Cum să acceptați sau să refuzați automat întâlniri în Outlook?

Preluați controlul deplin asupra întâlnirilor dvs. Outlook

Dacă deseori trebuie să acceptați sau să refuzați invitațiile la întâlnire, dar nu vă place să faceți acest lucru manual, puteți seta ca acestea să fie acceptate sau respinse automat.

Acest lucru vă va ajuta să stabiliți un program de întâlnire fără ciocniri și să minimizați distragerile, astfel încât să vă puteți concentra pe ceea ce este important.

În acest ghid, vom explora pașii detaliați pentru a accepta sau a refuza automat solicitările de întâlnire primite în Outlook, astfel încât un răspuns în timp util să fie trimis organizatorului întâlnirii.

Cum accept automat o întâlnire fără a trimite răspuns în Outlook?

1. apasă pe Windows cheie, tastați perspectiva și faceți clic Deschis.
instagram story viewer
2. În fereastra principală Outlook, accesați Fişier fila.
3. Selectați Opțiuni a deschide Opțiuni Outlook.
4. Mergi la Calendar din panoul din stânga, localizați Acceptare sau refuzare automată, apoi faceți clic pe Acceptare/Refuzare automată buton.
5. Pe Acceptare sau refuzare automată fereastră, pentru a accepta o întâlnire, plasați o bifă lângă Acceptați automat solicitările de întâlnire și eliminați întâlnirile anulate și faceți clic BINE.
6. În continuare, pe Opțiuni Outlook fereastră, Calendar panou, localizare Opțiuni de calendar și selectați Accept pentru Utilizați acest răspuns când propuneți o nouă oră de întâlnire opțiune.
7. Clic Bine și relansați Outlook pentru a salva modificările.

Dacă utilizați Outlook 2010 sau o versiune mai veche, căutați Programarea resurselor opțiune în loc de Acceptare sau refuzare automată. Apasă pe Programarea resurselor butonul pentru a obține Fereastra de acceptare sau refuzare automatăși modificați setările de solicitare a întâlnirii în Outlook.

Cum accept automat întâlniri cu un răspuns în Outlook?

1. Prin stabilirea unei reguli

1. Lansa Outlook și du-te la Acasă fila.
2. Clic Reguli, apoi selectați Gestionați regulile și alertele din lista derulantă.
3. Clic Regulă nouă.
4. Pe Vrăjitorul de reguli caseta de dialog, selectați Aplicați regula mesajelor pe care le primesc și faceți clic Următorul.
5. Pe pagina următoare, selectați care este o invitație la întâlnire sau o actualizare și faceți clic Următorul.
6. De la Pasul 1 casetă, selectați răspunde folosind un anumit șablon, apoi mergeți la Pasul 2 caseta și faceți clic pe model specific hyperlink.
7. Pe Selectați un șablon de răspuns fereastra, pt Uită-te în, alege Șablon standard sau Șabloane de utilizator în sistemul de fișiere; veți vedea șablonul de răspuns la întâlnire în caseta de mai jos. Dacă există mai multe opțiuni, alegeți una și faceți clic Deschis.
8. Clic Următorul, apoi apasa Următorul.
9. Acum numiți regula dacă doriți și faceți clic finalizarea.

De asemenea, puteți selecta Creați această regulă pentru toate conturile pentru a accepta automat invitația la întâlnire pe toate adresele de e-mail din Outlook.

2. Prin rularea unui script VBA

Mai întâi, trebuie să salvați scriptul în VBA; pentru asta, urmați acești pași:

1. În fereastra Outlook, apăsați Alt + F11 pentru a deschide Aplicație Visual Basic (VBA) pentru Outlook.
2. Mergi la Introduce, apoi selectați Modul.
3. Când se deschide noul modul, copiați și lipiți următorul script pentru a accepta automat invitațiile la întâlnire în Outlook și apăsați Ctrl + S pentru a o salva:

