Ako automaticky prijať alebo odmietnuť schôdze v programe Outlook?

Prevezmite plnú kontrolu nad svojimi stretnutiami v programe Outlook

Ak často musíte prijať alebo odmietnuť pozvánky na schôdzu, ale neradi to robíte manuálne, môžete nastaviť, aby sa prijímali alebo odmietali automaticky.

Pomôže vám to nastaviť plán stretnutí bez konfliktov a minimalizovať rozptýlenie, aby ste sa mohli sústrediť na to, čo je dôležité.

V tejto príručke preskúmame podrobné kroky na automatické prijatie alebo odmietnutie prichádzajúcich žiadostí o schôdzu v programe Outlook, aby sa organizátorovi schôdze odoslala včasná odpoveď.

Ako automaticky prijmem schôdzu bez odoslania odpovede v programe Outlook?

1. Stlačte tlačidlo Windows kľúč, typ výhľad a kliknite OTVORENÉ.
2. V hlavnom okne programu Outlook prejdite na Súbor tab.
instagram story viewer
3. Vyberte možnosti na otvorenie Možnosti programu Outlook.
4. Ísť do Kalendár z ľavého panela nájdite Automatické prijatie alebo odmietnutie, potom kliknite na Automaticky prijať/odmietnuť tlačidlo.
5. Na Automatické prijatie alebo odmietnutie okno, ak chcete prijať schôdzu, začiarknite vedľa Automaticky prijímať žiadosti o stretnutie a odstraňovať zrušené stretnutia a kliknite OK.
6. Ďalej na Možnosti programu Outlook okno, Kalendár tabuľka, nájdite Možnosti kalendára a vyberte súhlasiť pre Túto odpoveď použite pri navrhovaní nového času stretnutia možnosť.
7. Kliknite OK a znova spustite Outlook, aby ste uložili zmeny.

Ak používate Outlook 2010 alebo staršiu verziu, vyhľadajte Plánovanie zdrojov možnosť namiesto Automatické prijatie alebo odmietnutie. Kliknite na Plánovanie zdrojov tlačidlo na získanie Okno automatického prijatia alebo odmietnutiaa zmeniť nastavenia žiadosti o schôdzu v programe Outlook.

Ako automaticky prijímam schôdze s odpoveďou v programe Outlook?

1. Nastavením pravidla

1. Spustiť Outlook a ísť do Domov tab.
2. Kliknite pravidláa potom vyberte Spravujte pravidlá a upozornenia z rozbaľovacieho zoznamu.
3. Kliknite Nové pravidlo.
4. Na Sprievodca pravidlami dialógovom okne vyberte Použiť pravidlo na prijaté správy a kliknite Ďalšie.
5. Na ďalšej stránke vyberte čo je pozvánka na stretnutie alebo aktualizácia a kliknite Ďalšie.
6. Z Krok 1 box, vyberte odpovedať pomocou špecifickej šablóny, potom prejdite na Krok 2 a kliknite na konkrétnu šablónu hypertextový odkaz.
7. Zapnuté Vyberte šablónu odpovede okno, pre Pozrieť sa do, vyberte si Štandardná šablóna alebo Používateľské šablóny v systéme súborov; v poli nižšie uvidíte šablónu odpovede na schôdzu. Ak existuje viac možností, vyberte jednu a kliknite OTVORENÉ.
8. Kliknite Ďalšiea potom kliknite Ďalšie.
9. Teraz pomenujte pravidlo, ak chcete, a kliknite Skončiť.

Môžete tiež vybrať Vytvorte toto pravidlo pre všetky účty ak chcete automaticky prijať pozvanie na schôdzu na všetkých vašich e-mailových adresách v programe Outlook.

