Preskúmajte najjednoduchšie spôsoby, ako to dosiahnuť
- Vytvorenie úlohy pomocou obsahu e-mailu môže byť skvelým spôsobom, ako zostať produktívny.
- Ak to chcete urobiť, môžete použiť metódu drag & drop, funkciu sledovania alebo vytvoriť rýchly krok.
Outlook je jedným z najlepších e-mailových klientov, ktorý vám poskytuje množstvo funkcií a priestor na prispôsobenie, aby ste si udržali náskok v hre.
Jednou z takýchto funkcií je možnosť vytvoriť úlohu z e-mailu, čo vám ušetrí opätovné zadávanie všetkých informácií, čím sa zvýši efektivita a zníži sa námaha.
V tejto príručke budeme diskutovať o niektorých najjednoduchších metódach s podrobnými pokynmi na konverziu e-mailu na úlohu v programe Outlook a jej pridanie do zoznamu úloh.
Ako vytvorím úlohu z existujúceho e-mailu?
1. Použite metódu drag-and-drop
- Najprv skontrolujte, či vidíte Úlohy karta v navigačnom menu; ak nie, prejdite na Ďalšie aplikácie, kliknite naň a vyberte si Úlohy.
- Kliknite pravým tlačidlom myši Úlohy a vyberte Pin aby ste ho ponechali na navigačnom paneli.
- V hlavnom okne programu Outlook vyberte e-mailovú správu, pre ktorú chcete vytvoriť úlohu. Presuňte ho na Úlohy pomocou ľavého tlačidla myši a uvoľnite ho.
- Tým sa otvorí okno Úloha so všetkým obsahom pôvodného e-mailu. Ak ho chcete ďalej prispôsobiť, môžete upraviť, odstrániť alebo pridať informácie vrátane Dátum začiatku, Do dátumu, Postavenie, a Priorita.
- Po dokončení kliknite Uložiť a zavrieť.
Toto je najjednoduchšia metóda automatizácie e-mailu na úlohy, ktorá vytvára samostatnú úlohu rovnako ako tá, ktorá bola vytvorená od začiatku. Po vytvorení ho uvidíte v zozname úloh a e-mail zostane v priečinku Doručená pošta.
Ďalšou skvelou vecou na zvýšenie produktivity a zefektívnenie vášho pracovného toku môže byť udržiavanie najlepšie klávesové skratky programu Outlook praktický.
2. Použite funkciu sledovania
- Vyberte e-mail z hlavného okna programu Outlook a prejdite na Domov tab. V prípade, že máte správu otvorenú, prejdite na Správa tab.
- Nájdite Tagya potom vyberte Nasleduj.
- Vyberte si Vlastné zo zoznamu.
- Vo vlastnom dialógovom okne začiarknite políčko vedľa položky Pripomenutie a vyberte požadovaný dátum a čas.
- Používate aj polia ako Označiť na, Dátum začiatku, a Do dátumu zadajte ďalšie podrobnosti.
- Kliknite OK.
Keď označíte e-mailovú správu príznakom, zobrazí sa v náhľade úloh pod zoznamom úloh. Vo vybranom dátume a čase dostanete upozornenie na vykonanie úlohy súvisiacej s e-mailom.
Táto metóda pomáha premeniť e-maily na úlohy rovnako ako metóda drag & drop, ale nemožno sa na ňu ako keby spoliehať odstránite e-mailovú správu, ktorá sa k nej vzťahuje, príznak sa odstráni z karty Úlohy alebo Úlohy zoznam.
- Toto je umiestnenie súboru PST programu Outlook v systéme Windows 11
- Ako aktualizovať globálny zoznam adries v programe Outlook
- Ako obnoviť predvolené nastavenia zobrazenia Outlooku
3. Použite funkciu Rýchle kroky
- V hlavnom okne programu Outlook prejdite na Domov kartu a nájdite Rýchle kroky.
- Kliknite Vytvor nový alebo nájdite Nový rýchly kroka vyberte si Vlastné.
- Na Upraviť rýchly krok zadajte názov pre rýchly krok.
- Pod Akcie, pre Vyberte akciu v rozbaľovacej ponuke nájdite Kategórie, Úlohy a Príznaky sekciu a kliknite Vytvorte úlohu s prílohou alebo Vytvorte úlohu s textom správy.
- Ďalej môžete použiť Klávesová skratka možnosť priradiť klávesovú skratku z rozbaľovacej ponuky vedľa nej.
- Keď je všetko na svojom mieste, kliknite Skončiť pre uloženie Rýchly krok.
- Rýchly krok, ktorý ste vytvorili, sa teraz zobrazí v Rýchle kroky box. Ak chcete získať prístup, kliknite na e-mail v priečinku Doručená pošta a vyberte položku Rýchly krok alebo stlačte klávesovú skratku, ak je priradená.
- Otvorí sa nové okno úlohy, zadajte požadované údaje a kliknite Uložiť a zavrieť.
Takto môžete použiť funkciu Rýchle kroky pri vytváraní úloh v Outlooku. Funkciu môžete použiť na automatizáciu opakujúcich sa úloh jediným kliknutím, ako je presun e-mailu do určitého priečinka, odstránenie pôvodnej správy a ďalšie.
Môžete si vybrať zo spomínaného predvoleného kroku alebo si vytvoriť vlastný Rýchly krok podľa svojich preferencií.
Ak je vašou vecou vytváranie skratiek a prispôsobenie úloh, musíte si pozrieť našu príručku prispôsobiť panel s nástrojmi programu Outlook.
Ako zmením e-mail na plánovanú úlohu?
Ak chcete previesť e-maily na úlohy a pridať ich do zoznamu plánovaných úloh, použite funkciu Sledovanie a kartu Úlohy. Postupujte podľa týchto krokov:
- Prejdite do hlavného okna programu Outlook a prejdite na e-mail, pre ktorý chcete vytvoriť úlohu.
- Kliknite pravým tlačidlom myši na e-mail a vyberte Nasleduj, potom vyberte Vlajka ikona pre Bez dátumu.
- Prejdite a kliknite na Robiť v navigačnej ponuke.
- Na Robiť okno, vyberte Označený e-mail z ľavého panela.
- Dostanete zoznam označených e-mailov; vyberte ten, ktorý ste práve pridali. Na pravej table získate možnosti; kliknite Pridajte dátum splatnostia zadajte dátum dokončenia, ktorým sa úloha pridá do súboru Plánované zoznam.
Toto sú rôzne metódy, ktoré môžete použiť na vytvorenie úlohy z e-mailu v programe Outlook; použite ktorýkoľvek z nich na vytvorenie úlohy.
Ak chcete vedieť, ako zdieľať a spravovať úlohy v programe Outlook kalendár, máme skvelého sprievodcu na túto tému.
Neváhajte a poskytnite nám akékoľvek informácie, tipy a svoje skúsenosti s prevodom e-mailov na úlohy v sekcii komentárov nižšie.
