Функция автоархивации в Outlook помогает пользователям управлять пространством в почтовом ящике, автоматически перемещая электронные письма из текущей папки в место архива. Заархивированные элементы хранятся в файле данных Outlook (PST). В некоторых случаях пользователи замечали, что автоархив либо отсутствует, либо работает неправильно, даже если все настройки верны.
В этой статье мы перечислили стратегии по устранению неполадок и восстановлению работы AutoArchive.
Метод 1 - изменить настройки автоархивации
Пользователи предположили, что изменение настроек автоархивации помогло им решить проблему. Это может быть установлено на нескольких уровнях: по умолчанию, для каждой папки и вручную.
Уровень 1 - Настройки автоархивации по умолчанию
1. Перейти к Файл меню.
2. Теперь выберите Параметры таб.
3. В открывшемся окне выберите Передовой таб.
4. Ищи Автоархив на правой панели и нажмите Настройки автоархивации… кнопка.
5. Чтобы убедиться, что автоархивирование работает, установите первый флажок и настройте его частоту запуска автоархивации.
6. Установите флажок Запрашивать перед запуском автоархивации чтобы получить уведомление до того, как произойдет автоархивирование.
7. Отметьте следующие варианты:
- Удалить элементы с истекшим сроком годности (только для папок электронной почты) если вы хотите удалить просроченные предметы
- Архивировать или удалять старые элементы иначе будут удалены только товары с истекшим сроком годности.
- Показать папку архива в списке папок чтобы файл archive.pst отображался в списке папок, что помогает легко находить заархивированные элементы.
- Вы можете установить возраст предметов которые вы хотите заархивировать в области Удалите предметы старше x, который по умолчанию основан на дате последнего изменения
8. У вас есть варианты решить, следует ли переместить старые элементы в архивный файл или удалить их навсегда.
9. После того, как вы выбрали опцию, вы можете применить их и нажать Ok для сохранения настроек.
Уровень 2 - Настройки автоархивации для каждой папки
Если автоархивирование не работает с определенной папкой в вашем почтовом ящике, выполните следующие действия:
1. Щелкните правой кнопкой мыши в папке и выберите Характеристики.
2. Нажать на Автоархив таб.
3. Исходя из ваших требований, выберите следующее:
- Если вы хотите, чтобы эта папка была исключением из автоархивации, выберите Не архивируйте элементы в этом.
- Если вы хотите заархивировать элементы в этой папке, используя настройки по умолчанию, как обсуждалось ранее, выберите Архивировать элементы в этой папке с настройками по умолчанию
- Если вы хотите установить различные параметры автоархивации для этой папки, выберите Заархивируйте эту папку, используя эти настройки. Вы можете изменить возраст удаляемых элементов и создать отдельный файл для архивирования.
4. Нажмите на Ok как только вы закончите.
Примечание: Эти настройки относятся к папке и не применяются к подпапкам.
Уровень 3 - Настройки архивации вручную
Вы также можете запустить процесс архивирования вручную, если описанное выше не помогло.
1. Перейти к Файл а затем выберите Инструменты.
2 В Инструменты выберите Убирать старые предметы. Он запускает процесс архивирования, и прогресс отображается в строке состояния.
Метод 2 - измените значение реестра ArchiveIgnoreLastModifiedTime
По умолчанию процесс архивирования в Outlook основан на дате и времени последнего изменения. Если вы ответите, переместите, переместите, отредактируете, сохраните или импортируете элемент, то измененная дата изменится, что может привести к тому, что автоархив не заархивирует элемент.
Пользователи обнаружили, что AutoArchive работает, установив значение реестра для ArchiveIgnoreLastModifiedTime, которое делает элементы архива Outlook на основе полученной даты. Перед изменением значения реестра сохраните его резервную копию на случай ошибок.
1. Нажмите Клавиша Windows + R начать Запустить. Тип regedit открыть Редактор реестра.
2. Перейдите в указанное ниже место или скопируйте и вставьте его в панель навигации.
HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office.0 \ Outlook \ Preferences
3. Как только вы дойдете до указанного выше подраздела реестра, нажмите Редактировать меню.
4. В меню Правка выберите Новый и нажмите на DWORD (32-битное) Значение для создания нового элемента в реестре.
5. Назовите новый элемент как ArchiveIgnoreLastModifiedTime и нажмите Входить.
6. Щелкните правой кнопкой мыши вновь созданный элемент и выберите Изменить.
7. Установите значение на 1 в Данные значения коробка и нажмите на Ok.
8. Закройте редактор реестра и перезапустите Outlook, чтобы изменения реестра вступили в силу.
Теперь проверьте, правильно ли Outlook архивирует элементы, пытаясь заархивировать вручную и проверив, заархивированы ли элементы по дате их получения.
Метод 3 - исключен из автоархивации
Если вы заметили, что конкретный элемент не был заархивирован, это означает, что свойство для него настроено так, чтобы исключить его из автоархивации.
