Ako poslať e-mailom kanál v Microsoft Teams v systéme Windows 11 alebo 10

Microsoft Teams je jednou z takýchto aplikácií, ktorá spôsobila revolúciu v koncepte online komunikácie medzi tímami. Hoci je tento koncept po pandémii rozšírenejší v profesionálnom svete, získal si popularitu aj v osobnej komunikácii. Aplikácia Teams sa však ukázala byť užitočnejšou pre podniky, najmä počas scenára pandémie COVID-19, kde boli ľudia nútení pracovať z domu.

Aplikácia si získala popularitu oproti svojim konkurentom vďaka niektorým z jej užitočných funkcií, ktoré pomáhajú profesionálom zvýšiť produktivitu a komunikáciu prostredníctvom hladkej online spolupráce. Aj keď sa môže pochváliť radom dôležitých funkcií, ktoré pomáhajú tímom spájať sa, komunikovať, odosielať a zdieľať dokumenty do a ľahko prichádza aj so skrytou funkciou, ako je možnosť poslať e-mailom kanál v Microsoft Teams na vašom Windows 11/10 PC. E-mail je možné odoslať na celý kanál priamo do chatu Teams naraz a e-mail môže obsahovať súbory, priečinky a iné prílohy. Zamestnanci sa tak môžu ľahšie spojiť s celým oddelením na jednom mieste a tiež s tímami a diskutovať o projektoch v skupine.

Tento príspevok bude obsahovať podrobnosti o tom, ako poslať e-mailom kanál v Microsoft Teams na vašom počítači so systémom Windows 11/10 a ako je to užitočné pre vašu organizáciu.

Všetko, čo potrebujete vedieť o Microsoft Teams

Ako je uvedené vyššie, Microsoft Teams je komunikačná platforma, ktorá umožňuje zamestnancom organizácie spolupracovať na jednom mieste, online. Od videokonferencií alebo webových seminárov až po stretnutia, volanie, chatovanie alebo zdieľanie súborov, podporuje všetky tímy, aby pracovali hladko a prirodzene. Pomáha vám nielen spojiť sa s kolegami v rámci organizácie, ale aj s klientmi mimo nej.

Najlepšie na aplikácii Teams je, že pomáha organizáciám spravovať všetky ich dôležité aspekty na jedinej platforme, ktorá umožňuje zdieľané prostredie pre všetkých. Navyše, s rastúcou kultúrou práce na diaľku, aplikácia Teams pomáha zamestnancom pracovať z akéhokoľvek miesta po celom svete a z akéhokoľvek zariadenia. Aj keď môžu organizovať videokonferencie za účelom spolupráce na projekte, získajú tiež možnosť chatovať, upravovať dokumenty a dokonca jednoducho zdieľať súbory.

Aplikácia Microsoft Teams preto nielen zefektívňuje stretnutia online tímov pre firmy a zlepšuje funkcie schôdzí, ale aj tiež zvyšuje produktivitu a mobilitu podniku pomocou funkcie hladkej integrácie s inou spoločnosťou Microsoft alebo treťou stranou aplikácie. Aplikácia navyše ponúka úplnú bezpečnosť vašich konverzácií a súborov, je stabilná a spoľahlivá pri telefonovaní a funguje perfektne aj pre pracovníkov v prvej línii.

Napriek tomu prichádza s niekoľkými mimoriadne užitočnými funkciami a jednou z nich je možnosť posielať e-maily priamo celému tímu naraz. Pozrime sa na niektoré z jeho špeciálnych e-mailových funkcií.

Čo je exkluzívne na e-mailovej funkcii Microsoft Teams

Ako už bolo spomenuté vyššie, aplikácia Teams vám pomáha nielen zdieľať dôležité dokumenty a diskutovať medzi sebou skupinám alebo jednotlivcom, tiež vám umožňuje odosielať e-maily so súbormi a inými prílohami počas aplikácie Teams rozhovor. Zatiaľ čo online tímová komunikácia prešla vďaka ďalším pokročilým funkciám dlhú cestu, e-mail je stále rovnako dôležitý ako predtým. Spoločnosť Microsoft sa preto uistila, že tímom ponechá možnosť posielať e-maily, zatiaľ čo oni môžu využívať ostatné funkcie.

