Ako môžem skopírovať zoznam účastníkov zo schôdzí v programe Outlook?

Všetko, čo potrebujete, skopírovať účastníkov programu Outlook do inej žiadosti

Odosielanie žiadostí o schôdzu ľuďom v programe Outlook je také jednoduché, ako prichádzajú. Okrem iných výhod vám umožňuje sledovať odpovede účastníkov.

Čo sa však stane, ak potrebujete skopírovať zoznam účastníkov z jednej schôdze v Outlooku na druhú, aby ste mohli poslať novú pozvánku na schôdzu? Je to veľmi jednoduché a v tomto podrobnom návode vám ukážeme, ako na to a ešte viac.

Ako exportujem účastníkov schôdze do Excelu?

Exportovanie účastníkov schôdze do Excelu je celkom jednoduché a priame, pretože stačí skopírovať a prilepiť e-mailové adresy a stav odpovede pozvaných.

Stále ho však musíte filtrovať a triediť. To všetko vysvetlíme v ďalšej časti tejto príručky.

Ako skopírujem zoznam účastníkov z tímovej schôdze?

1. Skopírujte kliknutím pravým tlačidlom myši

1. Spustite program Outlook a kliknite na Kalendár ikonu na ľavej table.
2. Kliknite na dátum schôdze, z ktorej chcete skopírovať účastníkov, v kalendári a dvakrát kliknite na pozvánku na schôdzu na pravej strane okna.
   
3. Teraz kliknite Komu v novootvorenom okne schôdze.
4. Stlačte tlačidlo Ctrl kláves + A vyberte všetkých účastníkov a kliknite pravým tlačidlom myši na pole.
5. Nakoniec vyberte Kopírovať a vložte účastníkov do novej schôdze tam, kde ich potrebujete.
   

Ak chcete skopírovať iba zoznam účastníkov schôdze z pozvánky na schôdzu v Outlooku bez ich odpovede, môžete to urobiť jednoduchým kliknutím pravým tlačidlom myši na pole Komu a jeho vložením do schôdze žiadosti.

2. Použite stav kopírovania do schránky

1. Spustite Outlook a otvorte pôvodné stretnutie, z ktorého chcete skopírovať pozvaných.
2. Kliknite na Sledovanie tlačidlo.
3. Teraz vyberte Skopírovať stav do schránky.
   
4. Spustite Excel a vytvorte nový pracovný hárok.
5. Ďalej vyberte A1 bunku a stlačte tlačidlo Ctrl kláves + V na prilepenie účastníkov a ich odpovedí.
   
6. Odtiaľ kliknite na Údaje kartu v hornej časti.
7. Kliknite Filter, za ktorým nasleduje šípka nadol vedľa odpoveď.
   
8. Vyberte parameter, ktorý chcete filtrovať z odpovedí (prijaté, odmietnuté alebo žiadne odpovede) a kliknite OK. Teraz by vám mali zostať len filtrovaní účastníci.
9. Nakoniec skopírujte účastníkov a prilepte ich do pozvánky na schôdzu, na ktorú ich potrebujete v programe Outlook.

Ak potrebujete skopírovať účastníkov z pozvánky na schôdzu programu Outlook na základe ich odpovedí, použite túto metódu. S týmto môžete vidieť účastníkov stretnutia preposlať následný e-mail pred jeho odoslaním.

Prečítajte si viac o tejto téme

• Kalendár programu Outlook neumožňuje úpravy: 3 spôsoby, ako to opraviť
• 2 spôsoby odvolania a opätovného odoslania e-mailu v programe Outlook
• Ako vytvárať a používať kategórie v programe Outlook: Zvýšte svoju produktivitu

3. Kopírovať pomocou programu Outlook VBA

1. Spustite program Outlook a stlačte tlačidlo Alt kláves + F11 otvorte editor VBA.
2. Kliknite Vložiť v hornej časti a vyberte modul.
   
3. Teraz skopírujte a prilepte ukážku kódu nižšie: Sub CopySpecificAttendees()
Dim olSel As Selection
Dim olItem As AppointmentItem
Dim olAttendees As Recipients
Dim obj As Object
Dim strAddrs As String
Dim DataObj As MSForms.DataObject
Set DataObj = New MSForms.DataObject
Set olSel = Outlook.Application.ActiveExplorer.Selection
Set olItem = olSel.Item(1)
Set olAttendees = olItem.Recipients
For Each obj In olAttendees
'To copy the attendees who have accepted the meeting request
If obj.MeetingResponseStatus = olResponseAccepted Then
'To copy who declined - "If olAttendee.MeetingResponseStatus = olResponseDeclined Then"
'To copy who haven't respond - "If olAttendee.MeetingResponseStatus = olResponseNone" Then
strAddrs = strAddrs & ";" & obj.Address
DataObj.SetText strAddrs
DataObj.PutInClipboard
End If
Next
End Sub
4. Potom sa vráťte do okna programu Outlook a kliknite na Súbor tab.
5. Ďalej vyberte možnosti v ľavom paneli.
   
6. Kliknite Panel s nástrojmi Rýchly prístup.
7. Odtiaľ kliknite na Vyberte príkazy z rozbaľovacej ponuky a vyberte Makrá.
8. Vyberte makro.
   
9. Kliknite na Pridať tlačidlo.
10. Ďalej kliknite na OK tlačidlo na pridanie.
    
11. Teraz prejdite do svojho kalendára a kliknutím na schôdzu skopírujte účastníkov.
12. Kliknite na ikonu makra v hornej časti. Pomôže to skopírovať podrobnosti stretnutia.
13. Nakoniec vytvorte novú žiadosť o schôdzu, kliknite na Komu poľa a stlačte Ctrl + V. Účastníci sa tam prilepia automaticky.

Ak chcete nejaký druh automatizovanej metódy na kopírovanie účastníkov z vašich pozvánok na schôdzu v programe Outlook, toto je riešenie. Vytvorené makro môžete kedykoľvek použiť na skopírovanie podrobností o stretnutí a účastníkov.

Ako vytlačiť zoznam účastníkov v programe Outlook

1. Choďte do svojho Kalendár v programe Outlook a otvorte pozvánku na schôdzu, z ktorej si môžete vytlačiť účastníkov.
   
2. Teraz kliknite Sledovanie v Stretnutie oddiele.
3. Vyberte Skopírovať stav do schránky z kontextového menu.
   
4. Potom otvorte nový dokument programu Word a prilepte tam zoznam účastníkov.
5. Nakoniec stlačte Ctrl + P vytlačiť.

Ak niekedy budete potrebovať vytlačiť podrobnosti o stretnutí vrátane pozvaných na stretnutie a odpovedí, vyššie uvedené kroky vám pomôžu dokončiť prácu.

Dosiahli sme koniec tohto podrobného sprievodcu, ako úplne skopírovať účastníkov schôdze v programe Outlook do novej žiadosti. Pomocou vyššie uvedených možností môžete skopírovať všetkých účastníkov v konkrétnej žiadosti o schôdzu alebo ich vybrať na základe ich odpovedí.

To bude obzvlášť užitočné, ak to niekedy budete potrebovať prepošlite pozvánku na stretnutie ako pripomienku pre konkrétnu skupinu ľudí.

Takže by ste nemali mať problémy so schôdzou v programe Outlook plánovanie a pripomenutie s poskytnutými informáciami.