Cum să creați și să utilizați categorii în Outlook: creșteți-vă productivitatea

Aflați cum puteți utiliza cel mai bine categoriile Outlook în avantajul dvs

Acesta este un ghid cuprinzător despre cum să creați și să utilizați categorii în Microsoft Outlook. Am explicat toate detaliile care vă vor ajuta să înțelegeți beneficiile utilizării categoriilor și instrucțiuni pas cu pas despre cum să creați, să redenumiți și să ștergeți categorii.

În afară de aceasta, veți învăța și cum să atribuiți categorii e-mail-urilor, întâlnirilor, contactelor și sarcinilor. Articolul va oferi, de asemenea, sfaturi despre cum să sortați și să filtrați mesajele în funcție de categoria implicită.

În acest articol

• Ce sunt categoriile Outlook?
• De ce nu pot folosi categorii în Outlook?
• Cum să creați și să utilizați categoriile Outlook?
• 1. Creați categorii Outlook
• 1.1 Client desktop
• 1.2 Aplicație web
• 2. Redenumiți categoriile Outlook
instagram story viewer
• 2.1 Aplicație desktop
• 2.2 Web Client
• 3. Ștergeți categoriile Outlook
• 3.1 Aplicație desktop
• 3.2 Client Web
• 4. Utilizați categoriile Outlook
• 4.1 Atribuiți categorii Outlook e-mailului dvs
• 4.2 Adăugați o categorie la evenimentul din calendar
• Cum se sortează și se filtrează mesajele după categorii?

Ce sunt categoriile Outlook?

Mulți oameni sunt confuzi între ceea ce este o categorie Outlook și ce este un folder Outlook. Deși, ei știu că există mai multe moduri de personalizare a Outlook, iar aplicația în sine oferă diferite moduri de sortare a mesajelor, de căutare în foldere, de sortare a dosarelor și multe altele.

Cu toate acestea, există întotdeauna o confuzie între categoriile și folderele Outlook. Dosarele Outlook vă permit să vă organizați căsuța de e-mail și să stocați mesajele.

Când mutați mesaje în dosare, le mutați din căsuța de e-mail în aceste dosare. Apoi, pentru a localiza mesajele, tot ce trebuie să faceți este să intrați în folderul categorie și să îl căutați.

Pe de altă parte, categoriile Outlook sunt o modalitate de a vizualiza și schimba codul de culoare al mesajelor din căsuța dvs. de e-mail.

Când atribuiți o categorie unui mesaj, acesta nu părăsește căsuța de e-mail, ci li se atribuie o culoare de categorie. Folosind categoria de culori, puteți afla cu ușurință mesajul pe care îl căutați din lista de categorii.

De ce nu pot folosi categorii în Outlook?

Mulți utilizatori au raportat că nu pot folosi categorii în Outlook. Unul dintre principalele motive pentru care butonul Categorie nu este disponibil pentru conturile IMAP este că acestea nu se sincronizează înapoi cu serverul.

În plus, nu veți putea atribui o categorie de culoare conturilor IMAP, deoarece Outlook 2016 are o limitare a caracteristicii categoriilor de culori. Pentru a remedia acest lucru, trebuie să schimbați contul IMAP într-un cont POP3.

Cum să creați și să utilizați categoriile Outlook?

1. Creați categorii Outlook

1.1 Client desktop

1. Lansați aplicația desktop Outlook.
2. În Etichete faceți clic pe secțiune Clasificați.
3. Din lista derulantă, selectați Toate categoriile.
4. Loveste Nou butonul din Categorii de culori cutie.
5. În Adăugați o categorie nouă casetă, denumiți categoria dvs. tastând-o în câmpul de text.
6. Alegeți o culoare personalizată din Culoare meniul derulant.
7. Folosind Scurtătură, adăugați o tastă de comandă rapidă pentru categoria dvs.
8. Clic Bine pentru a închide Adăugați o categorie nouă casetă și dați clic din nou Bine pentru a vă salva preferințele.

1.2 Aplicație web

1. Vizitați oficialul Pagina de conectare Outlook.
2. Click pe Setări.
3. Selectați General și apoi Categorii.
4. presa + Creați o categorie în partea de sus a listei de categorii.
5. Denumiți categoria, selectați o culoare pentru ea, apoi faceți clic pe Salvați.

2. Redenumiți categoriile Outlook

2.1 Aplicație desktop

1. Lansați aplicația desktop Outlook.
2. În Etichete faceți clic pe secțiune Clasificați.
3. Din lista derulantă, selectați Toate categoriile.
4. Selectați o categorie pe care doriți să o redenumiți și apăsați butonul Redenumiți buton.
5. Introduceți un nume nou în câmpul de text și faceți clic Bine pentru a aplica modificările.

