6 лучших программ для управления документами для ПК [Руководство на 2021 год]

eFileCabinet

eFileCabinet возможно, сегодня является ведущим программным обеспечением для управления документами. Он создан для облегчения хранения, поиска и обмена офисными файлами. Однако функция программного обеспечения выходит за рамки управления документами, поскольку оно также оснащено инструментами бухгалтерского учета и управления персоналом.

eFileCabinet поддерживает два варианта поддержки: настольную версию (совместимую с Windows 10) и мобильную версию, специально разработанную для мобильные устройства.

Это программное обеспечение для управления документами содержит функцию, известную как «просмотр в облаке», которая позволяет пользователям создавать резервные копии своих файлов в облаке непосредственно через платформу программного обеспечения. Благодаря этому пользователи могут легко просматривать и извлекать файлы через любое устройство, если такое устройство подключено к Интернету.

Кроме того, eFileCabinet соответствует всем отраслевым требованиям, включая SEC, HIPAA, FINRA и другие стандартные требования.

Кроме того, программное обеспечение отлично работает с SecureDrawer, уникальной функцией обмена, которая служит платформой для сквозного обмена файлами между вами и вашими клиентами. Он может легко интегрироваться с разнообразным сторонним программным обеспечением, таким как MS Outlook, безопасная электронная подпись, сканеры, принтеры и многое другое.

Lastl,. Программное обеспечение для управления документами eFileCabinet предлагает как онлайн, так и локальные услуги. Новым пользователям предлагается двухнедельная бесплатная пробная версия, после чего они могут подписаться на платный план по стартовой цене в 15 долларов.

Скачать eFileCabinet

OpenKM

OpenKM это, без сомнения, одно из самых популярных программ для управления документами на рынке. Это универсальное программное обеспечение для управления корпоративного уровня, созданное для выполнения офисных задач, от управления документами до автоматизации рабочих процессов и административных функций.

Инструмент специально разработан для компьютеров под управлением Windows. Однако к нему также можно получить доступ через множество других настольных операционных систем, таких как Linux.

По сути, программное обеспечение для управления документами содержит динамический набор модулей, которые выполняют все операции управления программным обеспечением. Некоторые из этих модулей включают в себя: электронное выставление счетов, электронную подпись, криптографию (для шифрования и дешифрования файлов), Штрих-код, Почтовый архиватор и многое другое.

Кроме того, гибкий дизайн программного обеспечения позволяет легко интегрировать его с соответствующими офисными инструментами, такими как AutoCAD, WordPress, Google Диск, Microsoft Office и другие. Он также имеет подключаемую систему аутентификации, которая может быть подключена к внешним базам данных или серверам, таким как SQL, Oracle, MySQL и некоторым другим.

В свете вышеизложенного пользователям предоставляется возможность оптимизировать весь свой рабочий процесс для повышения эффективности. Следовательно, это программное обеспечение для управления документами рассматривается многими скорее как программное обеспечение для управления проектами, чем как обычный менеджер документов.

OpenKM предлагает новым пользователям два основных плана: Сообщество OpenKM а также OpenKM Professional. Первый доступен бесплатно (с ограниченными функциями), а второй, с более мощными функциями, является платным и предлагается по расценкам (индивидуальная цена).

Чтобы получить дополнительную информацию о системе программного обеспечения и требованиях к загрузке, войдите на веб-сайт загрузки OpenKM.

Скачать OpenKM

Templafy

Templafy пожалуй, одно из лучших программ для управления документами на рынке сегодня. Это универсальный служебный инструмент, предназначенный для эффективного хранения, извлечения и обмена офисными документами. Это облачная платформа, которая поддерживает все виды компьютерных систем и мобильных устройств.

Для удобства существуют также специальные версии для настольных компьютеров (включая Windows) и смартфонов (мобильные приложения).

• ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: 6 отличных программ для создания редактируемых PDF-форм

По сути, Templafy упрощает хранение файлов и командную совместную работу, устраняя обычный, разрозненный процесс работы на разных платформах.

Программное обеспечение для управления документами оптимизирует все основные инструменты на рабочем месте, особенно инструменты для создания документов, такие как MS Office, на единой платформе, тем самым обеспечивая единый рабочий процесс.

Кроме того, Templafy имеет довольно удобный для навигации интерфейс, что делает его идеальным для низкотехнологичной работы. среды, так как каждый член команды может оставлять отзывы, делиться файлами и создавать документы с невообразимая легкость.

Все они передаются через один канал, и он контролируется администратором (работодателем), чтобы гарантировать соблюдение всех требований и стандартов качества.

Наконец, как и большинство надежных утилит, Templafy не из дешевых. Фактически, это одно из самых дорогих программ для управления документами на рынке. Он доступен по фиксированной цене подписки 355 долларов в месяц. Однако перед полной подпиской есть бесплатный пробный период. Посетите их официальный сайт, чтобы получить дополнительную информацию.