Spoločnosť Microsoft v skutočnosti robí presun konverzácií z e-mailu do aplikácie Teams jednoduchším.

Na tento účel technický gigant zaviedol novú funkciu, ktorá umožňuje používateľom systému Windows odosielať e-maily celému kanálu tímu naraz. Okrem toho podporuje aj zdvíhanie vlajok, formátovanie textov a pridávanie príloh, ktoré podnik potrebuje na svoje fungovanie.

Pred odoslaním e-mailu na kanál v aplikácii Teams však musíte túto funkciu povoliť v aplikácii. Pozrime sa, ako:

Ako zapnúť integráciu e-mailu v Microsoft Teams

Povolenie tejto funkcie vám pomôže odosielať e-maily pomocou e-mailovej adresy na konkrétny kanál v aplikácii Teams. Najlepšie zo všetkého je, že túto funkciu môžete použiť na odoslanie e-mailu ktorémukoľvek kanálu konkrétneho tímu, ktorý ho vlastní. Tu je postup, ako povoliť funkciu integrácie e-mailu v aplikácii Teams:

*Poznámka - Toto je pre používateľov, ktorí majú prístup k Centrum spravovania Microsoft Teams.

Krok 1: Spustite Centrum spravovania Microsoft Teams.

Krok 2: Prejdite na štvorcové bodky (Ponuka) na ľavej hornej strane tably.

Krok 3: Teraz vyberte zo zoznamu Nastavenia pre celú organizáciu.

Krok 4: Ďalej prejdite na pravú stranu okna, prejdite nadol a pod E-mailová integrácia sekciu, povoľte možnosť – Povoliť používateľom odosielať e-maily na e-mailovú adresu kanála.

Po dokončení môžete teraz odosielať e-maily na kanály v aplikácii Teams.

Ako odosielať e-maily kanálov v Microsoft Teams

Teraz, keď viete o tejto úžasnej funkcii, ktorá bola doteraz skrytá, postupujte podľa pokynov nižšie, aby ste mohli posielať e-maily na kanály vo svojej aplikácii Teams:

Krok 1: V Tímy prejdite na konkrétny kanál, ktorému chcete poslať e-mail.

Krok 2: Teraz na ľavej strane obrazovky pod Vaše tímy kliknite na tri vodorovné bodky (…) vedľa generál a vyberte Získajte e-mailovú adresu.

Teraz môžete poslať svoj e-mail na kanál.

*Poznámka - Prípadne môžete tiež postupovať podľa pokynov nižšie a odoslať e-mail na určitý kanál:

Krok 1: Spustite svoj Tímy a identifikujte tímový kanál, s ktorým chcete zdieľať svoj e-mail.

*Poznámka - Každý kanál má priradené svoje vlastné e-mailové ID, takže kliknite pravým tlačidlom myši na požadovaný kanál a skopírujte e-mailovú adresu, ktorú vidíte.

Krok 2: Ďalej otvorte Microsoft Outlook a teraz môžete buď prejsť na predchádzajúcu správu, ktorú ste už napísali a uložili ako koncept, alebo jednoducho napísať novú.

Teraz prejdite na „Komu“ a vložte e-mail, ktorý ste skopírovali Krok 1. Po dokončení stlačte tlačidlo Odoslať rovnako, ako by ste to urobili pre normálny e-mail v akejkoľvek inej e-mailovej aplikácii.

*Poznámka -  Prílohy v e-maile sa automaticky nahrajú a uložia do priečinka s názvom E-mailové správy v Súbory tab. Ak sa priečinok v predvolenom nastavení nenachádza, Tímy aplikácia ho vytvorí na uloženie e-mailov a príloh.