2. Spustením skriptu VBA

Najprv musíte skript uložiť vo VBA; za týmto účelom postupujte podľa týchto krokov:

1. V okne programu Outlook stlačte Alt + F11 otvoriť Aplikácia Visual Basic (VBA) pre Outlook.
2. Ísť do Vložiťa potom vyberte modul.
3. Keď sa otvorí nový modul, skopírujte a prilepte nasledujúci skript na automatické prijatie pozvánok na schôdzu v programe Outlook a stlačte tlačidlo Ctrl + S aby ste to uložili:

Sub AutoAcceptMeetingRequests() Dim objNamespace As Outlook.NameSpace Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder Dim objItem As Object Dim objMeetingRequest As Outlook.MeetingItem ' Set up Outlook objects Set objNamespace = Application.GetNamespace("MAPI") Set objFolder = objNamespace.GetDefaultFolder(olFolderInbox) ' Loop through inbox items For Each objItem In objFolder.Items If objItem.Class = olMeetingRequest Then Set objMeetingRequest = objItem objMeetingRequest.GetAssociatedAppointment(True).Respond olMeetingAccepted, True ' olMeetingAccepted for acceptance, True to send no response End If Next objItem ' Clean up objects Set objMeetingRequest = Nothing Set objItem = Nothing Set objFolder = Nothing Set objNamespace = Nothing. End Sub. 

Keď už máte skript vo VBA, musíte ho spustiť; postupujte podľa týchto krokov:

1. Prejdite do okna programu Outlook a prejdite na Vývojári tab.
2. Vyberte Makráa z rozbaľovacieho zoznamu vyberte makrá, ktoré ste vytvorili na spustenie.

Pred použitím skriptov VBA v programe Outlook si vytvorte zálohu údajov a konfiguračných nastavení a pred spustením pre celú poštovú schránku skript vždy otestujte v malom rozsahu.

Automatické odpovedanie na pozvánky na schôdzu v programe Outlook vám šetrí čas. Je to bezproblémový spôsob, ako informovať organizátora stretnutia o svojej účasti. Avšak vždy skontrolujte žiadosť o schôdzu, aby ste poznali svojich spoluúčastníkov aby ste sa uistili, že ste v súlade s účastníkmi na programe stretnutia.

Prečítajte si viac o tejto téme

• Ako nahlásiť phishingové e-maily v programe Outlook
• Ako rýchlo zmeniť predvolený prehliadač v programe Outlook
• Ako migrovať e-maily z Hotmailu do Outlooku
• 4 spôsoby zdieľania skupiny kontaktov alebo distribučného zoznamu v programe Outlook
• Ako otvoriť viacero Windowsov programu Outlook v systéme Windows 11

Ako automaticky odmietnem schôdze v programe Outlook?

1. Pomocou možností Outlooku môžete odmietnuť všetky pozvánky na schôdzu

1. Spustite program Outlook a prejdite na Súbor tab.
2. Vyberte možnosti na otvorenie Možnosti programu Outlook.
3. Ísť do Kalendár, nájdite Automatické prijatie alebo odmietnutie & kliknite na Automaticky prijať/odmietnuť tlačidlo.
4. Vyberte Automaticky odmietnuť žiadosti o schôdzu, ktoré sú v konflikte s existujúcou schôdzou alebo schôdzou, aby ste odmietli schôdzu.
5. Ďalej vyberte položku Odmietnuť pre Túto odpoveď použite pri navrhovaní nového času stretnutia v časti Možnosti kalendára a kliknite na tlačidlo OK.
6. Znova spustite Outlook, aby ste uložili zmeny.

2. Nastavte pravidlo na odmietnutie pozvánok na schôdzu z konkrétnej e-mailovej adresy

Najprv musíte vytvoriť odpoveď a uložiť šablónu na odmietnutie stretnutia; za týmto účelom postupujte podľa týchto krokov:

1. V hlavnom okne programu Outlook prejdite na Kalendár a vyberte Nové stretnutie.
2. V Stretnutie zadajte do tela text, ktorý chcete odoslať na odmietnutie pozvánky na schôdzu, a prejdite na Súbor tab.
3. Teraz kliknite Uložiť ako.
4. Na Uložiť ako okno, pre Uložiť ako typ, vyberte Šablóna programu Outlook (.of)a pre názov súboru zadajte názov a kliknite Uložiť.

Teraz, keď máte prispôsobenú šablónu, dovoľte nám vytvoriť pravidlo na odmietnutie stretnutia.

