Как создавать, добавлять и настраивать приоритетные поля в Outlook

Добавьте столбец с помощью параметра «Выбор поля»

Чтобы определить срочность назначенной задачи в Outlook, вы можете использовать встроенные уровни приоритета (высокий, нормальный и низкий), цветные метки, дату выполнения и поле состояния.

Однако, если вы хотите добавить дополнительные сведения, вам необходимо создать в Outlook настраиваемое поле приоритета, для чего потребуется выполнить несколько дополнительных действий.

В этом подробном руководстве мы объясним пошаговые инструкции по созданию и добавлению пользовательских приоритетов, а также пошаговые инструкции по настройке приоритетов в Outlook.

Что такое приоритетные поля в Outlook?

В Outlook поле приоритета показывает уровень важности, назначенный задаче, электронной почте или другим элементам, который указывает, можете ли вы отложить задачу или должны выполнить ее немедленно.

Добавление тегов, включая соответствующую информацию в поле темы для задачи, поможет вам отсортировать список дел и помочь в первую очередь уделить внимание первоочередным задачам.

Настройки приоритета по умолчанию имеют три варианта: Высокий, Середина, и Низкий, чего не всегда достаточно, особенно когда вы работаете в команде, члены которой могут по-разному интерпретировать приоритеты.

Кроме того, настройка поля приоритета может помочь вам адаптировать управление задачами Outlook, тем самым персонализировав рабочий процесс.

Для дальнейшей персонализации вы можете настроить Панель быстрого доступа к Outlook так что вы можете получить доступ ко всем часто используемым параметрам прямо перед вами, что делает использование приложения проще, чем когда-либо.

Как создать настраиваемое поле в Outlook?

1. Создать настраиваемое поле

1. нажмите Окна ключ, тип перспективыи нажмите Открыть.
2. Перейдите на панель навигации и выберите Задания папка. В новом окне вы увидите назначенную задачу, указанную в правой панели.
3. Затем щелкните правой кнопкой мыши строку заголовка столбца, чтобы открыть контекстное меню, и выберите Выбор поля.
4. На Выбор поля диалоговое окно, нажмите Новый.
5. На Новый столбец введите имя, которое вы хотите присвоить столбцу. Для Тип и Формат, Текст выбран по умолчанию, но вы можете изменить тип поля в соответствии с именем столбца или назначением. После того, как вы ввели все данные, нажмите ХОРОШО.
6. Как только столбец появится в Выбор поля окно, перетащите его на панель заголовка столбца, чтобы добавить.

Вы можете создать столько столбцов, сколько хотите, чтобы упростить список задач, но если вы добавите слишком много, все усложнится.

Подробнее об этой теме

• Как создать файл PST в Outlook
• Как создать единое представление папки «Входящие» в Outlook

2. Включите Разрешить редактирование в ячейке, чтобы определить приоритет

ПРИМЕЧАНИЕ

В отличие от папки «Входящие», папка «Задача» уже содержит Разрешить редактирование в ячейке функция включена; однако, если вы не можете ввести его, выполните шаги, чтобы включить его.

1. в Задания папку, перейдите в Вид вкладку и из Текущий вид заголовок, выберите Просмотр настроек.
2. На Расширенные настройки просмотра окно, выберите Другие настройки кнопка.
3. Далее найдите Заголовки столбцов и строки, поставьте галочку напротив Разрешить редактирование в ячейке, затем нажмите ХОРОШО.
4. В списке задач найдите новый столбец, который вы добавили, и добавьте число или текст, определяющий важность отдельной задачи.

Если вы хотите расставить приоритеты в письмах от отправителя и убедиться, что все они доставлены в папку «Входящие», вы должны знать, как белый список электронной почты в Outlook.

Как я могу использовать настраиваемые поля приоритета?

Добавление настраиваемых полей приоритета может помочь вам персонализировать задачи в соответствии с вашими предпочтениями, повышая производительность и повышая ясность и эффективность.

Вот несколько способов, которые могут помочь лучше понять, как это полезно:

• Срочные проекты или задачи – Если некоторые из задач, упомянутых в вашем списке, приближаются к сроку выполнения, вы можете использовать настраиваемые поля приоритета, чтобы назначить им уровни высокого приоритета.
• Контекстный приоритет – Для различных контекстов задач, таких как ценные клиенты и крайние сроки, вы можете добавить поле приоритета, чтобы соответствующим образом обрабатывать задачу.
• Риск – Добавьте поле приоритета риска, чтобы отобразить вероятные риски, связанные с назначенной задачей.
• Следовать за – Поле «Приоритет последующих действий» может выделить задачу, требующую продолжения; вы можете пометить задачу как «Последующая-высокая».
• Командное сотрудничество - Используйте его, чтобы сообщить о важности задачи в вашей команде, чтобы улучшить общение и эффективность.

Каковы рекомендации по использованию настраиваемых полей приоритета в Outlook?

Для лучшего управления задачами Outlook сначала необходимо понять контекст задач в проекте, а затем добавить соответствующее настраиваемое поле приоритета.

Кроме того, чтобы эффективно использовать эту функцию, следует помнить несколько советов:

• Актуальность – Выбирая имя столбца, тип и формат, вы должны помнить о задачах, так как соответствующая метка может помочь вам быстро оценить важность задачи.
• Рабочий процесс – Настройка полей приоритета должна иметь для вас смысл и соответствовать вашему рабочему процессу.
• Сортировка по номерам – Использование чисел в качестве типов полей может помочь вам указать приоритет задачи в порядке возрастания или убывания, что помогает оценить уровень срочности.
• Проверить приоритет задачи – Вы должны регулярно проверять пользовательские приоритеты, чтобы убедиться, что они соответствуют вашим текущим требованиям.
• Не используйте тот же подход – Управление задачами зависит от человека и поставленной задачи; поэтому вы должны выбрать настраиваемые поля приоритета, которые соответствуют вашим потребностям и назначенной задаче.
• Упрощать - Не добавляйте их слишком много, так как это может запутать вас и лишить цели обеспечения ясности.

Как установить собственный приоритет в задачах Outlook?

Вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши строку заголовка столбца в списке задач, выбрать Выбор поля, добавьте новый столбец, назовите его и соответствующим образом определите типы полей.

После создания вы можете перетащить столбец в список задач, чтобы добавить его в заголовок столбца. Далее вы можете указать приоритет в зависимости от срочности или других предпочтений.

Итак, вот как вы можете создать настраиваемое поле приоритета в Outlook, чтобы пометить задачи в соответствии с контекстом, чувствительностью ко времени, связанным с ними риском и многим другим.

Если вы найдете Индексация Outlook идет медленно и хотите исправить это, мы предлагаем вам ознакомиться с этим руководством, чтобы ускорить индексирование в Outlook в Windows 11.

Пожалуйста, не стесняйтесь давать нам любую информацию, советы и свой опыт работы с предметом в разделе комментариев ниже.