От Нимиша V S
Сравнить и объединить - две очень полезные функции Microsoft Word но редко используется большинством из нас из-за того, что мы не осведомлены об этих функциях. Эти функции позволяют нам сравнивать два документа и находить разницу между ними. Итак, сначала давайте посмотрим на некоторые ситуации в нашей повседневной работе, где мы найдем их применение.
В некоторых случаях у нас могут быть разные версии одного и того же документа. Возможно, нам придется сравнить эти разные версии, чтобы увидеть различия между ними. Или нам может потребоваться объединить их, чтобы создать окончательную копию документа. Используя функцию сравнения, мы можем проверить изменения, внесенные в каждую строку, даже включая изменение пробелов. Еще одно применение этих функций входит в состав нашего резюме. Обычно у нас может быть более одной копии резюме подготовлены для различных целей или изменены с течением времени. Иногда, если вы хотите сравнить или объединить любые две копии для создания обновленного резюме, функция сравнения и комбинирования может оказаться очень полезной.
На первый взгляд может показаться, что эти две функции одинаковы. Но у них разные функции. Функция объединения фактически позволяет нам определить, кто какие изменения внес в документ, в дополнение к простой отметке изменений. Но функция сравнения просто сравнивает различия в содержании двух документов.
Теперь давайте посмотрим, как мы можем использовать эти функции.
Сравнение документов в Word
1. Откройте Word, и вы сможете найти Сравнивать вариант на вкладке обзора. Нажмите на Сравнивать.
2.Теперь из меню выберите Сравнивать возможность сравнить любые два документа.
3. Теперь появится диалоговое окно сравнения документов. Мы должны выбрать два документа, которые нужно сравнить. Выберите исходный документ и исправленный документ. В настройках сравнения у нас есть различные параметры, которые можно проверить в соответствии с нашими предпочтениями. Изменения можно сравнивать на уровне слова или персонажа. Лучше выбрать вариант отображения изменений в новом документе, чтобы избежать путаницы с исходными документами.
4. При нажатии кнопки ОК мы получим новый документ, в котором будут отмечены различия. На боковой панели мы можем видеть количество вставок, удалений, перемещений и изменений форматирования. Каждое изменение будет отмечено и хорошо объяснено. В новом документе зачеркнутый текст удален, подчеркнут красный текст добавлен, а зеленый текст перемещен.
5. По умолчанию у нас будет исходная копия документа, выбранная и отображаемая на правой панели. Мы можем прокрутить исходный документ на правой панели, и новый документ с отмеченными изменениями будет прокручиваться соответственно. Но у нас есть еще одна возможность скрыть исходный документ. Мы можем выбрать эту опцию на вкладке обзора. Перейдите к опции «Сравнить» на вкладке «Обзор» -> «Показать исходные документы» -> выберите «Скрыть исходный документ».
6.Теперь на вкладке «Отслеживание» выберите опцию «Воздушные шары» и нажмите «Показать изменения в выносках».
Теперь на правой панели мы можем видеть изменения в документе, подробно отмеченные в форме всплывающего уведомления. Это упрощает просмотр изменений в документах.
7. Если вы хотите получить окончательную копию документа из исходной и исправленной копий, вы можете легко сделать это, отредактировав новый документ со всеми отмеченными изменениями. При любом изменении просто щелкните строку правой кнопкой мыши и выберите, принять или отклонить изменение. Таким образом, мы можем добавить нужные изменения и отменить изменения, которые не требуются для создания окончательной копии документа.
Объединение документов в Word
Функция объединения работает аналогично функции сравнения. Мы уже видели разницу в их функциях. Комбинировать можно использовать для объединения двух версий документа для создания окончательной копии документа. Когда мы используем комбинацию для создания нового документа, тогда все изменения в исправленном документе становятся отслеживаемыми изменениями, идентифицированными авторами, которые внесли изменения.
Теперь давайте посмотрим, как использовать функцию объединения:
1. На вкладке обзора выберите вариант «Сравнить» и нажмите «Объединить».
2. В диалоговом окне «Объединить» выберите исходную и исправленную копии документов, которые необходимо объединить. Измените настройки в соответствии с вашими предпочтениями и нажмите OK.
После этого вы получите тот же макет, что и раньше, в опции сравнения. Вы можете просмотреть изменения, щелкнуть по ним правой кнопкой мыши и выбрать, принять или отклонить изменение. Таким образом может быть создан пересмотренный новый документ.
Надеюсь, вы получили четкое представление о функциях сравнения и комбинирования. Используйте эти полезные функции, чтобы упростить работу и сэкономить время.
