Microsoft Planner-appen är allt du behöver för att göra dina uppgifter

Letar du efter ett enkelt men ändå enkelt sätt att samarbeta och dela uppgifter med ditt team? De Microsoft Planner-appen hjälper dig att göra just det och mer.

Sedan introduktionen har Microsoft Planner-appen hjälpt olika team över hela världen genom att hjälpa dem att skapa nya planer, organisera och tilldela olika uppgifter, dela dokument, diskutera via chatt vad varje person arbetar för närvarande med och få uppdateringar om varje uppgift.

Enkelt uttryckt ger appen ett visuellt sätt att organisera lagarbete och hålla sig uppdaterad om framstegen för olika uppgifter.

Appen är byggd för Kontor 365, men är endast tillgängligt för användare med Office 365 Enterprise (E1-E5), Business Essentials, Business Premium och Education-prenumerationer.

Det betyder att den inte är tillgänglig för prenumeration eller personligt bruk.

Några av de uppgifter du kan utföra med Microsoft Planner-appen omfatta:

• Samarbetar med ditt team
• Bifoga filer, foton, dokument eller länkar
• Lägg till checklistor i uppgifter
• Lägg till kommentarer till uppgifter
• Flagga uppgifter med etiketter
• Ställ in och uppdatera framsteg för uppgifter
• Ställ in eller lägg till förhandsgranskningsbild för uppgifter
• Se hur dina planer fortskrider
• Visa alla uppgifter och planer
• Ta emot e-post om uppgifter och planer
• Ta bort uppgifter eller planer
• Spåra framsteg var som helst, på vilken enhet som helst

Hur man skapar en plan i Microsoft Planner-appen

Med Microsoft Planner kan du skapa en plan, organisera och bygg ditt team, tilldela uppgifter och få framstegsuppdateringar.

Användare som inte har börjat använda Microsoft Planner kan komma igång genom att besöka Tasks.office.com, skapa planer i webbappen och sedan visa och uppdatera sina planer på mobil. Befintliga användare kan få Planner via webben eller mobila plattformar.

För att komma igång, följ dessa enkla steg nedan:

1. Logga in
2. Skapa en plan
3. Lägg till en uppgift
4. Ange ett datum för din uppgift
5. Kategorisera dina uppgifter
6. Lägg till personer från ditt team
7. Tilldela uppgifter till olika teammedlemmar
8. Håll koll på framstegen

Steg 1: Logga in

Som tidigare nämnts är Microsoft Planner endast tillgängligt för prenumerationer på jobb eller skolor, så för att logga in behöver du inloggningsuppgifterna för ditt arbete eller skolkonto.

Det är viktigt att notera att du inte behöver installera programvara på din PC eller annan enhet för att använda appen. Du ansluter helt enkelt till den via din webbläsare.

När du har loggat in kan du göra följande:

• Gå till din arbets- eller skolplanerarsida
• Visa, redigera och skapa planer
• Visa, redigera och skapa uppgifter
• Chatta med teammedlemmar
• Håll koll på framstegen i planer och uppgifter

Så här loggar du in på Microsoft Planner:

1. Öppna webbläsaren
2. Skriv i adressfältet https://office.com/signin eller https://portal.office.com
3. Tryck på Enter-knappen på tangentbordet
4. Välj det konto du vill logga in med
5. Ange din e-postadress och lösenord för det konto du har valt
6. Logga in

Obs: om du redan har loggat in eller har Office 365-miljö för din arbetsplats kan du ansluta direkt till Microsoft Planner via appstartaren.

Följ dessa steg för att utföra detta:

1. Välj app launcher i ditt webbläsarfönster
2. Välj rutan Planner på startsidan eller appfönstret
3. Anslut till Planner

Skapa ett konto med Microsoft Planner

För att kunna logga in måste ditt arbete eller din skolinstitution ha registrerat dig för en kvalificerad Office 365-plan, då ger administratören dig ett konto.

Om du inte kan logga in trots detta, kontakta ditt arbets- eller skolstöd.

Steg 2: Skapa en plan

När du har loggat in på Microsoft Planner kan du komma åt webbplatsen och därmed kunna se de tillgängliga planerna för var och en av dina Office 365-grupper.

Det finns två olika typer av planer: offentliga och privata.

Offentliga planer är synliga för alla i ditt arbete eller skolorganisation vilket innebär att de kommer upp när någon i organisationen söker efter plan, medan privata planer är synliga för specifika personer som läggs till planen.

Obs! Om du gör din plan offentlig eller privat blir din Office 365-grupp också offentlig eller privat.

Följ dessa steg för att skapa en plan:

1. Välj en plan genom att gå till Favoritplaner eller Alla planer (du kan också starta en ny plan genom att välja Ny plan
2. Om du väljer Ny plan, ge din plan ett namn
3. Välj vem som kan se din plan
4. Välj alternativ för att:

• Lägg till en beskrivning
• Bestäm om du automatiskt vill prenumerera på nya medlemmar för anmälan

1. Skapa en plan

Obs: genom att skapa en ny plan skapas också en ny Office 365-grupp. Detta underlättar samarbetet både i Microsoft Planner och andra applikationer som Outlook och OneDrive, bland andra.

När du har skapat en plan är nästa steg att lägga till uppgifter.

Steg 3: Lägg till uppgifter, ställ in datum och kategorisera

Så du har loggat in, skapat en plan och nu vill du lägga till uppgifter i din plan.

Att lägga till uppgifter är helt enkelt att bryta ner vad som behöver göras och av vem.

