Kako samodejno sprejeti ali zavrniti sestanke v Outlooku?

Prevzemite popoln nadzor nad svojimi Outlookovimi sestanki

Če morate pogosto sprejeti ali zavrniti povabila na sestanek, vendar vam ni všeč, da to počnete ročno, lahko nastavite, da bodo samodejno sprejeta ali zavrnjena.

To vam bo pomagalo določiti urnik sestankov brez konfliktov in zmanjšati motnje, da se boste lahko osredotočili na tisto, kar je pomembno.

V tem priročniku bomo raziskali podrobne korake za samodejno sprejemanje ali zavračanje dohodnih zahtev za sestanke v Outlooku, tako da se pravočasen odgovor pošlje organizatorju sestanka.

Kako samodejno sprejmem sestanek brez pošiljanja odgovora v Outlooku?

1. Pritisnite Windows ključ, vrsta obeti in kliknite Odprto.
2. V glavnem oknu Outlooka pojdite na mapa zavihek.
3. Izberite Opcije odpreti Outlookove možnosti.
instagram story viewer
4. Pojdi do Koledar v levem podoknu poiščite Samodejni sprejem ali zavrnitev, nato kliknite Samodejni sprejem/zavrnitev gumb.
5. Na Samodejni sprejem ali zavrnitev Če želite sprejeti sestanek, postavite kljukico zraven Samodejno sprejmite zahteve za sestanke in odstranite preklicane sestanke in kliknite V REDU.
6. Naprej, na Outlookove možnosti okno, Koledar podokno, poiščite Možnosti koledarja in izberite Sprejmi za Uporabite ta odgovor, ko predlagate nov čas srečanja možnost.
7. Kliknite v redu in znova zaženite Outlook, da shranite spremembe.

Če uporabljate Outlook 2010 ali starejšo različico, poiščite Razporejanje virov možnost namesto Samodejni sprejem ali zavrnitev. Kliknite na Razporejanje virov gumb, da dobite Okno za samodejno sprejem ali zavrnitevin spremenite nastavitve zahteve za sestanek v Outlooku.

Kako samodejno sprejmem sestanke z odgovorom v Outlooku?

1. Z določitvijo pravila

1. Kosilo Outlook in pojdite na domov zavihek.
2. Kliknite Pravila, nato izberite Upravljajte pravila in opozorila s spustnega seznama.
3. Kliknite Novo pravilo.
4. Na Čarovnik za pravila pogovornem oknu izberite Uporabi pravilo za sporočila, ki jih prejmem in kliknite Naslednji.
5. Na naslednji strani izberite ki je povabilo na sestanek ali posodobitev in kliknite Naslednji.
6. Iz Korak 1 polje izberite odgovori z uporabo posebne predloge, nato pojdite na 2. korak polje in kliknite posebna predloga hiperpovezava.
7. Vklopljeno Izberite predlogo za odgovor okno, za Poglej v, izberite Standardna predloga oz Uporabniške predloge v datotečnem sistemu; v spodnjem polju boste videli predlogo odgovora na sestanek. Če je na voljo več možnosti, izberite eno in kliknite Odprto.
8. Kliknite Naslednji, nato kliknite Naslednji.
9. Zdaj poimenujte pravilo, če želite, in kliknite Končaj.

Lahko tudi izberete Ustvarite to pravilo za vse račune da samodejno sprejmete povabilo na sestanek na vseh vaših e-poštnih naslovih v Outlooku.

