Adăugați o coloană utilizând opțiunea Field Chooser
- Dacă setările de prioritate implicite nu sunt suficiente pentru dvs., puteți adăuga un câmp de prioritate personalizat în Outlook.
- Tot ce trebuie să faceți este să faceți clic dreapta pe antetul coloanei, să selectați Field Chooser, să faceți clic pe Nou, să adăugați un nume și să-l trageți în lista de activități.
Pentru a determina urgența unei sarcini atribuite în Outlook, puteți utiliza nivelurile de prioritate încorporate (Ridicat, Normal și Scăzut), etichetele de culoare, data scadenței și câmpul de stare.
Cu toate acestea, dacă doriți să adăugați mai multe detalii, trebuie să creați un câmp prioritar personalizat în Outlook, care necesită câțiva pași suplimentari.
În acest ghid cuprinzător, vom explica instrucțiunile pas cu pas pentru a crea și adăuga priorități personalizate, împreună cu pașii despre cum să personalizați prioritățile în Outlook.
Care sunt câmpurile prioritare în Outlook?
În Outlook, câmpul de prioritate arată nivelul de importanță atribuit unei sarcini, unui e-mail sau altor elemente, ceea ce indică dacă puteți amâna sarcina sau dacă ar trebui să o gestionați imediat.
Adăugarea de etichete, inclusiv informații relevante în câmpul subiect pentru o sarcină, vă va ajuta și mai mult să sortați lista de activități și să vă ocupați mai întâi de elementele cu prioritate ridicată.
Setările implicite de prioritate au trei opțiuni, Înalt, Mediu, și Scăzut, care nu sunt întotdeauna suficiente, mai ales atunci când lucrați într-o echipă în care membrii ar putea avea interpretări diferite ale priorităților.
De asemenea, personalizarea câmpului prioritar vă poate ajuta să adaptați gestionarea sarcinilor Outlook, personalizând astfel fluxul de lucru.
Pentru personalizare suplimentară, puteți personaliza Bara de instrumente Outlook Quick Access astfel încât să puteți accesa toate opțiunile utilizate frecvent chiar în fața dvs., ceea ce face utilizarea aplicației mai ușoară ca niciodată.
Cum creez un câmp personalizat în Outlook?
1. Creați un câmp personalizat
- apasă pe Windows cheie, tastați perspectiva, și faceți clic Deschis.
- Accesați bara de navigare și selectați Sarcini pliant. În fereastra nouă, veți vedea sarcina atribuită listată în panoul din dreapta.
- Apoi, faceți clic dreapta pe bara antetului coloanei pentru a obține meniul contextual și selectați Selector de câmp.
- Pe Selector de câmp caseta de dialog, faceți clic Nou.
- Pe Coloană nouă fereastră, introduceți numele pe care doriți să-l atribuiți coloanei. Pentru Tip și Format, Textul este selectat implicit, dar puteți schimba tipul câmpului în funcție de numele coloanei sau scopul. După ce ați introdus toate detaliile, faceți clic Bine.
- Odată ce coloana apare în Selector de câmp fereastră, trageți și plasați-o în bara de antet coloanei pentru a o adăuga.
Puteți crea câte coloane doriți pentru a simplifica și mai mult lista de activități, dar dacă adăugați prea multe, lucrurile se vor complica.
- Cum se creează un fișier PST în Outlook
- Cum se creează o vizualizare unificată a căsuței de intrare în Outlook
2. Activați Permiteți editarea în celulă pentru a defini prioritatea
Spre deosebire de folderul Inbox, folderul Task are deja Permite editarea în celulă caracteristică activată; cu toate acestea, dacă nu puteți introduce, urmați pașii pentru a-l activa.
- În Sarcini folder, accesați Vedere fila, iar din Vedere actuala antet, selectați Vedeți Setări.
- Pe Setări avansate de vizualizare fereastra, selectați Alte setari buton.
- Apoi, localizați Titluri de coloane și rânduri, plasați o bifă lângă Permite editarea în celulă, apoi apasa Bine.
- În lista de activități, localizați noua coloană pe care ați adăugat-o și adăugați numărul sau textul care definește importanța unei sarcini individuale.
