Како аутоматски прихватити или одбити састанке у Оутлоок-у?

Преузмите потпуну контролу над својим Оутлоок састанцима

Ако често морате да прихватате или одбијате позиве за састанке, али не волите да то радите ручно, можете да их подесите тако да се аутоматски прихватају или одбијају.

Ово ће вам помоћи да поставите распоред састанака без сукоба и смањите ометања како бисте се могли усредсредити на оно што је важно.

У овом водичу ћемо истражити детаљне кораке за аутоматско прихватање или одбијање долазних захтева за састанке у Оутлоок-у тако да се правовремени одговор пошаље организатору састанка.

Како да аутоматски прихватим састанак без слања одговора у Оутлоок-у?

1. притисните Виндовс кључ, тип изгледи и кликните Отвори.
2. У главном прозору програма Оутлоок идите на Филе таб.
3. Изаберите Опције за отварање Оутлоок опције.
instagram story viewer
4. Иди на Календар из левог окна, пронађите Аутоматско прихватање или одбијање, затим кликните на Аутоматско прихватање/одбијање дугме.
5. На Аутоматско прихватање или одбијање прозор, да бисте прихватили састанак, ставите квачицу поред Аутоматски прихватите захтеве за састанке и уклоните отказане састанке и кликните ОК.
6. Следеће, на Оутлоок опције прозор, Календар окно, лоцирати Опције календара и изаберите Прихвати за Користите овај одговор када предлажете ново време састанка опција.
7. Кликните У реду и поново покрените Оутлоок да бисте сачували промене.

Ако користите Оутлоок 2010 или старију верзију, потражите Планирање ресурса опција уместо Аутоматско прихватање или одбијање. Кликните Планирање ресурса дугме да бисте добили Прозор за аутоматско прихватање или одбијање, и промените подешавања захтева за састанак у Оутлоок-у.

Како да аутоматски прихватим састанке са одговором у Оутлоок-у?

1. Постављањем правила

1. Лансирање Изгледи и идите на Кућа таб.
2. Кликните Правила, а затим изаберите Управљајте правилима и упозорењима са падајуће листе.
3. Кликните Ново правило.
4. На Чаробњак за правила дијалог, изаберите Примени правило на поруке које примам и кликните Следећи.
5. На следећој страници изаберите што је позив на састанак или ажурирање и кликните Следећи.
6. Од Корак 1 кутију, изаберите одговорите користећи одређени шаблон, а затим идите на Корак 2 поље и кликните на одређени шаблон хипервеза.
7. на Изаберите шаблон за одговор прозор, за Погледај у, изаберите Стандард Темплате или Кориснички шаблони у систему датотека; видећете шаблон одговора на састанак у пољу испод. Ако постоји више опција, изаберите једну и кликните Отвори.
8. Кликните Следећи, а затим кликните Следећи.
9. Сада дајте назив правилу ако желите и кликните Заврши.

Такође можете изабрати Направите ово правило за све налоге да аутоматски прихватите позивницу за састанак на свим вашим адресама е-поште у Оутлоок-у.

2. Покретањем ВБА скрипте

Прво, потребно је да сачувате скрипту у ВБА; за то следите ове кораке:

1. У Оутлоок прозору притисните Алт + Ф11 да отворите Висуал Басиц апликација (ВБА) за Оутлоок.
2. Иди на Уметните, а затим изаберите Модул.
3. Када се нови модул отвори, копирајте и налепите следећу скрипту да бисте аутоматски прихватили позивнице за састанке у Оутлоок-у и притисните Цтрл + С да га сачувате:

Sub AutoAcceptMeetingRequests() Dim objNamespace As Outlook.NameSpace Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder Dim objItem As Object Dim objMeetingRequest As Outlook.MeetingItem ' Set up Outlook objects Set objNamespace = Application.GetNamespace("MAPI") Set objFolder = objNamespace.GetDefaultFolder(olFolderInbox) ' Loop through inbox items For Each objItem In objFolder.Items If objItem.Class = olMeetingRequest Then Set objMeetingRequest = objItem objMeetingRequest.GetAssociatedAppointment(True).Respond olMeetingAccepted, True ' olMeetingAccepted for acceptance, True to send no response End If Next objItem ' Clean up objects Set objMeetingRequest = Nothing Set objItem = Nothing Set objFolder = Nothing Set objNamespace = Nothing. End Sub. 

Када имате скрипту у ВБА, потребно је да је покренете; следите ове кораке да бисте то урадили:

1. Идите у Оутлоок прозор и идите на Девелоперс таб.
2. Изаберите Макроии са падајуће листе изаберите макрое које сте креирали да бисте га покренули.

Пре употребе ВБА скрипти у Оутлоок-у, направите резервну копију података и подешавања конфигурације и увек тестирајте скрипту у малом обиму пре него што је покренете за цело поштанско сандуче.

Аутоматско одговарање на позиве за састанке у Оутлооку штеди вам време. То је једноставан начин да обавестите организатора састанка о вашем присуству. Међутим, увек проверите захтев за састанак да бисте упознали своје колеге учеснике како бисте били сигурни да сте усклађени са учесницима на дневном реду састанка.

Прочитајте више о овој теми

• Како пријавити е-поруке о крађи у Оутлооку
• Како брзо променити подразумевани претраживач у Оутлоок-у
• Како да пренесете своје е-поруке са Хотмаил-а у Оутлоок
• 4 начина за дељење групе контаката или листе дистрибуције у Оутлоок-у
• Како отворити вишеструки Оутлоок Виндовс на Виндовс 11

Како да аутоматски одбијем састанке у Оутлоок-у?

