Как отправить канал по электронной почте в Microsoft Teams в Windows 11 или 10

Microsoft Teams — одно из таких приложений, которое произвело революцию в концепции онлайн-общения между командами. Хотя эта концепция более распространена в профессиональном мире, после пандемии она приобрела популярность и в личном общении. Однако приложение Teams оказалось более полезным для бизнеса, особенно во время сценария пандемии Covid-19, когда люди были вынуждены работать из дома.

Приложение завоевало популярность среди своих конкурентов благодаря некоторым полезным функциям, которые помогают профессионалам повысить свою производительность и общение благодаря беспрепятственному онлайн-сотрудничеству. Хотя он может похвастаться множеством важных функций, которые помогают командам подключаться, общаться, отправлять и обмениваться документами и сюда легко, он также поставляется со скрытой функцией, такой как возможность отправить по электронной почте канал в Microsoft Teams на вашем Windows 11/10. ПК. Электронное письмо может быть отправлено сразу всему каналу прямо в чат Teams, а электронное письмо может содержать файлы, папки и другие вложения. Это облегчает сотрудникам связь со всем отделом в одном месте, а также с командами и обсуждением проектов в группе.

В этом посте подробно рассказывается о том, как отправить электронное письмо по каналу в Microsoft Teams на ПК с Windows 11/10 и чем это полезно для вашей организации.

Все, что вам нужно знать о Microsoft Teams

Как обсуждалось выше, Microsoft Teams — это коммуникационная платформа, которая позволяет сотрудникам организации сотрудничать в одном месте в Интернете. От видеоконференций или вебинаров до встреч, звонков, чатов или обмена файлами, он поддерживает бесперебойную и естественную работу всех команд. Это не только помогает вам общаться с коллегами внутри организации, но и с клиентами за ее пределами.

Лучшая часть приложения Teams заключается в том, что оно помогает организациям управлять всеми важными аспектами на единой платформе, которая обеспечивает общую среду для всех. Более того, с ростом культуры удаленной работы приложение Teams помогает сотрудникам работать из любой точки мира и с любого устройства. Хотя они могут проводить видеоконференции для совместной работы над проектом, они также могут общаться в чате, редактировать документы и даже легко обмениваться файлами.

Таким образом, приложение Microsoft Teams не только оптимизирует онлайн-совещания для компаний и улучшает функции собраний, но и также повышает производительность и мобильность бизнеса благодаря функции плавной интеграции с другими Microsoft или сторонними поставщиками. Программы. Кроме того, приложение обеспечивает полную безопасность ваших разговоров и файлов, стабильно и надежно при совершении звонков и идеально подходит даже для передовых сотрудников.

Сказав это, он поставляется с некоторыми чрезвычайно полезными функциями, и одна из них — возможность отправлять электронные письма сразу всей команде за один раз. Давайте посмотрим на некоторые из его специальных функций электронной почты.

Что особенного в функции электронной почты Microsoft Teams

Как обсуждалось ранее, приложение Teams не только помогает обмениваться важными документами и обсуждениями между групп или отдельных лиц, а также позволяет отправлять электронные письма с файлами и другими вложениями во время сеанса Teams. беседа. Несмотря на то, что общение в онлайн-команде прошло долгий путь благодаря другим расширенным функциям, электронная почта по-прежнему остается такой же важной, как и раньше. Следовательно, Microsoft позаботилась о том, чтобы они сохранили возможность электронной почты для команд, в то время как они могут использовать другие функции вместе.

На самом деле, Microsoft находится в процессе упрощения переноса разговоров из электронной почты в Teams.

Для этого технический гигант представил новую функцию, которая позволяет пользователям Windows отправлять электронную почту всему командному каналу за один раз. Кроме того, он также поддерживает поднятие флагов, форматирование текстов и добавление вложений, необходимых для работы бизнеса.

Однако, прежде чем вы сможете отправить электронное письмо на канал в Teams, эта функция должна быть включена в приложении. Давайте посмотрим, как:

Как включить интеграцию электронной почты в Microsoft Teams

Включение этой функции поможет вам отправлять электронные письма, используя адрес электронной почты, на определенный канал в приложении Teams. Лучше всего то, что вы можете использовать эту функцию для отправки электронной почты любому каналу конкретной команды, которой он принадлежит. Вот как включить функцию интеграции электронной почты в приложении Teams:

*Примечание - Это для пользователей, которые имеют доступ к Центр администрирования Microsoft Teams.

Шаг 1: Запустить Центр администрирования Microsoft Teams.

Шаг 2: Перейдите к квадратным точкам (меню) в верхней левой части панели.

Шаг 3: Теперь из списка выберите Общеорганизационные настройки.

Шаг 4: Далее переходим в правую часть окна, прокручиваем вниз и под Интеграция с электронной почтой раздел, включите опцию – Разрешить пользователям отправлять электронные письма на адрес электронной почты канала.

Когда вы закончите, теперь вы можете отправлять электронные письма в каналы в приложении Teams.

Как отправлять электронные письма канала в Microsoft Teams

Теперь, когда вы знаете об этой замечательной функции, которая до сих пор была скрыта, следуйте приведенным ниже инструкциям, чтобы иметь возможность отправлять электронные письма на каналы в приложении Teams:

Шаг 1: в Команды app, перейдите к конкретному каналу, на который вы хотите отправить электронное письмо.