Sub AutoAcceptMeetingRequests() Dim objNamespace As Outlook.NameSpace Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder Dim objItem As Object Dim objMeetingRequest As Outlook.MeetingItem ' Set up Outlook objects Set objNamespace = Application.GetNamespace("MAPI") Set objFolder = objNamespace.GetDefaultFolder(olFolderInbox) ' Loop through inbox items For Each objItem In objFolder.Items If objItem.Class = olMeetingRequest Then Set objMeetingRequest = objItem objMeetingRequest.GetAssociatedAppointment(True).Respond olMeetingAccepted, True ' olMeetingAccepted for acceptance, True to send no response End If Next objItem ' Clean up objects Set objMeetingRequest = Nothing Set objItem = Nothing Set objFolder = Nothing Set objNamespace = Nothing. End Sub. 

Odată ce aveți scriptul în VBA, trebuie să îl rulați; urmați acești pași pentru a face asta:

1. Accesați fereastra Outlook și accesați Dezvoltatori fila.
2. Selectați Macro-uri, iar din lista derulantă, alegeți Macro-urile pe care le-ați creat pentru a o rula.

Înainte de a utiliza scripturi VBA pe Outlook, creați o copie de rezervă a datelor și a setărilor de configurare și testați întotdeauna scriptul la scară mică înainte de a-l rula pentru întreaga cutie poștală.

Răspunsul automat la invitațiile la întâlniri în Outlook vă economisește timp. Este o modalitate fără probleme de a informa organizatorul întâlnirii despre prezența dumneavoastră. Totuși, întotdeauna verificați cererea de întâlnire pentru a vă cunoaște colegii participanți pentru a vă asigura că sunteți aliniat cu participanții de pe agenda întâlnirii.

Citiți mai multe despre acest subiect

• Cum să raportați e-mailurile de phishing în Outlook
• Cum să schimbați rapid browserul implicit în Outlook
• Cum să vă migrați e-mailurile de la Hotmail la Outlook
• 4 moduri de a partaja un grup de contacte sau o listă de distribuție în Outlook
• Cum să deschideți mai multe Windows Outlook pe Windows 11

Cum refuz automat întâlnirile în Outlook?

1. Utilizați Opțiuni Outlook pentru a refuza toate invitațiile la întâlnire

1. Lansați Outlook și accesați Fişier fila.
2. Selectați Opțiuni a deschide Opțiuni Outlook.
3. Mergi la Calendar, localizați Acceptare sau refuzare automată & apasă pe Acceptare/Refuzare automată buton.
4. Selectați Respingeți automat solicitările de întâlnire care sunt în conflict cu o întâlnire existentă sau o întâlnire pentru a refuza o întâlnire.
5. Apoi, Selectați Declin pentru Utilizați acest răspuns când propuneți o nouă oră de întâlnire opțiunea din Opțiuni calendar și faceți clic pe OK.
6. Relansați Outlook pentru a salva modificările.

2. Setați o regulă pentru a refuza invitațiile la întâlniri de la o anumită adresă de e-mail

Mai întâi, trebuie să creați un răspuns și să salvați șablonul pentru a respinge întâlnirea; pentru asta, urmați acești pași:

1. În fereastra principală Outlook, accesați Calendar și selectați Noua Intalnire.
2. În Întâlnire fereastră, introduceți textul în corpul pe care doriți să-l trimiteți pentru a refuza o invitație la întâlnire și accesați Fişier fila.
3. Acum faceți clic Salvează ca.
4. Pe Salvează ca fereastra, pt Salvați ca tip, Selectați Șablon Outlook (.oft), iar pentru Nume fișier, introduceți un nume și faceți clic Salvați.

Acum că aveți un șablon personalizat, permiteți-ne să creăm o regulă pentru a refuza întâlnirea.