Tieto súbory je možné otvárať a upravovať priamo v Tímy alebo v iných aplikáciách pre stolné počítače Zdieľaj pointu, atď. Umožňuje tiež pridávať metadáta k týmto súborom, synchronizovať ich a ďalšie. Keď však tieto súbory začnete upravovať, stanú sa novými kópiami skutočných príloh, a preto sa žiadne zmeny vykonané v týchto súboroch nepridajú do pôvodných príloh e-mailu. Budú to teda celkom samostatné kópie.

Takto môžete poslať e-mail kanálu priamo na svojom Tímy namiesto manuálneho odosielania e-mailu každému členovi tímu jednotlivo. Týmto spôsobom môžete znížiť možnosť chýb a tiež sa uistiť, že v e-maile bude zahrnutý každý z konkrétneho tímu kanála a nikto nebude vynechaný.

Outlook tu robí to, že predvolene ukladá e-mailové adresy s tými, s ktorými ste komunikovali. Je to ako keď začnete písať e-mailovú adresu do poľa „komu“ v bežnom e-maile a začne automaticky dopĺňať návrhy. To znamená, že aplikácia si automaticky zapamätá všetky e-mailové adresy ako syn, keď posielate e-mail na kanál, aby ste si to mohli v budúcnosti povoliť.

Takže v budúcnosti, kedykoľvek budete chcieť poslať e-mail na rovnaký kanál, môžete si vybrať z uloženého e-mailu adresy v poli „Komu“ a automaticky sa zobrazí, a preto spoločnosť Microsoft uľahčuje život vy.

Ako otvárať e-maily v kanáli Microsoft Teams

Po odoslaní e-mailu na konkrétny kanál tímu v aplikácii Microsoft Teams majú ľudia, ktorí dostanú e-mail, viacero spôsobov, ako ho otvoriť a zobraziť.

• E-mail môžu otvárať a čítať priamo v aplikácii Teams. Príjemcovia tak nemusia otvárať samostatnú aplikáciu, aby si mohli prezerať e-maily alebo ich sťahovať, čím je celkový zážitok veľmi jednoduchý a hladký.
• Príjemcovia kanála majú možnosť stiahnuť si skutočný e-mail a dokonca ho otvoriť v aplikácii Outlook Mail a prečítať si ho.
• Prípadne môže tím, ktorý dostane e-mail, kliknutím otvoriť a stiahnuť prílohu a potom ju zobraziť.

Pomôže vám to nielen jednoducho odosielať e-maily na konkrétny kanál v aplikácii Teams, ale tiež to zjednoduší príjemcom v kanáli.

Ako obmedziť príspevky na kanáli pomocou e-mailu

Ak ste správcom tímu, môžete ovládať, kto môže prispievať do tímu Microsoft pomocou tejto e-mailovej adresy (e-mailovej adresy kanála). Tu je postup, ako obmedziť príspevky na kanáli pomocou e-mailu:

Krok 1: Otvor Microsoft Teams a potom prejdite na kanál, ktorý chcete ovládať.

Krok 2: Potom na ľavej strane tably kliknite na tri vodorovné bodky (…) a potom kliknite na Pokročilé nastavenia.

Krok 3: Teraz, pod Získajte e-mailovú adresu sekcii, vyberte možnosť – Na túto adresu môže posielať e-maily ktokoľvek.

Pomôže vám to kontrolovať, kto môže uverejňovať príspevky do kanála pomocou tejto e-mailovej adresy.

Odpoveď na e-mail kanála

Po prijatí e-mailu v kanáli v aplikácii Teams môžu teraz členovia tímu konverzovať o tom istom, pripojiť ľubovoľné súbory súvisiace s e-mailovou záležitosťou, označte spolupracovníkov alebo iné kanály, aby ste ich zahrnuli do diskusie, zdieľajte dokumenty, memy, súbory GIF atď. viac.

Ak však odpoviete na príspevok, zostane v rámci tímov a neodošle sa ako odpoveď na pôvodný e-mail. Ak sa teda pokúsite odpovedať na pôvodný e-mail, Teams zobrazí pripomenutie: „táto konverzácia nie je žiadnym spôsobom spojená s e-mailovým vláknom spojeným s týmto e-mailom.”