Находите электронные письма быстрее с папками поиска в Outlook
- Если вам нужен гибкий способ хранения и организации сообщений в электронной почте, вы можете создавать и использовать папки поиска в Outlook.
- Поиск Outlook — это мощный инструмент, и легко потеряться в глубине его функций, от стандартных до настраиваемых поисков.
- В этой статье рассказывается, как уточнить поиск в Outlook с помощью папок поиска.
Вы знаете, как CTRL + Ф combo делает идеальную функцию поиска в документах? Теперь представьте то же самое в Outlook. Поиск в папках весьма полезен в Outlook, но немногие знают, что он существует или как его настроить.
Мы знаем, насколько это важно и как это может повысить эффективность вашей электронной почты, поэтому вот как это сделать.
Почему я не могу выполнять поиск в своих папках Outlook?
Если вы получили важное электронное письмо и с тех пор переместили что-то в своем электронном письме, может быть трудно взломать, в какой папке оно находится.
Вам нужно будет выполнить поиск в своих папках, чтобы найти его. Но что происходит, когда ваша функция поиска не работает в ваших папках Outlook?
Что может быть причиной? Ниже мы рассмотрим некоторые возможные причины:
- Неверная/отключенная индексация - Индексация назначает вашим папкам Outlook некоторый порядок, чтобы поисковый запрос быстро возвращал результаты. Если не включено, результаты поиска не могут быть сгенерированы.
- Устаревшее приложение Outlook – Если Поиск Outlook не работает, возможно, вы используете устаревшую версию программы.
- Поврежденный поисковый индекс - Поисковый индекс содержит базу данных ваших папок Outlook и становится более объемным с увеличением количества электронных писем. Со временем он может испортиться и вообще перестать работать.
- Неправильная конфигурация – Если вы не настроили почту Outlook для поиска папок или не настроили какие-либо поисковые фильтры, ваши результаты поиска не будут окончательными.
- Поврежденное приложение – Также возможно, что ваше приложение Outlook будет повреждено. Это может быть связано с поврежденными записями реестра или вторжением вредоносных программ.
Теперь, когда вы знаете, почему поиск в ваших почтовых папках иногда может дать сбой, вот как организовать ваши электронные письма в папки с помощью этих быстрых шагов.
Как я могу искать папку по имени в Outlook?
1. Стандартная папка поиска
- Запустите приложение Outlook.
- Нажать на Файл меню, затем выберите Параметры.
- в Параметры Outlook диалоговое окно, нажмите на Поиск.
- Под Полученные результаты, выберите текущую папку или все почтовые ящики, если у вас несколько профилей электронной почты, затем нажмите ХОРОШО.
В Outlook есть встроенная папка поиска, предварительно настроенная для вас. Единственная проблема с этими предопределенными параметрами заключается в том, что они могут заставить вас искать в папках, которые вам не интересны, что отнимает у вас много времени.
Это особенно верно, если вы получаете много сообщений электронной почты или папка исчезла из вашего Outlook почта. Кроме того, если вы не можете найти электронное письмо в папке в Outlook, это будет утомительный процесс.
Более структурированный способ поиска электронных писем — создание пользовательской папки. Вы можете создать отдельную папку для каждого поискового запроса и столько папок, сколько хотите, каждая с различными параметрами поиска.
2. Создание пользовательской папки поиска
- Запустите приложение Outlook.
- Нажать на Почта значок в левом нижнем углу.
- Перейдите к Папка вкладку в верхнем меню, выберите Новая папка поиска.
- в Новая папка поиска в открывшемся диалоговом окне выберите Создание пользовательской папки поиска, создайте имя для папки поиска и нажмите ХОРОШО.
- Нажмите на Выбирать под Настроить папку поиска указать критерии поиска.
- в Диалоговое окно "Критерии поиска в папке", перейдите на каждую вкладку, выберите соответствующие элементы, для которых вы хотите установить условия, затем нажмите ХОРОШО.
- Для поиска вернитесь в папки поиска Outlook и выберите ту, которую вы создали.
- Как сохранить выбранными календари Outlook
- Как скрыть выполненные задачи в Outlook
- Как найти папку, которую я случайно переместил в Outlook
Иногда вы можете искать определенный тип электронной почты или отдельное сообщение. И хотя предустановленная папка поиска по-прежнему может вызывать эти поисковые запросы, они могут занимать много времени.
Вот почему вам нужны настраиваемые папки поиска в Outlook, чтобы сузить результаты поиска до определенной папки электронной почты. Например, если вы хотите найти все электронные письма от определенного человека, вы создадите для них папку поиска и отфильтруете свои сообщения по этой почтовой папке.
Вы сможете собирать сообщения, соответствующие определенным критериям папки поиска, в одном месте. Более того, когда вы закончите, вы всегда можете удалить виртуальные папки, щелкнув правой кнопкой мыши папки поиска и избавившись от них.
Вот как использовать папки поиска в Outlook. Надеюсь, они помогут вам организовать свое время и непрочитанную почту так, как вам будет удобнее.
По нашим собственным исследованиям, эти типы папок могут быть более эффективными, чем панель поиска в Outlook. Независимо от того, используете ли вы встроенную или настраиваемую папку поиска, вы можете сэкономить время, затрачиваемое на поиск электронных писем. Это идеальный инструмент для того, чтобы оставаться на вершине вашего почтового ящика.
Если Outlook не ваша чашка чая, у нас есть список рекомендаций экспертов другие почтовые клиенты для повышения вашей производительности.
Как всегда, если у вас есть какие-либо вопросы или предложения по этой статье, не стесняйтесь оставлять комментарии ниже.
