Ako vytvoriť, pridať a prispôsobiť prioritné polia v programe Outlook

Pridajte stĺpec pomocou možnosti Výber polí

Na určenie naliehavosti priradenej úlohy v programe Outlook môžete použiť vstavané úrovne priority (Vysoká, Normálna a Nízka), farebné značky, termín dokončenia a pole stavu.

Ak však chcete pridať ďalšie podrobnosti, musíte si v programe Outlook vytvoriť vlastné prioritné pole, čo si vyžaduje niekoľko ďalších krokov.

V tejto komplexnej príručke vysvetlíme podrobné pokyny na vytvorenie a pridanie vlastných priorít spolu s krokmi, ako prispôsobiť priority v programe Outlook.

Čo sú prioritné polia v programe Outlook?

V programe Outlook sa v poli priority zobrazuje úroveň dôležitosti priradená úlohe, e-mailu alebo iným položkám, čo naznačuje, či môžete úlohu odložiť alebo či ju máte spracovať okamžite.

Pridanie značiek vrátane relevantných informácií do poľa predmetu úlohy vám ďalej pomôže zoradiť zoznam úloh a pomôže vám venovať sa prioritným položkám ako prvému.

Predvolené nastavenia priority majú tri možnosti, Vysoká, Stredná, a Nízka, ktoré nie sú vždy dostatočné, najmä ak pracujete v tíme, ktorého členovia môžu mať rôzne interpretácie priorít.

Prispôsobenie poľa priority vám tiež môže pomôcť prispôsobiť správu úloh programu Outlook, a tým prispôsobiť pracovný tok.

Pre ďalšie prispôsobenie si môžete prispôsobiť Panel s nástrojmi Rýchly prístup programu Outlook aby ste mali prístup ku všetkým často používaným možnostiam priamo pred vami, vďaka čomu je používanie aplikácie jednoduchšie ako kedykoľvek predtým.

Ako vytvorím vlastné pole v programe Outlook?

1. Vytvorte vlastné pole

1. Stlačte tlačidlo Windows kľúč, typ výhľada kliknite na tlačidlo OTVORENÉ.
2. Prejdite na navigačnú lištu a vyberte položku Úlohy priečinok. V novom okne uvidíte priradenú úlohu uvedenú v pravej časti okna.
3. Potom kliknite pravým tlačidlom myši na lištu hlavičky stĺpca, aby ste získali kontextové menu a vyberte Výber poľa.
4. Na Výber poľa kliknite na dialógové okno Nový.
5. Na Nový stĺpec zadajte názov, ktorý chcete stĺpcu priradiť. Pre Typ a Formátovať, Predvolene je vybratý text, ale typ poľa môžete zmeniť podľa názvu stĺpca alebo účelu. Po zadaní všetkých údajov kliknite OK.
6. Akonáhle sa stĺpec objaví v Výber poľa okno, presuňte ho na lištu hlavičky stĺpca a pridajte ho.

Môžete vytvoriť toľko stĺpcov, koľko chcete, aby ste ešte viac zjednodušili zoznam úloh, ale ak ich pridáte príliš veľa, veci sa skomplikujú.

Prečítajte si viac o tejto téme

• Ako vytvoriť súbor PST v programe Outlook
• Ako vytvoriť jednotné zobrazenie doručenej pošty v programe Outlook

2. Ak chcete definovať prioritu, povoľte možnosť Povoliť úpravy v bunke

POZNÁMKA

Na rozdiel od priečinka Doručená pošta už priečinok Úlohy obsahuje Povoliť úpravy v bunke funkcia povolená; ak však nemôžete písať, povoľte ho podľa krokov.

1. V Úlohy prejdite do priečinka vyhliadka a z Aktuálny pohľad hlavička, vyberte Zobraziť nastavenia.
2. Na Rozšírené nastavenia zobrazenia okno, vyberte Iné nastavenia tlačidlo.
3. Ďalej nájdite Záhlavia stĺpcov a riadky, začiarknite vedľa Povoliť úpravy v bunkea potom kliknite OK.
4. V zozname úloh nájdite nový stĺpec, ktorý ste pridali, a pridajte číslo alebo text definujúci dôležitosť jednotlivej úlohy.