Dacă doriți să acordați prioritate e-mailurilor de la un expeditor și să vă asigurați că toate acestea sunt livrate în Inbox, trebuie să știți cum să lista albă a unui e-mail în Outlook.
Cum pot folosi câmpurile prioritare personalizate?
Adăugarea de câmpuri prioritare personalizate vă poate ajuta să personalizați sarcinile în funcție de preferințele dvs., sporind productivitatea și sporind claritatea și eficiența.
Iată câteva modalități care vă pot ajuta să înțelegeți mai bine cât de util este:
- Proiecte sau sarcini sensibile la timp – Dacă unele dintre sarcinile menționate în lista dvs. se apropie de data limită, puteți utiliza câmpurile de prioritate personalizate pentru a le atribui niveluri de prioritate ridicată.
- Prioritate legată de context – Pentru diferite contexte de activitate, cum ar fi clienții de mare valoare și termenele limită, puteți adăuga un câmp prioritar pentru a face față sarcinii în consecință.
- Risc – Adăugați un câmp de prioritate de risc pentru a afișa riscurile probabile asociate sarcinii atribuite.
- Urmare – Un câmp prioritar de urmărire poate evidenția sarcina care necesită o urmărire; puteți eticheta sarcina ca Follow-up-High.
- Colaborare în echipă – Folosiți-l pentru a informa importanța sarcinii în cadrul echipei dvs. pentru a crește comunicarea și eficiența.
Care sunt cele mai bune practici de urmat pentru câmpurile prioritare personalizate din Outlook?
Pentru o gestionare mai bună a sarcinilor Outlook, mai întâi trebuie să înțelegeți contextul sarcinilor dintr-un proiect, apoi să adăugați un câmp de prioritate personalizat adecvat.
În plus, pentru a utiliza funcția în mod eficient, iată câteva sfaturi de care trebuie să ții cont:
- Relevanţă – Atunci când alegeți un nume de coloană, tip și format, trebuie să aveți în vedere sarcinile, deoarece o etichetă relevantă vă poate ajuta să evaluați rapid importanța sarcinii.
- Fluxul de lucru – Personalizarea câmpurilor prioritare ar trebui să aibă sens pentru dvs. și să se alinieze fluxului dvs. de lucru.
- Sortarea după numere – Utilizarea numerelor ca tipuri de câmp vă poate ajuta să menționați prioritatea sarcinii în ordine crescătoare sau descrescătoare, ceea ce ajută la evaluarea nivelului de urgență.
- Verificați prioritatea sarcinii – Trebuie să verificați în mod regulat prioritățile personalizate pentru a verifica dacă se potrivește cerințelor dvs. actuale.
- Nu utilizați aceeași abordare – Gestionarea sarcinilor este subiectivă pentru o persoană și pentru sarcina la îndemână; prin urmare, trebuie să alegeți câmpurile de prioritate personalizate care se potrivesc nevoilor dvs. și sarcinii atribuite.
- Simplifica – Nu adăugați prea multe dintre ele, deoarece ar putea să vă încurce și să învingă scopul de a oferi claritate.
Cum stabilesc prioritatea personalizată în sarcinile Outlook?
Puteți face clic dreapta pe bara antetului coloanei din Lista de activități, alegeți Selector de câmp, adăugați o nouă coloană, denumiți-o și definiți tipurile de câmpuri în consecință.
Odată creată, puteți glisa și plasa coloana în lista de activități pentru a o adăuga la antetul coloanei. În continuare, puteți menționa prioritatea în funcție de urgență sau alte preferințe.
Deci, așa puteți crea un câmp de prioritate personalizat în Outlook pentru a eticheta sarcinile în funcție de context, sensibilitate la timp, risc implicat și multe altele.
Dacă găsiți Indexarea Outlook este lentă și doriți să o remediați, vă sugerăm să consultați acest ghid pentru a accelera indexarea în Outlook pe Windows 11.
Vă rugăm să nu ezitați să ne oferiți orice informații, sfaturi și experiența dumneavoastră cu acest subiect în secțiunea de comentarii de mai jos.