller ladda ner det, vilket gör den övergripande upplevelsen mycket enkel och smidig.
• Mottagare av kanalen har möjlighet att ladda ner själva e-postmeddelandet och till och med öppna detsamma i Outlook Mail-appen och läsa det.
• Alternativt kan teamet som tar emot e-postmeddelandet också klicka för att öppna och ladda ner bilagan och sedan visa den.

Detta kommer inte bara att hjälpa dig att skicka e-postmeddelanden till en specifik kanal i Teams-appen enkelt, utan gör det också lättare för mottagarna i kanalen.

Hur man begränsar inläggen på kanalen med hjälp av e-postmeddelandet

Om du är teamadministratör kan du styra vem som kan skicka inlägg till Microsoft Team med den här e-postadressen (kanalens e-postadress). Så här begränsar du inläggen på kanalen med e-postmeddelandet:

Steg 1: Öppna Microsoft Teams app och navigera sedan till den kanal du vill kontrollera.

Steg 2: Klicka sedan på de tre horisontella prickarna på vänster sida av rutan (…) och klicka sedan på Avancerade inställningar.

Steg 3: Nu, under Få e-postadress avsnitt, välj alternativet – Vem som helst kan skicka e-post till den här adressen.

Detta hjälper dig att kontrollera vem som kan göra inlägg på kanalen med den här e-postadressen.

Svarar på kanalens e-postmeddelande

När e-postmeddelandet har tagits emot i kanalen i Teams-appen kan medlemmarna i Teamet nu ha en konversation angående detsamma, koppla ev. filer relaterade till e-postärendet, tagga medarbetare eller andra kanaler för att inkludera dem i diskussionen, dela dokument, memes, GIF: er och mycket Mer.

Men om du svarar på inlägget kommer det att stanna inom teamen och skickas inte som ett svar på det ursprungliga e-postmeddelandet. Så om du försöker svara på det ursprungliga e-postmeddelandet kommer Teams att visa en påminnelse som säger "den här konversationen är inte på något sätt kopplad till e-posttråden som är kopplad till detta e-postmeddelande.”