Как автоматически принимать или отклонять собрания в Outlook?

Получите полный контроль над встречами в Outlook

Если вам часто приходится принимать или отклонять приглашения на собрания, но вы не хотите делать это вручную, вы можете настроить их автоматическое принятие или отклонение.

Это поможет вам составить расписание встреч без конфликтов и свести к минимуму отвлекающие факторы, чтобы вы могли сосредоточиться на том, что важно.

В этом руководстве мы рассмотрим подробные действия по автоматическому принятию или отклонению входящих приглашений на собрания в Outlook, чтобы организатору собрания был отправлен своевременный ответ.

Как автоматически принять собрание без отправки ответа в Outlook?

1. нажмите Окна ключ, тип мировоззрение и нажмите Открыть.
2. В главном окне Outlook перейдите в раздел Файл вкладка.
instagram story viewer
3. Выбирать Параметры открыть Параметры Outlook.
4. Идти к Календарь на левой панели найдите Автоматическое принятие или отклонение, затем нажмите кнопку Автоматическое принятие/отклонение кнопка.
5. На Автоматическое принятие или отклонение окно, чтобы принять встречу, поставьте галочку рядом с Автоматически принимать приглашения на встречи и удалять отмененные встречи и нажмите ХОРОШО.
6. Далее, на Параметры Outlook окно, Календарь панель, найти Параметры календаря и выберите Принимать для Используйте этот ответ, предлагая новое время встречи. вариант.
7. Нажмите ХОРОШО и перезапустите Outlook, чтобы сохранить изменения.

Если вы используете Outlook 2010 или более раннюю версию, найдите Планирование ресурсов вариант вместо Автоматическое принятие или отклонение. Нажмите кнопку Планирование ресурсов кнопку, чтобы получить Окно автоматического принятия или отклоненияи измените настройки приглашения на собрание в Outlook.

Как автоматически принимать собрания с ответом в Outlook?

1. Устанавливая правило

1. Запуск Перспективы и пойти в Дом вкладка.
2. Нажмите Правила, затем выберите Управление правилами и оповещениями из раскрывающегося списка.
3. Нажмите Новое правило.
4. На Мастер правил диалоговое окно, выберите Применить правило к сообщениям, которые я получаю и нажмите Следующий.
5. На следующей странице выберите это приглашение на встречу или обновление и нажмите Следующий.
6. Из Шаг 1 поле, выберите ответить, используя определенный шаблон, затем перейдите в Шаг 2 поле и нажмите кнопку конкретный шаблон гиперссылка.
7. На Выберите шаблон ответа окно, для Заглянуть, выбирать Стандартный шаблон или Пользовательские шаблоны в файловой системе; вы увидите шаблон ответа на встречу в поле ниже. Если вариантов несколько, выберите один и нажмите Открыть.
8. Нажмите Следующий, затем нажмите Следующий.
9. Теперь назовите правило, если хотите, и нажмите Заканчивать.

Вы также можете выбрать Создайте это правило для всех учетных записей. чтобы автоматически принять приглашение на собрание на всех ваших адресах электронной почты в Outlook.

2. Запустив сценарий VBA

Сначала вам нужно сохранить скрипт в VBA; для этого выполните следующие действия:

1. В окне Outlook нажмите Альтернативный вариант + F11 открыть Приложение Visual Basic (VBA) для Outlook.
2. Идти к Вставлять, затем выберите Модуль.
3. Когда откроется новый модуль, скопируйте и вставьте следующий скрипт, чтобы автоматически принимать приглашения на собрания в Outlook, и нажмите Ctrl + С чтобы сохранить его:

Sub AutoAcceptMeetingRequests() Dim objNamespace As Outlook.NameSpace Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder Dim objItem As Object Dim objMeetingRequest As Outlook.MeetingItem ' Set up Outlook objects Set objNamespace = Application.GetNamespace("MAPI") Set objFolder = objNamespace.GetDefaultFolder(olFolderInbox) ' Loop through inbox items For Each objItem In objFolder.Items If objItem.Class = olMeetingRequest Then Set objMeetingRequest = objItem objMeetingRequest.GetAssociatedAppointment(True).Respond olMeetingAccepted, True ' olMeetingAccepted for acceptance, True to send no response End If Next objItem ' Clean up objects Set objMeetingRequest = Nothing Set objItem = Nothing Set objFolder = Nothing Set objNamespace = Nothing. End Sub. 

Если у вас есть сценарий в VBA, вам нужно его запустить; для этого выполните следующие действия:

1. Перейдите в окно Outlook и перейдите к Разработчики вкладка.
2. Выбирать Макросыи в раскрывающемся списке выберите макросы, которые вы создали для его запуска.

Прежде чем использовать сценарии VBA в Outlook, создайте резервную копию своих данных и параметров конфигурации и всегда тестируйте сценарий в небольшом масштабе, прежде чем запускать его для всего почтового ящика.

Автоматический ответ на приглашения на собрания в Outlook экономит ваше время. Это простой способ сообщить организатору встречи о вашем присутствии. Однако всегда проверьте приглашение на встречу, чтобы узнать своих коллег-участников чтобы убедиться, что вы согласны с участниками, включенными в повестку дня собрания.

Подробнее об этой теме

• Как сообщить о фишинговых письмах в Outlook
• Как быстро изменить браузер по умолчанию в Outlook
• Как перенести электронную почту из Hotmail в Outlook
• 4 способа поделиться группой контактов или списком рассылки в Outlook
• Как открыть несколько окон Outlook в Windows 11

Как автоматически отклонять собрания в Outlook?