2. Z izvajanjem skripta VBA

Najprej morate shraniti skript v VBA; za to sledite tem korakom:

1. V Outlookovem oknu pritisnite Alt + F11 odpreti Aplikacija Visual Basic (VBA) za Outlook.
2. Pojdi do Vstavi, nato izberite Modul.
3. Ko se odpre nov modul, kopirajte in prilepite naslednji skript, da samodejno sprejmete povabila na sestanek v Outlooku, in pritisnite Ctrl + S da ga shranite:

Sub AutoAcceptMeetingRequests() Dim objNamespace As Outlook.NameSpace Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder Dim objItem As Object Dim objMeetingRequest As Outlook.MeetingItem ' Set up Outlook objects Set objNamespace = Application.GetNamespace("MAPI") Set objFolder = objNamespace.GetDefaultFolder(olFolderInbox) ' Loop through inbox items For Each objItem In objFolder.Items If objItem.Class = olMeetingRequest Then Set objMeetingRequest = objItem objMeetingRequest.GetAssociatedAppointment(True).Respond olMeetingAccepted, True ' olMeetingAccepted for acceptance, True to send no response End If Next objItem ' Clean up objects Set objMeetingRequest = Nothing Set objItem = Nothing Set objFolder = Nothing Set objNamespace = Nothing. End Sub. 

Ko imate skript v VBA, ga morate zagnati; za to sledite tem korakom:

1. Pojdite v Outlookovo okno in pojdite na Razvijalci zavihek.
2. Izberite Makriin na spustnem seznamu izberite makre, ki ste jih ustvarili za zagon.

Pred uporabo skriptov VBA v Outlooku ustvarite varnostno kopijo svojih podatkov in konfiguracijskih nastavitev ter vedno preizkusite skript v majhnem obsegu, preden ga zaženete za celoten nabiralnik.

Samodejni odziv na povabila na sestanek v Outlooku vam prihrani čas. To je način brez težav, da organizatorja srečanja obvestite o svoji udeležbi. Vendar vedno preverite zahtevo za srečanje, da spoznate svoje soudeležence da zagotovite, da ste usklajeni z udeleženci na dnevnem redu sestanka.

Preberite več o tej temi

• Kako prijaviti lažna e-poštna sporočila v Outlooku
• Kako hitro spremeniti privzeti brskalnik v Outlooku
• Kako preseliti svojo e-pošto iz Hotmaila v Outlook
• 4 načini za skupno rabo skupine stikov ali seznama prejemnikov v Outlooku
• Kako odpreti več Outlookovih oken v sistemu Windows 11

Kako samodejno zavrnem sestanke v Outlooku?

1. Uporabite Outlookove možnosti, da zavrnete vsa povabila na sestanek

1. Zaženite Outlook in pojdite na mapa zavihek.
2. Izberite Opcije odpreti Outlookove možnosti.
3. Pojdi do Koledar, poiščite Samodejni sprejem ali zavrnitev & kliknite Samodejni sprejem/zavrnitev gumb.
4. Izberite Samodejno zavrnite zahteve za sestanek, ki so v nasprotju z obstoječim sestankom ali sestankom, da zavrnete sestanek.
5. Nato izberite Zavrni za Uporabite ta odgovor, ko predlagate nov čas srečanja pod Možnosti koledarja in kliknite V redu.
6. Znova zaženite Outlook, da shranite spremembe.

2. Nastavite pravilo za zavrnitev povabil na sestanek z določenega e-poštnega naslova

Najprej morate ustvariti odgovor in shraniti predlogo za zavrnitev srečanja; za to sledite tem korakom:

1. V glavnem oknu Outlooka pojdite na Koledar in izberite Novo srečanje.
2. V Srečanje vnesite besedilo v telo, ki ga želite poslati, da zavrnete povabilo na sestanek, in pojdite na mapa zavihek.
3. Zdaj kliknite Shrani kot.
4. Na Shrani kot okno, za Shrani kot vrsto, izberite Outlookova predloga (.oft)in za ime datoteke vnesite ime in kliknite Shrani.

Zdaj, ko imate prilagojeno predlogo, nam dovolite, da ustvarimo pravilo za zavrnitev srečanja.

