Kako ustvariti in uporabljati kategorije v Outlooku: povečajte svojo produktivnost

Naučite se, kako lahko najbolje uporabite Outlookove kategorije v svojo korist

To je obsežen vodnik o ustvarjanju in uporabi kategorij v programu Microsoft Outlook. Razložili smo vse podrobnosti, ki vam bodo pomagale razumeti prednosti uporabe kategorij, in navodila po korakih za ustvarjanje, preimenovanje in brisanje kategorij.

Poleg tega se boste naučili tudi, kako dodeliti kategorije e-pošti, sestankom, stikom in opravilom. Članek vsebuje tudi nasvete o razvrščanju in filtriranju sporočil po privzeti kategoriji.

V tem članku

• Kaj so Outlookove kategorije?
• Zakaj ne morem uporabljati kategorij v Outlooku?
• Kako ustvariti in uporabljati Outlookove kategorije?
• 1. Ustvarite Outlookove kategorije
• 1.1 Namizni odjemalec
• 1.2 Spletna aplikacija
• 2. Preimenujte Outlookove kategorije
• 2.1 Namizna aplikacija
• 2.2 Spletni odjemalec
• 3. Izbrišite Outlookove kategorije
instagram story viewer
• 3.1 Namizna aplikacija
• 3.2 Spletni odjemalec
• 4. Uporabite Outlookove kategorije
• 4.1 Svoji e-pošti dodelite Outlookove kategorije
• 4.2 Dodajte kategorijo dogodku v koledarju
• Kako razvrstiti in filtrirati sporočila po kategoriji?

Kaj so Outlookove kategorije?

Mnogi ljudje so zmedeni med tem, kaj je Outlookova kategorija in kaj je Outlookova mapa. Čeprav vedo, da obstaja več načinov prilagajanja Outlooka in aplikacija sama ponuja različne načine za razvrščanje sporočil, iskanje po mapah, razvrščanje map in še veliko več.

Vendar vedno obstaja nekaj zmede med Outlookovimi kategorijami in mapami. Outlookove mape vam omogočajo organiziranje mape »Prejeto« in shranjevanje sporočil.

Ko premaknete sporočila v svoje mape, jih premaknete iz mape »Prejeto« v te mape. Če želite poiskati sporočila, morate samo vnesti mapo kategorije in jo poiskati.

Po drugi strani pa so Outlookove kategorije način za vizualizacijo in spreminjanje barvne kode sporočil v mapi »Prejeto«.

Ko sporočilu dodelite kategorijo, le-to ne zapusti mape »Prejeto«, temveč mu je dodeljena barva kategorije. Z barvno kategorijo lahko na seznamu kategorij preprosto najdete sporočilo, ki ga iščete.

Zakaj ne morem uporabljati kategorij v Outlooku?

Številni uporabniki so poročali, da ne morejo uporabljati kategorij v Outlooku. Eden glavnih razlogov, zakaj gumb Kategorija ni na voljo za račune IMAP, je, da se ne sinhronizirajo nazaj s strežnikom.

Poleg tega ne boste mogli dodeliti barvne kategorije računom IMAP, saj ima Outlook 2016 omejitev funkcije barvnih kategorij. Če želite to popraviti, morate račun IMAP spremeniti v račun POP3.

Kako ustvariti in uporabljati Outlookove kategorije?

1. Ustvarite Outlookove kategorije

1.1 Namizni odjemalec

1. Zaženite namizno aplikacijo Outlook.
2. V Oznake kliknite razdelek Kategoriziraj.
3. Na spustnem seznamu izberite Vse kategorije.
4. Udari Novo gumb v Barvne kategorije škatla.
5. V Dodaj novo kategorijo poimenujte kategorijo tako, da jo vnesete v besedilno polje.
6. Izberite barvo po meri med barva spustni meni.
7. Uporabljati Tipka za bližnjico, dodajte tipko za bližnjico za svojo kategorijo.
8. Kliknite v redu zapreti Dodaj novo kategorijo polje in znova kliknite v redu da shranite svoje nastavitve.

1.2 Spletna aplikacija

1. Obiščite uradnika Stran za prijavo v Outlook.
2. Kliknite na nastavitve.
3. Izberite Splošno in potem kategorije.
4. Pritisnite + Ustvari kategorijo na vrhu seznama kategorij.
5. Poimenujte kategorijo, izberite barvo zanjo in kliknite Shrani.

2. Preimenujte Outlookove kategorije

2.1 Namizna aplikacija

1. Zaženite namizno aplikacijo Outlook.
2. V Oznake kliknite razdelek Kategoriziraj.
3. Na spustnem seznamu izberite Vse kategorije.
4. Izberite kategorijo, ki jo želite preimenovati, in pritisnite Preimenuj gumb.
5. V besedilno polje vnesite novo ime in kliknite v redu za uporabo sprememb.