1. Используйте параметры Outlook, чтобы отклонить все приглашения на собрания

1. Запустите Outlook и перейдите в Файл вкладка.
2. Выбирать Параметры открыть Параметры Outlook.
3. Идти к Календарь, найдите Автоматическое принятие или отклонение и нажмите кнопку Автоматическое принятие/отклонение кнопка.
4. Выбирать Автоматически отклонять запросы на собрания, которые конфликтуют с существующей встречей или собранием, чтобы отклонить собрание..
5. Далее выберите Отклонить для Используйте этот ответ, предлагая новое время встречи. в разделе «Параметры календаря» и нажмите «ОК».
6. Перезапустите Outlook, чтобы сохранить изменения.

2. Установите правило, позволяющее отклонять приглашения на собрания с определенного адреса электронной почты.

Сначала вам нужно создать ответ и сохранить шаблон, чтобы отклонить встречу; для этого выполните следующие действия:

1. В главном окне Outlook перейдите в раздел Календарь и выберите Новая встреча.
2. в Встреча окне введите текст в тексте, который вы хотите отправить, чтобы отклонить приглашение на встречу, и перейдите в Файл вкладка.
3. Теперь нажмите Сохранить как.
4. На Сохранить как окно, для Сохранить как тип, выбирать Шаблон Outlook (.oft), а в поле «Имя файла» введите имя и нажмите Сохранять.

Теперь, когда у вас есть настроенный шаблон, давайте создадим правило для отклонения собрания.

1. Запустите Outlook и перейдите в Дом вкладка.
2. Нажмите Правила, тогда выбирай Управление правилами и оповещениями из раскрывающегося списка.
3. На Правила и оповещения окно, выберите Новое правило.
4. На Мастер правил диалоговое окно, выберите Применить правило к сообщениям, которые я получаю и нажмите Следующий.
5. Из Шаг 1 поле, выберите от людей или общественной группы вариант, затем перейдите к Шаг 2и нажмите люди или общественная группа гиперссылка.
6. Это откроет Адрес правила окно; выберите имя пользователя, приглашение на собрание которого вы хотите отклонить, нажмите От, а потом ХОРОШО.
7. Теперь выберите это приглашение на встречу или обновление и нажмите Следующий.
8. На следующей странице выберите ответить, используя определенный шаблон вариант из Шаг 1 коробку и в Шаг 2, нажмите кнопку конкретный шаблон гиперссылка.
9. На Выберите шаблон ответа окно, для Заглянуть, выбирать Пользовательские шаблоны в файловой системе; вы увидите шаблон ответа на встречу в поле ниже. Выберите тот, который вы создали, и нажмите Открыть.
10. Нажмите Следующий, затем нажмите Следующий.
11. Теперь назовите правило и нажмите Заканчивать.

Выбирать Создайте это правило для всех учетных записей. если вы хотите автоматически отвечать на приглашения на встречу по другому адресу электронной почты Счета.

3. Используйте сценарий VBA, чтобы отклонить несколько приглашений на собрание

Сначала вам нужно добавить и сохранить скрипт в VBA, вот как это можно сделать:

1. Запустите Outlook и в главном окне нажмите Альтернативный вариант + F11 чтобы открыть VBA.
2. Идти к Вставлятьи нажмите Модуль.
3. Скопируйте и вставьте следующий скрипт, чтобы удалить приглашение на встречу в модуле, и нажмите Ctrl + С чтобы сохранить его:

Function GetCurrentItem() As Object Dim objApp As Outlook.Application Set objApp = Application On Error Resume Next Select Case TypeName(objApp.ActiveWindow) Case "Explorer" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveExplorer.Selection.Item(1) Case "Inspector" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveInspector.CurrentItem End Select Set objApp = Nothing. End Function Sub Decline_Meeting() Dim oAppt As AppointmentItem Dim cAppt As AppointmentItem Dim num_declines As Integer Dim oResponse Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oAppt = Application.CreateItem(olAppointmentItem) num_declines = InputBox(Prompt:="How many declines?", Title:="Decline It") If num_declines < 0 Then MsgBox "Nope." ElseIf num_declines > 40 Then MsgBox "Too far. Be nice." Else While num_declines > 0 Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oResponse = cAppt.Respond(olMeetingDeclined, True) oResponse.Send num_declines = num_declines - 1 Wend End If Set cAppt = Nothing Set oAppt = Nothing. End Sub. 

Теперь, когда вы сохранили сценарий, закройте окно VBA. Чтобы запустить скрипт, выполните следующие действия:

1. В окне Outlook выберите приглашения на собрание, которые вы хотите отклонить, затем нажмите Альтернативный вариант + F8.
2. Вы получите Макросы окно, выберите Отклонить_запросы модуль и нажмите Бегать.
3. В следующем окне введите количество отказов и нажмите ХОРОШО. Здесь введите количество выбранных вами приглашений на собрания.

Если вы недоступны в тот же временной интервал, сценарий автоматически отклонит встречу, но не удалит сообщение электронной почты из Outlook, поэтому вы можете переслать приглашение на встречу кому-то, кто сможет присутствовать на нем от вашего имени.

Кроме того, чтобы избежать переписки по электронной почте о логистике встречи, вы можете используйте скрытую копию, чтобы добавить человека на собрание.

Автоматизация ответа на приглашение на встречу может повысить эффективность планирования, сообщив вам, какие временные интервалы свободны, и оптимизируя рабочий процесс.

Расскажите нам, как автоматический ответ на приглашение на встречу помог вам в разделе комментариев ниже.