Как создавать, публиковать, удалять и экспортировать быстрые части Outlook

В Microsoft Outlook, Quick Parts - идеальный способ автоматизации ответов по электронной почте. Начиная с Office 2007 это экономит время и позволяет сохранять или повторно использовать элементы документа.

Сюда могут входить ответы на запросы информации, свойства документа, таблицы, наиболее часто используемые ссылки на ресурсы или другой контент электронной почты. Что ж, вы имеете право думать об AutoTex, читая эти статьи. Быстрые части в значительной степени заменяют эту функциональность в старых версиях Office.

Автотекст все еще существует, но Quick Parts имеет множество дополнительных функций и гораздо более универсален. И это работает одинаково во всех версиях Outlook для Office 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, а также Outlook 2007.

Итак, чтобы создать быстрые части для текста, следуйте описанной здесь процедуре. Затем не стесняйтесь узнать, как лучше управлять ими, и не забывайте, что шаги одинаковы для электронной почты, контактов, встреч или задач.

Как я могу создавать, публиковать, удалять и экспортировать быстрые части Outlook?

1. Создание быстрых частей в Outlook

1. Введите текст вы хотите использовать в быстрой части в новую сообщение электронной почты.
2. Выделите текст, который хотите сохранить как быструю часть. Все форматирование, изображения, ссылки или другой контент будут сохранены как часть быстрой части.
3. Теперь вы можете перейти к Вставить вкладку.
4. в Текстовая группанажмите Быстрые детали.
5. Чтобы создать быструю часть, выберите опцию Сохранить выбор в галерее быстрых запчастей.
6. От Создать новый стандартный блок диалоговом окне, пора ввести описательное имя для вашей записи.
7. Нажмите ОК чтобы спасти его.
8. Создав быструю часть, вы можете получить к ней доступ и повторно использовать ее в любое время и откуда угодно.

---

2. Поделиться быстрыми частями в Outlook

Быстрые части сохраняются в файлах, называемых NormalEmail.dotm а также Normal.dotm. Они НЕ предназначены для совместного использования. Если вы хотите поделиться несколькими полезными экспресс-частями, создайте и сохраните новый шаблон.

Это может быть шаблон .dotx, а не .dotm, что делает возможным совместное использование даже при использовании этого почтового клиента.

3. Удалить быстрые части в Outlook

1. Прежде всего, откройте шаблон который содержит строительный блок, который вы хотите удалить.
2. Перейти к Вставить вкладку.
3. Ближе к правой стороне находится Быстрые детали, найденный в Текстовая группа. Щелкните по нему.
4. Щелкните правой кнопкой мыши любую запись, затем щелкните Организовать и удалить.
5. Выберите запись, которую хотите удалить, и щелкните значок Кнопка удаления.
6. Наконец, когда вас спросят, действительно ли вы хотите удалить выбранный строительный блок, подтвердите, нажав да.

Примечание: Этот стандартный блок больше не доступен в галереях при распространении шаблона, даже если содержимое может все еще отображаться в шаблоне.

---

4. Экспорт быстрых частей в Outlook

1. Прежде всего, откройте папку.
2. Входить % APPDATA% MicrosoftTemplates в адресной строке.
3. нажмите Клавиша ввода.
4. Тогда вы получите NormalEmail.dotm а также Normal.dotm файлы в новую открывающуюся папку.
5. Теперь просто скопируйте эти два файла из папки и вставьте их в нужную папку.

Примечание: NormalEmail.dotm и Normal.dotm обычно находятся в папке Templates. Отсюда вы можете вручную скопировать и вставить их.

---

Заключение

Если вы часто повторно используете контент, вам могут пригодиться функции Outlook Quick Parts. Создаете ли вы новое сообщение или просто отвечаете на уже существующее, это отличный способ сэкономить время при составлении следующего электронного письма.

Как только вы начнете знакомиться с Quick Parts, вы, скорее всего, удивитесь, как вы вообще обходились без них!

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:

• Как скачать Outlook Assistant
• Загрузите календари Outlook, подписи и измените наборы звуков
• Как подключить Slack к Outlook