1. Користите Оутлоок опције да одбијете све позиве за састанке

1. Покрените Оутлоок и идите на Филе таб.
2. Изаберите Опције за отварање Оутлоок опције.
3. Иди на Календар, лоцирати Аутоматско прихватање или одбијање & кликните Аутоматско прихватање/одбијање дугме.
4. Изаберите Аутоматски одбијте захтеве за састанке који су у сукобу са постојећим састанком или састанком да бисте одбили састанак.
5. Затим изаберите Одбити за Користите овај одговор када предлажете ново време састанка опцију под Опције календара и кликните на ОК.
6. Поново покрените Оутлоок да бисте сачували промене.

2. Подесите правило да одбијете позиве за састанке са одређене адресе е-поште

Прво, морате да креирате одговор и сачувате шаблон да бисте одбили састанак; за то следите ове кораке:

1. У главном прозору програма Оутлоок идите на Календар и изаберите Нови састанак.
2. У Састанак прозору, унесите текст у тело које желите да пошаљете да бисте одбили позивницу за састанак и идите на Филе таб.
3. Сада кликните Сачувај као.
4. На Сачувај као прозор, за Сачувај као тип, изаберите Оутлоок шаблон (.офт), а за име датотеке унесите име и кликните сачувати.

Сада када имате прилагођени шаблон, дозволите нам да креирамо правило за одбијање састанка.

1. Покрените Оутлоок и идите на Кућа таб.
2. Кликните Правила, а затим изаберите Управљајте правилима и упозорењима са падајуће листе.
3. На Правила и упозорења прозор, изаберите Ново правило.
4. На Чаробњак за правила дијалог, изаберите Примени правило на поруке које примам и кликните Следећи.
5. Од Корак 1 поље, Изаберите од људи или јавне групе опцију, а затим пређите на Корак 2, и кликните људи или јавне групе хипервеза.
6. То ће отворити Адреса правила прозор; изаберите корисничко име чији позив на састанак желите да одбијете, кликните Од, и онда У реду.
7. Сада изаберите што је позив на састанак или ажурирање и кликните Следећи.
8. На следећој страници изаберите одговорите користећи одређени шаблон опција из Корак 1 кутија и унутра Корак 2, кликните одређени шаблон хипервеза.
9. на Изаберите шаблон за одговор прозор, за Погледај у, изаберите Кориснички шаблони у систему датотека; видећете шаблон одговора на састанак у пољу испод. Изаберите ону коју сте креирали и кликните Отвори.
10. Кликните Следећи, а затим кликните Следећи.
11. Сада дајте назив правилу и кликните Заврши.

Изаберите Направите ово правило за све налоге ако желите да аутоматски одговорите на захтеве за састанак на другој е-пошти рачуни.

3. Користите ВБА скрипту да бисте одбили више позива на састанке

Прво, морате да додате и сачувате скрипту у ВБА, ево како то можете да урадите:

1. Покрените Оутлоок и у главном прозору притисните Алт + Ф11 да отворите ВБА.
2. Иди на Уметните, и кликните Модул.
3. Копирајте и налепите следећу скрипту да избришете захтев за састанак у модулу и притисните Цтрл + С да га сачувате:

Function GetCurrentItem() As Object Dim objApp As Outlook.Application Set objApp = Application On Error Resume Next Select Case TypeName(objApp.ActiveWindow) Case "Explorer" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveExplorer.Selection.Item(1) Case "Inspector" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveInspector.CurrentItem End Select Set objApp = Nothing. End Function Sub Decline_Meeting() Dim oAppt As AppointmentItem Dim cAppt As AppointmentItem Dim num_declines As Integer Dim oResponse Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oAppt = Application.CreateItem(olAppointmentItem) num_declines = InputBox(Prompt:="How many declines?", Title:="Decline It") If num_declines < 0 Then MsgBox "Nope." ElseIf num_declines > 40 Then MsgBox "Too far. Be nice." Else While num_declines > 0 Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oResponse = cAppt.Respond(olMeetingDeclined, True) oResponse.Send num_declines = num_declines - 1 Wend End If Set cAppt = Nothing Set oAppt = Nothing. End Sub. 

Сада када сте сачували скрипту, затворите ВБА прозор. Да бисте покренули скрипту, следите ове кораке:

1. У Оутлоок прозору изаберите позивнице за састанке које желите да одбијете, а затим притисните Алт + Ф8.
2. Добићете Макрои прозор, изаберите Децлине_Рекуестс модул и кликните Трцати.
3. У следећем прозору унесите број одбијања и кликните У реду. Овде унесите број захтева за састанке које сте изабрали.

Ако нисте доступни у истом термину, скрипта ће аутоматски одбити састанак, али неће избрисати поруку е-поште из Оутлоок-а, тако да можете проследите позивницу за састанак некоме да присуствује томе у ваше име.

Такође, можете да избегавате е-поруке напред-назад о логистици састанка користите Бцц да додате особу на састанак.

Аутоматизација одговора на позивницу за састанак може повећати вашу ефикасност заказивања тако што ће вас обавестити који су термини слободни, што поједностављује ваш ток посла.

Реците нам како вам је аутоматско одговарање на захтев за састанак помогло у одељку за коментаре у наставку.