1. Lansați Outlook și accesați Acasă fila.
2. Clic Reguli, atunci alege Gestionați regulile și alertele din lista derulantă.
3. Pe Reguli și alerte fereastra, selectați Regulă nouă.
4. Pe Vrăjitorul de reguli caseta de dialog, selectați Aplicați regula mesajelor pe care le primesc și faceți clic Următorul.
5. De la Pasul 1 caseta, Selectați din persoane sau grup public opțiunea, apoi treceți la Pasul 2, și faceți clic oamenii sau grupul public hyperlink.
6. Se va deschide Adresa regulii fereastră; selectați numele de utilizator a cărui invitație la întâlnire doriți să o respingeți, faceți clic Din, și apoi Bine.
7. Acum selectați care este o invitație la întâlnire sau o actualizare și faceți clic Următorul.
8. Pe pagina următoare, alegeți răspunde folosind un anumit șablon opțiunea din Pasul 1 cutie și în Pasul 2, apasă pe model specific hyperlink.
9. Pe Selectați un șablon de răspuns fereastra, pt Uită-te în, alege Șabloane de utilizator în sistemul de fișiere; veți vedea șablonul de răspuns la întâlnire în caseta de mai jos. Selectați-l pe cel pe care l-ați creat și faceți clic Deschis.
10. Clic Următorul, apoi apasa Următorul.
11. Acum denumește regula și dă clic finalizarea.

Selectați Creați această regulă pentru toate conturile dacă doriți să răspundeți automat la solicitările de întâlnire de pe celălalt e-mail conturi.

3. Utilizați un script VBA pentru a respinge mai multe invitații la întâlnire

Mai întâi, trebuie să adăugați și să salvați scriptul în VBA, iată cum puteți face asta:

1. Lansați Outlook și, în fereastra principală, apăsați Alt + F11 pentru a deschide VBA.
2. Mergi la Introduce, și faceți clic Modul.
3. Copiați și lipiți următorul script pentru a șterge solicitarea de întâlnire din modul și apăsați Ctrl + S pentru a o salva:

Function GetCurrentItem() As Object Dim objApp As Outlook.Application Set objApp = Application On Error Resume Next Select Case TypeName(objApp.ActiveWindow) Case "Explorer" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveExplorer.Selection.Item(1) Case "Inspector" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveInspector.CurrentItem End Select Set objApp = Nothing. End Function Sub Decline_Meeting() Dim oAppt As AppointmentItem Dim cAppt As AppointmentItem Dim num_declines As Integer Dim oResponse Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oAppt = Application.CreateItem(olAppointmentItem) num_declines = InputBox(Prompt:="How many declines?", Title:="Decline It") If num_declines < 0 Then MsgBox "Nope." ElseIf num_declines > 40 Then MsgBox "Too far. Be nice." Else While num_declines > 0 Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oResponse = cAppt.Respond(olMeetingDeclined, True) oResponse.Send num_declines = num_declines - 1 Wend End If Set cAppt = Nothing Set oAppt = Nothing. End Sub. 

Acum că ați salvat scriptul, închideți fereastra VBA. Pentru a rula scriptul, urmați acești pași:

1. În fereastra Outlook, selectați invitațiile la întâlnire pe care doriți să le refuzați, apoi apăsați Alt + F8.
2. Veți obține Macro-uri fereastra, selectați Refuzați_Solicitări modul și faceți clic Alerga.
3. În fereastra următoare, introduceți numărul de refuzuri și faceți clic Bine. Aici, introduceți numărul de solicitări de întâlnire pe care le-ați selectat.

Dacă nu sunteți disponibil în același interval orar, scriptul va refuza automat întâlnirea, dar nu va șterge mesajul de e-mail din Outlook, astfel încât să puteți transmite invitația la întâlnire cuiva să participe la ea în numele tău.

De asemenea, pentru a evita e-mailurile dus-întors despre logistica întâlnirii, puteți utilizați Bcc pentru a adăuga persoana la întâlnire.

Automatizarea răspunsului la o invitație la întâlnire vă poate crește eficiența programării, anunțându-vă care intervale de timp sunt libere, simplificându-vă fluxul de lucru.

Spune-ne cât de mult te-a ajutat răspunsul automat la solicitarea de întâlnire în secțiunea de comentarii de mai jos.