Ak chcete uprednostniť svoje e-maily od odosielateľa a zabezpečiť, aby boli všetky doručené do vašej doručenej pošty, musíte vedieť, ako whitelist e-mailu v programe Outlook.

Ako môžem použiť vlastné prioritné polia?

Pridanie vlastných prioritných polí vám môže pomôcť prispôsobiť úlohy vašim preferenciám, zvýšiť produktivitu a zvýšiť prehľadnosť a efektivitu.

Tu je niekoľko spôsobov, ktoré vám môžu pomôcť lepšie pochopiť, ako je to užitočné:

• Časovo citlivé projekty alebo úlohy – Ak sa niektorým úlohám uvedeným vo vašom zozname blíži termín ich dokončenia, môžete použiť polia vlastnej priority na priradenie úrovní vysokej priority.
• Kontextová priorita – Pre rôzne kontexty úloh, ako sú napríklad klienti s vysokou hodnotou a termíny, môžete pridať pole priority, aby ste sa s úlohou primerane vysporiadali.
• Riziko – Pridajte pole priority rizika na zobrazenie pravdepodobných rizík spojených s priradenou úlohou.
• Nasleduj – Pole Priorita sledovania môže zvýrazniť úlohu, ktorá si vyžaduje sledovanie; úlohu môžete označiť ako Follow-up-High.
• Tímová spolupráca – Použite ho na informovanie o dôležitosti úlohy vo vašom tíme, aby ste zvýšili komunikáciu a efektivitu.

Aké sú najlepšie postupy pre vlastné prioritné polia v programe Outlook?

Pre lepšiu správu úloh programu Outlook musíte najprv pochopiť kontext úloh v projekte a potom pridať príslušné pole vlastnej priority.

Okrem toho, aby ste túto funkciu používali efektívne, tu je niekoľko tipov, ktoré musíte mať na pamäti:

• Relevantnosť – Pri výbere názvu stĺpca, typu a formátu musíte mať na pamäti úlohy, pretože relevantné označenie vám môže pomôcť rýchlo posúdiť dôležitosť úlohy.
• Pracovný tok – Prispôsobenie prioritných polí by vám malo dávať zmysel a malo by byť v súlade s vaším pracovným postupom.
• Triedenie podľa čísel – Používanie čísel ako typov polí vám môže pomôcť spomenúť prioritu úlohy vo vzostupnom alebo zostupnom poradí, čo pomáha posúdiť úroveň naliehavosti.
• Skontrolujte prioritu úlohy – Vlastné priority musíte pravidelne kontrolovať, aby ste skontrolovali, či vyhovujú vašim aktuálnym požiadavkám.
• Nepoužívajte rovnaký prístup – Riadenie úloh je subjektívne pre osobu a danú úlohu; preto si musíte vybrať vlastné prioritné polia, ktoré vyhovujú vašim potrebám a priradenej úlohe.
• Zjednodušiť – Nepridávajte ich príliš veľa, pretože by vás to mohlo zmiasť a zmariť účel poskytnutia prehľadnosti.

Ako nastavím vlastnú prioritu v úlohách programu Outlook?

Môžete kliknúť pravým tlačidlom myši na lištu hlavičky stĺpca v zozname úloh, vybrať Výber poľa, pridajte nový stĺpec, pomenujte ho a podľa toho definujte typy polí.

Po vytvorení môžete stĺpec presunúť myšou do zoznamu úloh a pridať ho do hlavičky stĺpca. Ďalej môžete uviesť prioritu podľa naliehavosti alebo iných preferencií.

Takto môžete v programe Outlook vytvoriť vlastné prioritné pole na označenie úloh podľa kontextu, časovej citlivosti, súvisiaceho rizika a podobne.

Ak nájdete Indexovanie Outlooku je pomalé a chcete to opraviť, odporúčame vám prečítať si túto príručku na zrýchlenie indexovania v programe Outlook v systéme Windows 11.

Neváhajte a poskytnite nám akékoľvek informácie, tipy a svoje skúsenosti s touto témou v sekcii komentárov nižšie.