De Nimisha V S
Comparați și combinați sunt două caracteristici foarte utile ale Microsoft Word dar rareori folosite de majoritatea dintre noi din cauza necunoașterii noastre cu privire la aceste caracteristici. Aceste caracteristici ne permit să comparăm două documente și să găsim diferența dintre ele. Așadar, mai întâi să vedem câteva situații în lucrările noastre zilnice în care găsim utilizarea lor.
În unele cazuri, este posibil să avem versiuni diferite ale aceluiași document. Este posibil să fie nevoie să comparăm aceste diferite versiuni pentru a vedea schimbările dintre ele. Sau este posibil să trebuiască să le combinăm pentru a genera o copie finală a documentului. Folosind funcția de comparare putem examina modificările făcute la fiecare linie, inclusiv inclusiv o schimbare în spațiul alb. De asemenea, o altă aplicație a acestor caracteristici vine în pregătirea CV-ului nostru. Este posibil să avem de obicei mai multe exemplare ale relua pregătit în diverse scopuri sau modificat în timp. Uneori, dacă doriți să comparați sau să combinați două copii pentru a crea un CV actualizat, atunci funcția de comparare și combinare poate fi de mare folos.
La prima vedere poate părea că aceste două caracteristici sunt aceleași. Dar au funcționalități diferite. Funcția de combinare ne permite, de fapt, să găsim cine a făcut ce modificări într-un document, pe lângă faptul că a marcat doar modificările. Dar funcția de comparare compară doar diferențele de conținut dintre două documente.
Acum să vedem cum putem folosi aceste funcții.
Compararea documentelor în Word
1. Deschide Word și poți găsi Comparaţie opțiune din fila recenzie. Click pe Comparaţie.
2. Acum selectați din meniu Comparaţie opțiune pentru a compara oricare două documente.
3. Acum va apărea caseta de dialog comparare documente. Trebuie să selectăm cele două documente care urmează să fie comparate. Selectați un document original și un document revizuit. În setările de comparație avem diferite opțiuni care pot fi verificate în funcție de preferințele noastre. Modificările pot fi comparate la nivel de cuvânt sau la nivel de caracter. Este mai bine să alegeți opțiunea de a afișa modificările într-un document nou pentru a evita amestecarea cu documentele originale.
4. Dacă faceți clic pe OK, vom obține un nou document care va avea diferențele marcate. În bara laterală putem vedea numărul de inserții, ștergeri, mișcări și modificări de formatare. Fiecare modificare va fi marcată și explicată bine. În noul document se elimină textul, textul subliniat roșu este adăugat și textul verde este mutat.
5. În mod implicit, vom avea copia originală a documentului selectată și afișată în panoul din dreapta. Putem derula documentul original în panoul din dreapta, iar noul document cu modificările marcate va derula în consecință. Dar avem o altă opțiune pentru a ascunde documentul original. Putem selecta această opțiune din fila Recenzie. Accesați opțiunea Comparare din fila de examinare -> Afișați documentele sursă-> selectați Ascundeți opțiunea Document sursă.
6. Acum, în fila Urmărire, selectați opțiunea Baloane și faceți clic pe Afișare revizuiri în baloane.
Acum, în panoul din dreapta putem vedea revizuirile din documentul marcat în detaliu în formularul de notificare a balonului. Aceasta oferă o analiză mai ușoară a modificărilor din documente.
7. Dacă doriți să aveți o copie finală a documentului din copiile originale și revizuite, puteți face acest lucru cu ușurință editând noul document cu toate modificările marcate. La orice modificare, faceți clic dreapta pe linie și alegeți dacă acceptați sau respingeți modificarea. Astfel, putem adăuga modificările dorite și arunca modificările care nu sunt necesare pentru a crea o copie finală a documentului.
Combinarea documentelor în Word
Funcția de combinare funcționează similar pentru a compara. Am văzut deja diferența în funcțiile lor. Combinația poate fi utilizată pentru a îmbina două versiuni ale unui document pentru a crea o copie finală a documentului. Atunci când folosim combinația pentru a genera un document nou, toate modificările din documentul revizuit devin modificări urmărite identificate de autorii care au făcut modificările.
Acum să vedem cum să utilizați funcția de combinare:
1. În fila Recenzie, selectați opțiunea Comparare și faceți clic pe Combină.
2. În caseta de dialog Combinați selectați originalul și copia revizuită a documentelor care trebuie combinate. Reglați setările în funcție de preferințe și faceți clic pe OK.
După aceasta, veți obține același aspect ca înainte în opțiunea de comparare. Puteți vizualiza modificările, faceți clic dreapta pe ele și puteți alege dacă acceptați sau respingeți modificarea. Astfel, noul document revizuit poate fi generat.
Sper că ai o idee clară despre funcționalitățile de comparare și combinare. Folosiți aceste caracteristici utile pentru a vă face lucrările mai ușoare și pentru a economisi timp.