Скачать Templafy

SutiDMS

SutiDMS, продукт SutiSoft, является одним из самых полных программ для управления документами на рынке. Он оснащен набором инструментов для управления и организации документов, обмен файлами, ведение учета и улучшение совместной работы в команде.

Это онлайн-программное обеспечение, которое поддерживается как на настольных, так и на мобильных устройствах.

Кроме того, SutiDMS предлагает набор многофункциональных инструментов, в том числе модифицируемую панель управления, библиотеку документов, систему распознавания текста для распознавания текста и т. Д. множественная интеграция (с MS Outlook, Gmail и Yahoo Mail), объединение файлов, архивирование и хранение документов, электронная подпись и форумы среди другие.

Программное обеспечение в основном служит основным хранилищем, где вы можете хранить все свои документы, а его веб-функциональность гарантирует, что вы можете получить доступ к документам и получить их в любое время.

Тем не менее, это программное обеспечение для управления документами предлагает цены для предприятий, которые можно узнать по расценкам.

Есть два нижних плана: Премиум план и Профессиональный план. План Professional рассчитан максимум на 10 пользователей и доступен по ставке 18 долларов США за пользователя (в месяц). С другой стороны, план Premium предназначен для организации среднего размера с менее чем 500 сотрудниками и доступен по ставке 20 долларов за пользователя (в месяц).

Скачать SutiDMS

FileHold

FileHold это полностью интегрированное решение для управления документами, которое включает в себя различные наборы функций, чтобы предоставить пользователям централизованное хранилище и упрощенный рабочий процесс. Программное обеспечение является одним из немногих программ для управления документами, которые специально предназначены для ПК с Windows 10 и других версий Windows (7/8 / 8.1). Тем не менее, к нему также можно получить доступ через веб-браузеры на компьютерах Linux и Mac.

Возможности программного обеспечения делятся на «стандартные», «дополнительные», «специальные» и «сканирование документов и обработка изображений». Некоторые из этих функций включают захват метаданных (теги документов), календарь, электронные формы, электронную подпись, OCR (на стороне сервера), автоматическое заполнение, захват SmartSoft и многое другое.

Кроме того, FileHold предоставляет возможность интеграции с набором стороннего программного обеспечения, такого как MS Office, MS Active Directory, MS SharePoint и др. Все это облегчает хранение, поиск и совместное использование файлов, а также координацию рабочего процесса.

Наконец, FileHold предлагает два основных тарифных плана; FileHold Express и FileHold Enterprise. План Express разработан для малых предприятий с числом сотрудников менее 20, а план Enterprise идеально подходит для более крупных организаций или команд с более чем 20 участниками.

Однако стоимость подписки на оба плана доступна только по расценкам. Вы можете отправить электронное письмо в отдел продаж FileHold, чтобы узнать расценки для вашего бизнеса.

Скачать FileHold

M-файлы

M-файлы - одно из лучших доступных сегодня программ для управления документами. Это наиболее важно из-за функции «анализа дублирования», которая предназначена для защиты пользователей от дублирования документов. Это облачная DMS; следовательно, он поддерживается как на настольных компьютерах, так и на мобильных платформах.

Существуют также специальные настольные версии (для Windows 10 / 8.1 / 8/7), а также мобильные приложения для выбранных мобильных устройств.

Кроме того, это программное обеспечение для управления документами для Windows 10 содержит организованное хранилище, в котором документы аккуратно организованы и сохранены. Анализирует поиск документов по сопоставление имен файлов с другими связанными индикаторами, такими как даты и проекты. Таким образом, программа способна легко удалять дубликаты.

Кроме того, его унифицированная платформа способствует повышению эффективности рабочего места за счет улучшения распределения задач (от работодателя к сотрудникам), а также выполнения и доставки задач (от сотрудников к работодателю). Конечным результатом является повышение производительности.

Кроме того, M-Files - это гибкая DMS, которую можно легко интегрировать с такими инструментами, как MS Office, и множеством инструментов CRM, таких как Salesforce. Это делает его идеальным практически для всех видов бизнеса. Кроме того, предлагается три основных варианта развертывания, включая локальное, облачное и гибридное (комбинированное).

M-Files предлагает одним месяцем бесплатную пробную версию для новых пользователей, после чего они могут легко перейти на корпоративный план, который предлагается по расценкам.

Скачать M-файлы

Заключение

Сегодня использование бумажных документов во всем мире сокращается, многие организации, школы и государственные учреждения предпочитают удобство безбумажного хранения громоздкости бумажных файлов и папки.

Следовательно, существует постоянная потребность в стандартном и надежном программном обеспечении для управления документами. Что касается этого спроса, мы собрали одно из лучших программ для управления документами на рынке, чтобы облегчить вам принятие решения о том, какую DMS использовать для вашего бизнеса.