1. Spustite program Outlook a prejdite na Domov tab.
2. Kliknite pravidlá, potom vyberte Spravujte pravidlá a upozornenia z rozbaľovacieho zoznamu.
3. Na Pravidlá a upozornenia okno, vyberte Nové pravidlo.
4. Na Sprievodca pravidlami dialógovom okne vyberte Použiť pravidlo na prijaté správy a kliknite Ďalšie.
5. Z Krok 1 vyberte od ľudí alebo verejnej skupiny možnosť, potom prejdite na Krok 2a kliknite na tlačidlo ľudí alebo verejnej skupiny hypertextový odkaz.
6. Otvorí sa Adresa pravidla okno; vyberte používateľské meno, ktorého pozvanie na schôdzu chcete odmietnuť, kliknite Od, a potom OK.
7. Teraz vyberte čo je pozvánka na stretnutie alebo aktualizácia a kliknite Ďalšie.
8. Na nasledujúcej stránke vyberte odpovedať pomocou špecifickej šablóny možnosť z Krok 1 krabici a v Krok 2, kliknite na konkrétnu šablónu hypertextový odkaz.
9. Zapnuté Vyberte šablónu odpovede okno, pre Pozrieť sa do, vyberte si Používateľské šablóny v systéme súborov; v poli nižšie uvidíte šablónu odpovede na schôdzu. Vyberte ten, ktorý ste vytvorili, a kliknite OTVORENÉ.
10. Kliknite Ďalšiea potom kliknite Ďalšie.
11. Teraz pomenujte pravidlo a kliknite Skončiť.

Vyberte Vytvorte toto pravidlo pre všetky účty ak chcete automaticky odpovedať na žiadosti o stretnutie v druhom e-maile účtov.

3. Na odmietnutie viacerých pozvánok na schôdzu použite skript VBA

Najprv musíte pridať a uložiť skript do VBA, môžete to urobiť takto:

1. Spustite Outlook a v hlavnom okne stlačte Alt + F11 otvorte VBA.
2. Ísť do Vložiťa kliknite na tlačidlo modul.
3. Skopírujte a prilepte nasledujúci skript, aby ste odstránili žiadosť o schôdzu v module a stlačte Ctrl + S aby ste to uložili:

Function GetCurrentItem() As Object Dim objApp As Outlook.Application Set objApp = Application On Error Resume Next Select Case TypeName(objApp.ActiveWindow) Case "Explorer" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveExplorer.Selection.Item(1) Case "Inspector" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveInspector.CurrentItem End Select Set objApp = Nothing. End Function Sub Decline_Meeting() Dim oAppt As AppointmentItem Dim cAppt As AppointmentItem Dim num_declines As Integer Dim oResponse Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oAppt = Application.CreateItem(olAppointmentItem) num_declines = InputBox(Prompt:="How many declines?", Title:="Decline It") If num_declines < 0 Then MsgBox "Nope." ElseIf num_declines > 40 Then MsgBox "Too far. Be nice." Else While num_declines > 0 Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oResponse = cAppt.Respond(olMeetingDeclined, True) oResponse.Send num_declines = num_declines - 1 Wend End If Set cAppt = Nothing Set oAppt = Nothing. End Sub. 

Teraz, keď ste skript uložili, zatvorte okno VBA. Ak chcete spustiť skript, postupujte takto:

1. V okne programu Outlook vyberte pozvánky na schôdzu, ktoré chcete odmietnuť, a potom stlačte Alt + F8.
2. Získate Makrá okno, vyberte Decline_Requests modul a kliknite Bežať.
3. V ďalšom okne zadajte počet odmietnutí a kliknite OK. Tu zadajte počet žiadostí o stretnutie, ktoré ste vybrali.

Ak ste v rovnakom časovom úseku nedostupní, skript automaticky odmietne schôdzu, ale neodstráni e-mailovú správu z Outlooku, takže môžete preposlať pozvánku na stretnutie niekomu, aby sa ho zúčastnil vo vašom mene.

Môžete sa tiež vyhnúť opakovaným e-mailom o logistike stretnutia použite Skrytú kópiu na pridanie osoby do schôdze.

Automatizácia odozvy na pozvanie na schôdzu môže zvýšiť efektivitu plánovania tým, že vám dá vedieť, ktoré časové úseky sú voľné, čím sa zjednoduší váš pracovný tok.

Povedzte nám, ako vám automatická odpoveď na žiadosť o stretnutie pomohla, v sekcii komentárov nižšie.