Шаг 2: Теперь в левой части экрана под Ваши команды нажмите на три горизонтальные точки (…) рядом с Общий и выберите Получить адрес электронной почты.

Теперь вы можете отправить письмо на канал.

*Примечание - Кроме того, вы также можете следовать приведенным ниже инструкциям, чтобы отправить электронное письмо на определенный канал:

Шаг 1: Запустите свой Команды приложение и укажите канал команды, на который вы хотите поделиться своей электронной почтой.

*Примечание - Каждому каналу назначается собственный идентификатор электронной почты, поэтому щелкните правой кнопкой мыши нужный канал и скопируйте адрес электронной почты, который вы видите.

Шаг 2: Далее откройте Microsoft Outlook и теперь вы можете либо перейти к предыдущему сообщению, которое вы уже написали и сохранили в черновике, либо просто написать новое.

Теперь идите в «К” и вставьте адрес электронной почты, который вы скопировали в Шаг 1. Сделав это, нажмите кнопку «Отправить», как если бы вы делали обычное электронное письмо в любом другом почтовом приложении.

*Примечание -  Вложения в электронном письме автоматически загружаются и сохраняются в папке с именем Сообщения электронной почты в Файлы вкладка Если папки нет по умолчанию, Команды приложение создает его для сохранения электронных писем и вложений.

Эти файлы можно открывать и редактировать прямо в Команды приложение или в любых других настольных приложениях или SharePoint, и т.д. Это также позволяет вам добавлять метаданные к этим файлам, синхронизировать их и многое другое. Однако, как только вы начнете редактировать эти файлы, они станут новыми копиями фактических вложений, и, следовательно, любые изменения, внесенные в эти файлы, не будут добавлены к исходным вложениям в электронном письме. Таким образом, это будут отдельные экземпляры.

Вот как вы можете отправить электронное письмо каналу прямо на вашем Команды приложение, вместо того, чтобы вручную отправлять электронное письмо каждому члену команды в отдельности. Таким образом, вы можете снизить вероятность ошибок, а также убедиться, что все из конкретной команды канала включены в электронное письмо и никто не упущен.

Что Outlook делает здесь, так это то, что он сохраняет адреса электронной почты по умолчанию с теми, с которыми вы общались. Это похоже на то, когда вы начинаете вводить адрес электронной почты в поле «Кому» в обычном электронном письме, и он начинает автоматически заполнять предложения. Это означает, что приложение автоматически запоминает все адреса электронной почты, когда вы отправляете электронное письмо на канал, для удобства в будущем.

Итак, в будущем, когда вы захотите отправить электронное письмо на тот же канал, вы можете выбрать из сохраненного электронного письма адреса в поле «Кому», и оно всплывает автоматически, и именно так Microsoft облегчает жизнь ты.

Как открывать электронные письма в канале Microsoft Teams

После того, как вы отправили электронное письмо на определенный канал команды в приложении Microsoft Teams, люди, получающие электронное письмо, могут открыть и просмотреть его несколькими способами.

• Они могут открывать и читать электронную почту прямо в приложении Teams. Таким образом, получателям не нужно открывать отдельное приложение для просмотра электронной почты или ее загрузки, что делает общий процесс очень простым и плавным.
• Получатели канала имеют возможность загрузить фактическое электронное письмо и даже открыть его в приложении Outlook Mail и прочитать его.
• Кроме того, команда, получившая электронное письмо, также может щелкнуть, чтобы открыть и загрузить вложение, а затем просмотреть его.

Это не только поможет вам легко отправлять электронные письма на определенный канал в приложении Teams, но и упростит работу получателей в канале.

Как ограничить публикации на канале с помощью электронной почты

Если вы являетесь администратором группы, вы можете контролировать, кто может отправлять сообщения в группу Microsoft, используя этот адрес электронной почты (адрес электронной почты канала). Вот как ограничить публикации на канале с помощью электронной почты:

Шаг 1: Открыть Команды Майкрософт приложение, а затем перейдите к каналу, которым вы хотите управлять.

Шаг 2: Затем в левой части панели нажмите на три горизонтальные точки (…), а затем нажмите на Расширенные настройки.

Шаг 3: Теперь, под Получить адрес электронной почты раздел, выберите вариант – Любой может отправлять электронные письма на этот адрес.

Это поможет вам контролировать, кто может публиковать сообщения на канале, используя этот адрес электронной почты.

Ответ на письмо канала

Как только электронное письмо получено в канале в приложении Teams, члены команды теперь могут вести беседу по этому поводу, подключать любые файлы, связанные с электронной почтой, отмечайте коллег или другие каналы, чтобы включить их в обсуждение, делитесь документами, мемами, GIF-файлами и многим другим. более.

Однако если вы ответите на сообщение, оно останется в Teams и не будет отправлено в качестве ответа на исходное электронное письмо. Поэтому, если вы попытаетесь ответить на исходное электронное письмо, Teams покажет напоминание: «этот разговор никоим образом не связан с веткой электронной почты, связанной с этим письмом.”