Avtor Nimisha V S
Primerjaj in združi dve zelo uporabni funkciji Microsoft Word vendar nas večina redko uporablja zaradi nepoznavanja teh lastnosti. Te funkcije nam omogočajo primerjavo dveh dokumentov in ugotovitev razlike med njima. Najprej si torej poglejmo nekaj situacij v naših vsakdanjih delih, kjer najdemo njihovo uporabo.
V nekaterih primerih imamo lahko različne različice istega dokumenta. Morda bomo morali te različne različice primerjati, da bomo videli spremembe med njimi. Lahko pa jih bomo morali združiti, da bomo ustvarili končno kopijo dokumenta. S funkcijo primerjave lahko preučimo spremembe v vsaki vrstici, tudi spremembe v praznem prostoru. Tudi druga uporaba teh funkcij je v naši pripravi življenjepisa. Običajno imamo več kopij Nadaljuj pripravljeni za različne namene ali sčasoma spremenjeni. Če želite včasih primerjati ali združiti kateri koli dve kopiji, da ustvarite posodobljen življenjepis, je lahko funkcija primerjave in kombiniranja zelo koristna.
Na prvi pogled se zdi, da sta ti dve značilnosti enaki. Imajo pa različne funkcionalnosti. Funkcija kombiniranja nam dejansko omogoča, da poleg tega, da spremembe samo označimo, ugotovimo, kdo je v dokumentu naredil kakšne spremembe. Toda funkcija primerjave primerja samo vsebinske razlike med dvema dokumentoma.
Zdaj pa poglejmo, kako lahko uporabimo te funkcije.
Primerjava dokumentov v Wordu
1. Odprite Word in poiščite Primerjaj možnost pod zavihkom za pregled. Kliknite na Primerjaj.
2. Zdaj v meniju izberite Primerjaj možnost primerjave katerih koli dveh dokumentov.
3. Zdaj se prikaže pogovorno okno za primerjavo dokumentov. Izbrati moramo dva dokumenta, ki jih je treba primerjati. Izberite izvirni dokument in popravljeni dokument. V nastavitvah primerjave imamo različne možnosti, ki jih lahko preverimo glede na naše želje. Spremembe je mogoče primerjati na ravni besed ali znakov. Bolje je, da izberete možnost prikaza sprememb v novem dokumentu, da se izognete neredu z izvirnimi dokumenti.
4. S klikom na V redu bomo dobili nov dokument, v katerem bodo označene razlike. V stranski vrstici lahko vidimo število vstavkov, izbrisov, premikov in sprememb oblikovanja. Vsaka sprememba bo dobro označena in pojasnjena. V novem dokumentu se črta črtano besedilo, doda rdeče podčrtano besedilo in premakne zeleno besedilo.
5. Privzeto bomo imeli izbrano in prikazano izvirno kopijo dokumenta na desni plošči. Izvirni dokument se lahko pomaknemo navzdol na desni plošči in novi dokument z označenimi spremembami se bo ustrezno pomaknil. Imamo pa še eno možnost, da skrijemo izvirni dokument. To možnost lahko izberemo na zavihku za pregled. Pojdite na možnost Primerjava na zavihku za pregled -> Prikaži izvorne dokumente-> izberite možnost Skrij izvorni dokument.
6. Zdaj na zavihku Sledenje izberite možnost Baloni in kliknite Pokaži revizije v balonih.
Zdaj na desni plošči lahko vidimo popravke v dokumentu, ki so podrobno označeni v obrazcu za balon. To omogoča lažji pregled sprememb v dokumentih.
7. Če želite imeti končno kopijo dokumenta iz prvotne in popravljene kopije, lahko to preprosto storite tako, da uredite nov dokument z vsemi označenimi spremembami. Pri vsaki spremembi samo z desno miškino tipko kliknite vrstico in izberite, ali jo želite sprejeti ali zavrniti. Tako lahko dodamo želene spremembe in zavržemo spremembe, ki niso potrebne za izdelavo končne kopije dokumenta.
Združevanje dokumentov v Wordu
Funkcija kombiniranja deluje podobno kot primerjava. Razlike v njihovih funkcijah smo že videli. S kombinacijo lahko združite dve različici dokumenta in tako ustvarite končno kopijo dokumenta. Ko uporabimo kombinacijo za ustvarjanje novega dokumenta, potem vse spremembe v popravljenem dokumentu postanejo sledljive spremembe, ki so jih opredelili avtorji sprememb.
Zdaj pa poglejmo, kako uporabiti funkcijo kombiniranja:
1. Na zavihku pregled izberite možnost Primerjaj in kliknite Kombiniraj.
2. V pogovornem oknu Združi izberite izvirnik in popravljeno kopijo dokumentov, ki jih želite združiti. Nastavitve prilagodite svojim željam in kliknite V redu.
Po tem boste dobili enako postavitev kot prej pri možnosti primerjave. Spremembe si lahko ogledate, z desno miškino tipko nanje izberete in sprejmete ali zavrnete spremembo. Tako je mogoče ustvariti revidirani novi dokument.
Upam, da imate jasno predstavo o primerjanju in kombiniranju funkcionalnosti. Uporabite te uporabne funkcije za lažje delo in prihranek časa.
