Autor: Nimisha V S
Porovnať a skombinovať sú dve veľmi užitočné funkcie Microsoft Word ale väčšina z nás ich zriedka používa z dôvodu našej nevedomosti o týchto vlastnostiach. Tieto funkcie nám umožňujú porovnať dva dokumenty a nájsť medzi nimi rozdiel. Najprv sa teda pozrime na niektoré situácie v našich každodenných dielach, kde nájdeme ich použitie.
V niektorých prípadoch môžeme mať rôzne verzie toho istého dokumentu. Možno budeme musieť porovnať tieto rôzne verzie, aby sme videli zmeny medzi nimi. Alebo ich možno budeme musieť skombinovať, aby sme vytvorili finálnu kópiu dokumentu. Pomocou funkcie porovnania môžeme skúmať zmeny vykonané na každom riadku, vrátane zmien bieleho priestoru. V našej príprave životopisu prichádza aj ďalšia aplikácia týchto funkcií. Spravidla môžeme mať viac ako jednu kópiu pokračovať pripravené na rôzne účely alebo časom upravené. Občas, ak chcete porovnať alebo skombinovať ľubovoľné dve kópie a vytvoriť tak aktualizovaný životopis, môže byť funkcia porovnania a kombinovania veľmi užitočná.
Na prvý pohľad sa môže zdať, že tieto dve funkcie sú rovnaké. Ale majú rôzne funkcionality. Funkcia kombinácie nám v skutočnosti umožňuje zistiť, kto vykonal aké zmeny v dokumente, okrem toho, že zmeny iba označil. Funkcia porovnania však porovnáva iba obsahové rozdiely medzi dvoma dokumentmi.
Teraz sa pozrime, ako môžeme tieto funkcie využiť.
Porovnávanie dokumentov v programe Word
1. Otvorte Word a nájdete Porovnaj na karte kontroly. Kliknite na Porovnaj.
2. Teraz z ponuky vyberte Porovnaj možnosť porovnať akékoľvek dva dokumenty.
3. Teraz sa zobrazí dialógové okno na porovnanie dokumentov. Musíme vybrať dva dokumenty, ktoré sa majú porovnať. Vyberte pôvodný dokument a revidovaný dokument. V nastaveniach porovnania máme rôzne možnosti, ktoré je možné skontrolovať podľa našich preferencií. Zmeny je možné porovnávať na úrovni slov alebo znakov. Je lepšie zvoliť možnosť zobrazenia zmien v novom dokumente, aby ste sa vyhli zmätkom s pôvodnými dokumentmi.
4. Po kliknutí na OK dostaneme nový dokument, ktorý bude mať rozdiely označené. Na bočnej lište vidíme počet vložení, odstránení, presunov a zmien formátovania. Každá zmena bude označená a dobre vysvetlená. V novom škrtnutom dokumente sa text odstráni, pridá sa červený podčiarknutý text a zelený text sa presunie.
5. V predvolenom nastavení budeme mať originálnu kópiu dokumentu vybratú a zobrazenú na pravom paneli. Na pravom paneli môžeme posúvať pôvodný dokument nadol a podľa toho sa bude posúvať nový dokument s označenými zmenami. Máme ale inú možnosť, ako skryť pôvodný dokument. Túto možnosť môžeme zvoliť na karte kontroly. Prejdite na možnosť Porovnať na karte kontroly -> Zobraziť zdrojové dokumenty-> vyberte možnosť Skryť zdrojový dokument.
6. Teraz na karte Sledovanie vyberte možnosť Balóny a kliknite na Zobraziť revízie v balónoch.
Teraz v pravom paneli vidíme revízie v dokumente, ktoré sú podrobne označené vo formulári oznámenia o balóne. Toto uľahčí kontrolu zmien v dokumentoch.
7. Ak chcete mať konečnú kópiu dokumentu z pôvodných a revidovaných kópií, môžete to ľahko urobiť úpravou nového dokumentu so všetkými označenými zmenami. Pri akejkoľvek zmene stačí kliknúť pravým tlačidlom myši na riadok a zvoliť, či chcete zmenu prijať alebo odmietnuť. Môžeme teda pridať požadované zmeny a zrušiť zmeny, ktoré nie sú potrebné, aby sme vytvorili konečnú kópiu dokumentu.
Kombinovanie dokumentov v programe Word
Funkcia Kombinovať funguje podobne ako pri porovnaní. Už sme videli rozdiel v ich funkciách. Kombináciu je možné použiť na zlúčenie dvoch verzií dokumentu a vytvorenie finálnej kópie dokumentu. Keď na vytvorenie nového dokumentu použijeme kombináciu, všetky zmeny v revidovanom dokumente sa stanú sledovanými zmenami identifikovanými autormi, ktorí zmeny vykonali.
Teraz sa pozrime, ako používať funkciu kombinácie:
1. Na karte kontroly vyberte možnosť Porovnať a kliknite na Kombinovať.
2. V dialógovom okne Kombinovať vyberte pôvodnú a revidovanú kópiu dokumentov, ktoré sa majú spojiť. Upravte nastavenia podľa svojich preferencií a kliknite na OK.
Potom získate rovnaké rozloženie ako predtým v možnosti porovnania. Môžete zobraziť zmeny, kliknúť na ne pravým tlačidlom myši a zvoliť, či chcete zmenu prijať alebo odmietnuť. Takto je možné vygenerovať revidovaný nový dokument.
Dúfam, že máte jasnú predstavu o funkcii porovnávania a kombinovania. Využite tieto užitočné funkcie, aby ste si uľahčili prácu a šetrili čas.