2.2 Spletni odjemalec

1. Obiščite uradnika Stran za prijavo v Outlook.
2. Kliknite na nastavitve.
3. Izberite Splošno in potem kategorije.
4. Kliknite na svinčnik poleg kategorije, da jo uredite.
5. V besedilno polje vnesite želeno ime kategorije in kliknite v redu. Spremenite lahko tudi barvo te kategorije.

Po zgornji metodi lahko enostavno preimenujete Outlookovo kategorijo in ji dodelite ime po svoji izbiri tako na namizju kot v spletni aplikaciji.

3. Izbrišite Outlookove kategorije

3.1 Namizna aplikacija

1. Zaženite namizno aplikacijo Outlook.
2. V Oznake kliknite razdelek Kategoriziraj.
3. Na spustnem seznamu izberite Vse kategorije.
4. Izberite kategorijo, ki jo želite izbrisati, in pritisnite Izbriši gumb.

3.2 Spletni odjemalec

1. Obiščite uradnika Stran za prijavo v Outlook.
2. Kliknite na nastavitve.
3. Izberite Splošno in potem kategorije.
4. Kliknite na smeti poleg kategorije, da jo izbrišete.

Z zgornjimi metodami lahko preprosto izbrišete kategorije v vašem računalniku, pa tudi aplikacijo spletnega odjemalca MS Outlook.

Preberite več o tej temi

• Outlookov koledar ne dovoljuje urejanja: 3 načini, kako to popraviti
• 2 načina za priklic in ponovno pošiljanje e-pošte v Outlooku
• Kako dodati praznike v Outlookov koledar
• Kako natisniti e-pošto iz spletne in namizne aplikacije Outlook

4. Uporabite Outlookove kategorije

4.1 Svoji e-pošti dodelite Outlookove kategorije

1. Pojdi na domov meni aplikacije Outlook.
2. Z desno miškino tipko kliknite e-pošto, kliknite na Kategoriziraj in v pojavnem meniju izberite kategorijo.
3. Ko je dodeljena, si lahko ogledate barvo kategorije in ime kategorije v kategorije stolpec v mapi »Prejeto«.

Po zgornji metodi lahko preprosto dodelite Outlookove kategorije enemu ali več sporočilom. Tako se boste lažje osredotočili na sporočila, povezana s kategorijo. Na primer, v kategoriji Delo se lahko osredotočite in obravnavate sporočila, povezana z delom.

4.2 Dodajte kategorijo dogodku v koledarju

1. Zaženite aplikacijo Outlook v računalniku.
2. Z desno miškino tipko kliknite koledarski dogodek in izberite Kategoriziraj s spustnega seznama in izberite kategorijo. Če ne vidite želene kategorije, kliknite na Vse kategorije.
3. Ko izberete kategorijo, boste videli ime kategorije in barvo, uporabljeno za koledarski dogodek.

Kategorije lahko uporabite za svoje stike, sestanke in druge dogodke v namizni ali spletni aplikaciji Outlook.

Kako razvrstiti in filtrirati sporočila po kategoriji?

1. Ko e-poštnim sporočilom dodelite kategorijo, jih lahko preprosto razvrstite tako, da pritisnete kategorije v vodoravni vrstici, ki se pojavi nad Outlookovimi sporočili.
2. Pod kategorije lahko razširite ali zaprete določeno kategorijo z uporabo majhen trikotnik gumb v glavi kategorije.

Zgornji koraki vam bodo pomagali kategorično razvrstiti in filtrirati Outlookov nabiralnik. Nekatere pomembne prednosti funkcije kategorije v Outlooku so navedene spodaj.

• S kategorijami lahko hitro najdete določeno sporočilo, povezano z določeno temo
• Določeno sporočilo lahko preprosto poiščete tako, da pogledate barvo kategorije, če ji je kategorija dodeljena
• Outlookov nabiralnik lahko organizirate tako, da svojim sporočilom, dogodkom v koledarju ali celo stikom dodelite kategorijo
• Kategorije so za uporabnike bolj koristne kot mape, saj lahko sporočilu dodelite več kategorij
• Ko je dodeljen, ga je enostavno kategorizirati
• Število kategorij, ki jih lahko imate v Outlooku, ni omejeno

To je to od nas v tem vodniku. Lahko si ogledate naš vodnik, ki podrobno pojasnjuje, kako lahko izvedete a poiščite prazno kategorijo v Outlooku.

Imamo tudi poseben vodnik o tem, kako preverite, v kateri mapi je Outlookova pošta. Prav tako se lahko obrnete na naš vodnik, ki vam bo pomagal rešiti težavo Outlook ne premika e-pošte v mapo težava.

V spodnjih komentarjih nam lahko sporočite, ali je zgornji vodnik pomagal pri vaši poizvedbi o tem, kako ustvariti in uporabljati Outlookove kategorije.