1. Zaženite Outlook in pojdite na domov zavihek.
2. Kliknite Pravila, nato izberite Upravljajte pravila in opozorila s spustnega seznama.
3. Na Pravila in opozorila okno, izberite Novo pravilo.
4. Na Čarovnik za pravila pogovornem oknu izberite Uporabi pravilo za sporočila, ki jih prejmem in kliknite Naslednji.
5. Iz Korak 1 polje, izberite od ljudi ali javne skupine možnost, nato se premaknite na 2. korakin kliknite ljudje ali javna skupina hiperpovezava.
6. Odprlo se bo Naslov pravila okno; izberite uporabniško ime, katerega povabilo na sestanek želite zavrniti, kliknite Od, in potem v redu.
7. Zdaj izberite ki je povabilo na sestanek ali posodobitev in kliknite Naslednji.
8. Na naslednji strani izberite odgovori z uporabo posebne predloge možnost iz Korak 1 škatli in v 2. korak, kliknite na posebna predloga hiperpovezava.
9. Vklopljeno Izberite predlogo za odgovor okno, za Poglej v, izberite Uporabniške predloge v datotečnem sistemu; v spodnjem polju boste videli predlogo odgovora na sestanek. Izberite tistega, ki ste ga ustvarili, in kliknite Odprto.
10. Kliknite Naslednji, nato kliknite Naslednji.
11. Zdaj poimenujte pravilo in kliknite Končaj.

Izberite Ustvarite to pravilo za vse račune če želite samodejno odgovoriti na zahteve za sestanek v drugem e-poštnem sporočilu računi.

3. Za zavrnitev več povabil na sestanek uporabite skript VBA

Najprej morate dodati in shraniti skript v VBA. To lahko storite tako:

1. Zaženite Outlook in v glavnem oknu pritisnite Alt + F11 da odprete VBA.
2. Pojdi do Vstaviin kliknite Modul.
3. Kopirajte in prilepite naslednji skript, da izbrišete zahtevo za sestanek v modulu, in pritisnite Ctrl + S da ga shranite:

Function GetCurrentItem() As Object Dim objApp As Outlook.Application Set objApp = Application On Error Resume Next Select Case TypeName(objApp.ActiveWindow) Case "Explorer" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveExplorer.Selection.Item(1) Case "Inspector" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveInspector.CurrentItem End Select Set objApp = Nothing. End Function Sub Decline_Meeting() Dim oAppt As AppointmentItem Dim cAppt As AppointmentItem Dim num_declines As Integer Dim oResponse Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oAppt = Application.CreateItem(olAppointmentItem) num_declines = InputBox(Prompt:="How many declines?", Title:="Decline It") If num_declines < 0 Then MsgBox "Nope." ElseIf num_declines > 40 Then MsgBox "Too far. Be nice." Else While num_declines > 0 Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oResponse = cAppt.Respond(olMeetingDeclined, True) oResponse.Send num_declines = num_declines - 1 Wend End If Set cAppt = Nothing Set oAppt = Nothing. End Sub. 

Zdaj, ko ste shranili skript, zaprite okno VBA. Če želite zagnati skript, sledite tem korakom:

1. V Outlookovem oknu izberite povabila na sestanek, ki jih želite zavrniti, nato pritisnite Alt + F8.
2. Dobili boste Makri okno izberite Zavrni_zahteve modul in kliknite Teči.
3. V naslednjem oknu vnesite število zavrnitev in kliknite v redu. Tukaj vnesite število povabil na sestanek, ki ste jih izbrali.

Če niste dosegljivi v istem terminu, bo skript samodejno zavrnil sestanek, vendar ne bo izbrisal e-poštnega sporočila iz Outlooka, tako da lahko posredujte vabilo na sestanek nekomu, da se ga udeleži v vašem imenu.

Da bi se izognili povratni e-pošti o logistiki sestanka, lahko uporabite Skp, da dodate osebo na sestanek.

Avtomatizacija odgovora na povabilo na sestanek lahko poveča vašo učinkovitost načrtovanja tako, da vam sporoči, kateri termini so prosti, in tako poenostavi vaš potek dela.

Povejte nam, kako vam je samodejni odgovor na zahtevo za sestanek pomagal v spodnjem razdelku za komentarje.