Ne pustite prostora za dvoumnost
- Predvideni sestanki so tisti, za katere ne morete biti prepričani, da se jim boste pridružili.
- Na prošnje za sestanek lahko odgovorite kot Pogojno takoj ali nastavite pozneje.
- Če želite odgovoriti na zahtevo ali upravljati predčasna srečanja, pojdite skozi spodnje korake.
Outlook je priljubljena e-poštna storitev, ki uporabnikom omogoča nastavitev sestankov in pošiljanje zahtev. Ko nekdo to stori, včasih ugotovi, da se določeno mesto za srečanje prikaže kot Pogojno v Outlooku, zaradi česar se sprašujejo, ali je uporabnik na voljo.
Če gremo po slovarski definiciji, je okvirno vse, kar ni določeno ali gotovo. Negotovost je ključni vidik. Kaj torej pomeni okvirno v Outlooku? Nadaljujte z branjem, če želite izvedeti!
Kaj pomeni pogojno v Outlooku?
Pogojno omogoča uporabnikom, da obvestijo skrbnika sestanka, da se sestanku morda ne bodo mogli pridružiti, čeprav nameravajo biti del njega.
Omogoča dovolj prostora, da se umaknete, ko imate za to obdobje načrtovane druge obveznosti. In ko se bodo zahteve za sestanke Outlook prikazale kot pogojne, bodo skrbniki vnaprej vedeli, da vaša udeležba ni gotova.
Ne pozabite, da pogojno ni zanesljivo in je eden glavnih razlogov za dvojno rezervacijo določenega termina, saj skrbniki ne morejo videti pogojnega stanja v Dogodek. Vidno je pod Pomočnik za načrtovanje.
Razumejmo to s primerom. Recimo, da je uporabnik določeno režo nastavil kot Pogojno, in ko drug uporabnik načrtuje in pošlje povabilo na srečanje, bo prikazano kot Na voljo.
Za odpravo dvoumnosti mora prvi uporabnik posebej imeti Zaseden v njihovem koledarju. Prav tako lahko uporabniki odgovorijo na zahteve za sestanke kot Pogojno.
Poleg tega Pogojno, imate naslednje možnosti pod Prikaži kot:
- prost
- Delo drugje
- Zaseden
- Odsoten
Kako nastavim Outlookove zahteve za sestanke, da bodo prikazane kot Pogojno?
- Ko prejmete obvestilo o sestanku ali povabilo po e-pošti, bo na voljo več odgovorov na sestanek. Preprosto kliknite Pogojno. Lahko pa tudi odprete sestanek in izberete odgovor.
- Ko to storite, bo uporabnik, ki je pripravil sestanek, prejel obvestilo in njegov koledar bo odražal isto.
V Outlooku je preprosto odgovoriti na prošnje za sestanke kot začasne. Vendar pazite, da ne pretiravate s funkcijo, saj je za uporabnika, ki zmede posredoval vabilo na sestanek da bi ugotovili, ali bi se udeležili ali ne, s čimer zanikajo celoten namen.
Najboljši način za nadaljevanje je, da svoje načrte takoj razkrijete!
Poleg tega Outlook uporablja barvno kodiranje, da poudari, kako so udeleženci označili svojo prisotnost. Te boste našli na dnu Razporejanje razdelek.
Ko v Outlooku odgovarjate na povabila na srečanje, imate naslednje možnosti:
- Sprejmi: To pomeni, da ste dosegljivi, in sestanek je dodan v vaš koledar.
- Pogojno: Označuje, da se lahko pridružite sestanku, in še vedno je dodan v koledar.
- Zavrni: To pomeni, da se ne morete pridružiti sestanku, in ni dodan v koledar.
- Predlagajte nov čas: Če dovoli organizator sestanka, lahko predlagate nov čas za sestanek, ko boste na voljo. Nova zahteva za srečanje se pošlje organizatorju.
Vsaka od teh ima podmožnosti, vendar so precej samoumevne, če razumete različne izraze, ki se uporabljajo v Outlookovih sestankih.
- Kaj je datoteka Outlook BAK? Kako odpreti/obnoviti datoteko BAK
- Kako uvoziti vCards v Outlook na 2 hitra načina
Kako upravljati začasne sestanke v Outlooku?
- Zaženite Outlook in odprite sestanek.
- Pojdi na Prikaži kot spustnem meniju in izberite možnost, ki ni Pogojno.
Predvidene sestanke in sestanke lahko spremenite ter jih sprejmete ali zavrnete pozneje, ko se stvari razjasnijo. Praviloma skrbno izberite svoj odgovor na sestanke in preglejte podrobnosti sestanka.
Ne pozabite, sestanki in sestanki so vedno prikazani kot Zaseden privzeto v Outlooku, stanje pa morate spremeniti ročno.
Če povzamem, čeprav je poskusni sestanek v Outlooku odlična funkcija, je še vedno prostor za izboljšave, zlasti za uporabnike, ki so pogosto dvojno rezervirani. Uporabite razdelek za povratne informacije v Outlooku, da delite svoje predloge!
Naše priporočilo: bodite neposredni pri svojih odzivih na zahteve za sestanek in ne pustite dvoumnosti.
Če se soočate težave s sestanki Outlook ali se zdi, da ne najdem prave reže, pošljite vabila na srečanje večkrat da se vsi vključijo.
Če imate kakršna koli vprašanja ali če želite deliti težave, s katerimi ste se soočali s predčasnimi sestanki v Outlooku, spodaj pustite komentar.