1. Дважды щелкните, чтобы открыть элемент, который был исключен из процесса архивирования.
2. Нажать на Файл меню, а затем выберите Характеристики.
3. в Характеристики окно, снимите флажок с опции Не архивировать этот элемент в автоархивации.
4. Вы можете настроить свой Посмотреть чтобы получить обзор элементов, для которых настроена эта опция. Вам нужно разрешить редактирование в ячейке работают как показано ниже:
- Выбирать Вид и нажмите на Просмотр настроек.
- Здесь нажмите на Другие настройки кнопка.
- Теперь проверьте вариант Разрешить редактирование в ячейке.
- Теперь вы можете установить флажок для определенного элемента под Не использовать автоархивирование прямо из представления, чтобы включить / выключить архивирование для этого элемента.
Примечание: Вы можете не увидеть флажки для своих товаров, если не нажмете на само поле. Отсутствие флажка или отсутствие флажка означают, что элемент будет заархивирован в соответствии с вашими настройками архива.
Метод 4 - команда архивации недоступна в корпоративной среде
Автоархивирование отключено групповой политикой
Если вы работаете в корпоративной среде и не можете найти Автоархив и Архив настройки, как указано в методе 1 выше, это означает, что администратор, возможно, отключил настройки как группу политика. Это помогает предотвратить распространение данных почтового ящика между различными компьютерами в сети в файлах pst.
В этом случае вам нужно спросить администратора почты о том, где вы должны архивировать свои данные и как долго элементы должны храниться. Кроме того, ваши администраторы могут настроить групповые политики для отключения автоархивации и предотвращения создания pst-файлов.
Обмен с онлайн-архивом
Другая причина отсутствия настроек - когда у вас есть учетная запись Exchange, для вас включен онлайн-архив на сервере Exchange. В таких случаях параметры архивирования на стороне клиента будут автоматически отключены Outlook, и архивирование будет происходить в соответствии с корпоративными политиками, установленными на сервере Exchange.
Преимущество заключается в том, что вы можете получить доступ к своему архиву на любом компьютере, на котором запущен Outlook, или даже через браузер при доступе к своему почтовому ящику через Outlook в Интернете. В результате того, что это включено для вашей учетной записи, функции автоархивации и ручного архивирования больше не будут доступны вам в Outlook.
Метод 5 - проверьте наличие поврежденного или полного файла archive.pst
Когда файл archive.pst становится испорченный, Outlook не сможет выполнить архивирование в этот файл. В этом случае вам необходимо закрыть Outlook и используйте Инструмент восстановления папки "Входящие" (scanpst.exe) чтобы просканировать его на наличие ошибок и создать новый архивный файл. кликните сюда, чтобы найти расположение файла scanpst.exe и шаги для выполнения сканирования в Исправлении 5 статьи.
Когда файл archive.pst становится полный, это не позволит Outlook хранить в нем больше элементов. Когда предел предупреждения достигнут, вы не сможете перемещать элементы в архив ни вручную, ни с помощью автоархивации. Однажды предел достигнут, рекомендуется создать новый архивный файл. Ограничение размера зависит от используемой версии Outlook.
- PST-файлы Outlook 97 - 2002 (ANSI): максимальный размер файла составляет 2 ГБ, при достижении 1,8 ГБ появляется предупреждение.
- Файлы Outlook 2003 - 2019 pst (Unicode): ограничение по умолчанию составляет 20 ГБ для Outlook 2003/2007 и 50 ГБ в более поздних версиях 2010, 2013, 2016, 2019 и Microsoft 365. Предупреждение выдается, когда лимит достигает 19 ГБ и 47,5 ГБ соответственно.
Метод 6 - удаление писем из полного почтового ящика
Если ваш почтовый ящик заполнен, вы получите сообщение о том, что почтовый ящик заполнен, когда вы пытаетесь отправить сообщение. Однако, если вы попытаетесь заархивировать почтовый ящик, когда почтовый ящик заполнен, архив не будет работать, и вы не получите того же сообщения об ошибке.
Чтобы вернуть его к работе, вы можете либо удалить или переместить некоторые элементы в файл архива вручную или обратитесь к своему почтовому администратору, чтобы временно увеличить размер вашего почтового ящика.
Чтобы очистить свой почтовый ящик, вы можете продолжить процесс очистки в следующем порядке папок: Удаленные, Нежелательная почта, Входящие, Отправленные и другие почтовые папки, Журнал, Календарь, Контакты и Примечания.
Если какое-либо из вышеперечисленных исправлений не работает для вас, мы рекомендуем вам выполнить ремонт вашего офисного пакета или переустановить Office и проверьте, помогает ли это решить проблему.
Спасибо, что прочитали эту статью.
Мы надеемся, что вам удалось устранить ошибку «Не работает автоархив».