Så här lägger du till uppgifter i din plan:

1. Under rutan Att göra anger du ett uppgiftsnamn
2. Välj Lägg till uppgift (du kan lägga till flera uppgifter genom att skriva ett uppgiftsnamn och tryck sedan på Enter och fortsätt skriva för att lägga till fler. Om du inte kan se rutan Att göra klickar du på plustecknet + för att visa rutan och lägger sedan till en uppgift

Du kan lägga till mer information i dina uppgifter och bestämma utseendet på styrelsen.

Med Microsoft Planner kan du göra följande med de uppgifter du skapar:

• Ställ in en förhandsgranskningsbild för varje uppgift. För att göra detta, bifoga en fil, ett foto eller en länk till uppgiften, eller lägg till en checklista.

Den första bilden, filen eller länken du bifogar blir förhandsgranskningen. Om du vill använd en annan bilaga som din förhandsgranskning, eller använd en beskrivning istället, välj uppgiften och välj sedan Visa på kort. För att ta bort förhandsgranskningen avmarkerar du rutan Visa på kort.

• Lägg till uppgiftsstart och förfallodatum. För att göra detta, välj en uppgift, lägg sedan till ett startdatum och ett förfallodatum.

Datumen kan också läggas till när du skapar en ny uppgift genom att välja Ange förfallodatum.

Om du hittar ett datum är rött betyder det att uppgiften är försenad även om den fortfarande pågår.

• Flagga uppgifter med etiketter. Etiketter hjälper dig att snabbt upptäcka egenskaper som delas av olika uppgifter, såsom plats, timing och uppgiftskrav.

För att lägga till etiketter till dina uppgifter, gå till styrelsen, välj en uppgift, välj de färgade rutorna till höger och välj sedan den flagga du ska använda och ge den namnet.

Steg 4: Lägg till personer i ditt team

Följ dessa steg för att lägga till personer i ditt team:

• Gå till Planner
• Välj medlemmar
• Ange namnet på den medlem du vill lägga till

Obs! För närvarande kan du bara lägga till personer inom din organisation. Det finns dock en plan under utveckling som gör det möjligt för användare att lägga till personer utanför sina organisationer. Du kan se fler funktioner som för närvarande är under utveckling på Färdplan för Office 365.

När du har lagt till personer kan du sedan tilldela uppgifter till dem.

Följ dessa steg om du behöver ta bort någon från listan eller inte längre behöver någon i din plan:

1. Välj pilen bredvid Plan-medlemmar
2. Peka på personen du vill ta bort
3. Välj de tre punkterna
4. Välj Ta bort

Steg 5: Håll koll på framstegen

• Ställ in och uppdatera uppgiftsförloppet. Microsoft Planner-appen kategoriserar uppgifter som inte startat, pågår och slutförts.

Du kan uppdatera framstegen genom att välja uppgiften och sedan använda rullgardinsmenyn Progress. Du kan använda en checklista för att hålla reda på framstegen i uppgifterna. Men om du letar efter en bredare plan eller om du vill se övergripande framsteg i uppgifterna kommer diagramvyn att ge dig detta. När du är klar med en uppgift markerar du den som slutförd genom att peka på den och välja bocken.

Notera: Du kan visa slutförda uppgifter genom att bläddra ner i uppgiftslistan och välja Visa slutförda.

När dina uppgifter är inställda kan du organisera dem i hinkar och lägg till de du kommer att samarbeta med medan du arbetar.

Hur får jag e-postaviseringar om uppgifter

Ibland vill du hålla reda på dina uppgifter när du är på språng, och detta möjliggörs via e-postaviseringar i Microsoft Planner-appen.

E-postaviseringar aktiveras när du skapar en plan, när du läggs till som medlem i en befintlig plan, om en annan medlem kommenterar en uppgift du kommenterade, om planens ägare aktiverar aktivitetsaviseringar eller om du prenumererar på en planen.

Planägare kan också skicka meddelanden via appen till planens flöde när en uppgift tilldelas eller markeras som slutförd.

Meddelanden är vanligtvis avstängda som standard, så för att ta emot dem måste du aktivera dem.

Så här får du e-postaviseringar:

• Välj de tre punkterna till höger om din plan
• Välj Redigera plan
• Välj Skicka meddelanden om uppgiftstilldelning och slutförande av uppgift till planens konversationsflöde
• Markera rutan för att aktivera aviseringar (för att inaktivera aviseringar, avmarkera samma ruta).

För att prenumerera på en plan väljer du de tre punkterna till höger om planen och väljer sedan Följ plan i inkorgen. Gör detsamma för att avsluta prenumerationen, men välj Sluta följa plan i inkorgen.

För- och nackdelar med Microsoft Planner-appen

Fördelar

• Organisera lagarbete och få mer gjort
• Lätt att använda eftersom du kan starta den med ett klick
• Organisera arbetet visuellt
• Synlighet och öppenhet
• Sömlöst samarbete med ditt team
• E-postmeddelanden om uppgifter och planer
• Arbeta på alla dina enheter
• Tillgängliga kanaler för att skicka feedback i händelse av problem med appen

Nackdelar

• Ej tillgängligt för personligt bruk eller statligt bruk
• Appen är inte helt utvecklad som andra team-samarbetsappar som Asana, eftersom vissa funktioner fortfarande är under utveckling

Ladda ner Planner-appen från Microsoft Office Store.

Dela med dig av din erfarenhet med Microsoft Planner-appen i kommentarfältet nedan.

RELATERADE BERÄTTELSER FÖR ATT KONTROLLERA:

• Så här installerar och använder du Microsoft Teams på Windows 10
• Ladda ner Newton Mail på Windows 10 för att förbättra produktiviteten
• Programvara för tidsspårning: De bästa verktygen för att öka din produktivitet