2.2 Web Client

1. Vizitați oficialul Pagina de conectare Outlook.
2. Click pe Setări.
3. Selectați General și apoi Categorii.
4. Faceți clic pe creion butonul de lângă o categorie pentru a o edita.
5. Introduceți numele preferat al categoriei în câmpul de text și faceți clic Bine. De asemenea, puteți schimba culoarea categoriei respective.

Urmând metoda de mai sus, puteți redenumi cu ușurință categoria Outlook și îi puteți atribui un nume la alegere atât pe desktop, cât și în aplicația web.

3. Ștergeți categoriile Outlook

3.1 Aplicație desktop

1. Lansați aplicația desktop Outlook.
2. În Etichete faceți clic pe secțiune Clasificați.
3. Din lista derulantă, selectați Toate categoriile.
4. Selectați o categorie pe care doriți să o ștergeți și apăsați Șterge buton.

3.2 Client Web

1. Vizitați oficialul Pagina de conectare Outlook.
2. Click pe Setări.
3. Selectați General și apoi Categorii.
4. Faceți clic pe Gunoi butonul de lângă o categorie pentru ao șterge.

Folosind metodele de mai sus, puteți șterge cu ușurință categorii de pe computer, precum și aplicația client web a MS Outlook.

Citiți mai multe despre acest subiect

• Calendarul Outlook nu permite modificări: 3 moduri de a-l remedia
• 2 moduri de a rechema și retrimite un e-mail în Outlook
• Cum să adăugați sărbători în calendarul dvs. Outlook
• Cum să imprimați e-mailuri din aplicația Outlook Web & Desktop

4. Utilizați categoriile Outlook

4.1 Atribuiți categorii Outlook e-mailului dvs

1. Du-te la Acasă meniul aplicației Outlook.
2. Faceți clic dreapta pe e-mail, faceți clic pe Clasificați și selectați o categorie din meniul pop-out.
3. Odată atribuit, puteți vizualiza culoarea categoriei, precum și numele categoriei din Categorii coloana din căsuța dvs. de e-mail.

Urmând metoda de mai sus, puteți atribui cu ușurință categorii Outlook unuia sau mai multor mesaje. Acest lucru vă va ajuta să vă concentrați asupra mesajelor legate de o categorie. De exemplu, puteți să vă concentrați și să vă ocupați de mesajele legate de muncă când sunteți în categoria Muncă.

4.2 Adăugați o categorie la evenimentul din calendar

1. Lansați aplicația Outlook pe computer.
2. Faceți clic dreapta pe evenimentul din calendar și selectați Clasificați din lista derulantă și alegeți o categorie. Dacă nu vedeți categoria preferată, faceți clic pe Toate categoriile.
3. După selectarea categoriei, veți vedea numele categoriei și culoarea aplicată evenimentului din calendar.

Puteți aplica categoriile persoanelor de contact, întâlnirilor și altor evenimente în aplicația desktop Outlook sau în aplicația web.

Cum se sortează și se filtrează mesajele după categorii?

1. După ce ați atribuit o categorie e-mail-urilor dvs., puteți pur și simplu să sortați mesajele apăsând pe Categorii coloana din bara orizontală care apare deasupra mesajelor Outlook.
2. Sub Categorii secțiunea, puteți extinde sau închide o anumită categorie folosind triunghi mic butonul din antetul Categorie.

Pașii de mai sus vă vor ajuta să sortați și să filtrați categoric inbox-ul Outlook. Unele dintre beneficiile importante ale funcției de categorie din Outlook sunt enumerate mai jos.

• Categoriile vă permit să găsiți rapid un anumit mesaj legat de un anumit subiect
• Puteți găsi cu ușurință un anumit mesaj uitându-vă la culoarea categoriei dacă i se atribuie o categorie
• Puteți să vă păstrați căsuța de e-mail Outlook organizată, atribuind o categorie mesajelor, evenimentelor din calendar sau chiar persoanelor de contact
• Categoriile sunt mai benefice pentru utilizatori decât folderele, deoarece puteți atribui mai multe categorii unui mesaj
• Odată atribuit, este ușor de clasificat
• Nu există limită la câte categorii puteți avea în Outlook

Asta este de la noi în acest ghid. Puteți consulta ghidul nostru care explică în detaliu cum puteți efectua a căutați o categorie goală în Outlook.

Avem, de asemenea, un ghid dedicat despre cum verificați în ce folder se află un e-mail Outlook. De asemenea, puteți consulta ghidul nostru care vă va ajuta să rezolvați problema Outlook nu mută e-mailurile în folder emisiune.

Simțiți-vă liber să ne spuneți în comentariile de mai jos dacă ghidul de mai sus v-a ajutat la întrebarea dvs. despre cum să creați și să utilizați categoriile Outlook.