Cum trimiteți prin e-mail un canal în Microsoft Teams pe Windows 11 sau 10

Microsoft Teams este o astfel de aplicație care a revoluționat conceptul de comunicare online între echipe. În timp ce conceptul este mai răspândit în lumea profesională, după pandemie, a câștigat popularitate și în comunicarea personală. Cu toate acestea, aplicația Teams s-a dovedit a fi mai utilă pentru afaceri, în special în timpul scenariului de pandemie de Covid-19, în care oamenii au fost forțați să lucreze de acasă.

Aplicația a câștigat popularitate față de concurenții săi, datorită unora dintre caracteristicile sale utile care îi ajută pe profesioniști să-și sporească productivitatea și comunicarea printr-o colaborare online fără probleme. Deși se mândrește cu o serie de caracteristici importante care ajută echipele să se conecteze, să comunice, să trimită și să partajeze documente către și cu ușurință, vine și cu o funcție ascunsă, cum ar fi opțiunea de a trimite prin e-mail un canal în Microsoft Teams pe Windows 11/10 PC. E-mailul poate fi trimis la întregul canal direct la chat-ul Teams deodată, iar e-mailul poate conține fișiere, foldere și alte atașamente. Acest lucru face ca angajații să se conecteze mai ușor cu întregul departament la un loc și, de asemenea, cu echipele și să discute proiecte în grup.

Această postare va acoperi detaliile despre cum să trimiți prin e-mail un canal în Microsoft Teams pe computerul tău Windows 11/10 și cum este util pentru organizația ta.

Tot ce trebuie să știți despre Microsoft Teams

După cum sa discutat mai sus, Microsoft Teams este o platformă de comunicare care permite angajaților unei organizații să colaboreze într-un singur loc, online. De la conferințe video sau seminarii web până la întâlniri, apeluri, chat sau partajarea fișierelor, permite ca toate echipele să lucreze fără probleme și în mod natural. Nu te ajută doar să te conectezi cu colegii din cadrul organizației, ci și cu clienții din afara.

Cea mai bună parte a aplicației Teams este că ajută organizațiile să își gestioneze toate aspectele importante pe o singură platformă care permite un mediu partajat pentru toți. În plus, odată cu cultura în creștere a lucrului la distanță, aplicația Teams îi ajută pe angajați să lucreze din orice locație din lume și de pe orice dispozitiv. Deși pot organiza conferințe video pentru a colabora pentru un proiect, au și posibilitatea de a discuta, edita documente și chiar partaja cu ușurință fișiere.

Prin urmare, aplicația Microsoft Teams nu doar eficientizează întâlnirea online a echipelor pentru companii și funcțiile de întâlnire îmbunătățite, ci și de asemenea, îmbunătățește productivitatea și mobilitatea afacerii prin caracteristica sa de integrare fără probleme cu alte Microsoft sau terțe părți aplicații. În plus, aplicația oferă securitate completă a conversațiilor și fișierelor dvs., este stabilă și de încredere în timp ce efectuați apeluri și funcționează perfect chiar și pentru lucrătorii din prima linie.

Acestea fiind spuse, vine cu câteva funcții extrem de utile, iar una dintre ele este opțiunea de a trimite e-mailuri direct întregii echipe dintr-o dată. Să vedem câteva dintre caracteristicile sale speciale de e-mail.

Ce este exclusiv despre funcția de e-mail a Microsoft Teams

După cum am discutat mai devreme, aplicația Teams nu numai că vă ajută să împărtășiți documente și discuții importante grupuri sau persoane, vă permite, de asemenea, să trimiteți e-mailuri cu fișiere și alte atașamente în timpul unei echipe conversaţie. În timp ce comunicarea online a echipei a parcurs un drum lung cu alte funcții avansate, e-mailul rămâne la fel de important ca înainte. Prin urmare, Microsoft s-a asigurat că păstrează facilitatea de e-mail pentru echipe, în timp ce acestea pot folosi și celelalte funcții alături.

De fapt, Microsoft este în proces de a face mutarea conversațiilor din e-mail în echipe mai ușoară.

Pentru aceasta, gigantul tehnologic a introdus noua caracteristică care le permite utilizatorilor Windows să trimită prin e-mail un întreg canal Team dintr-o dată. În plus, acceptă, de asemenea, ridicarea de steaguri, formatarea textelor și adăugarea de atașamente de care o afacere are nevoie pentru a funcționa.

Cu toate acestea, înainte de a putea trimite un e-mail către un canal din Teams, trebuie să aveți această funcție activată în aplicație. Să vedem cum:

Cum să activați integrarea e-mailului în Microsoft Teams

Activarea acestei funcții vă va ajuta să trimiteți e-mailuri folosind adresa de e-mail către un anumit canal din aplicația Teams. Cel mai bine, puteți folosi această funcție pentru a trimite prin e-mail orice canal al unei anumite echipe care îl deține. Iată cum să activați funcția de integrare a e-mailului în aplicația Teams:

*Notă - Acest lucru pentru utilizatorii care au acces la Centrul de administrare Microsoft Teams.

Pasul 1: Lansați Centrul de administrare Microsoft Teams.

Pasul 2: Navigați la punctele pătrate (meniul) în partea stângă sus a panoului.

Pasul 3: Acum, din listă, selectați Setări la nivelul întregii organizații.

Pasul 4: Apoi, mergeți în partea dreaptă a ferestrei, derulați în jos și sub Integrarea e-mailului secțiunea, activați opțiunea - Permiteți utilizatorilor să trimită e-mailuri la adresa de e-mail a unui canal.

După ce ați terminat, acum puteți trimite e-mailuri către canalele din aplicația Teams.

Cum să trimiteți e-mailuri de canal în Microsoft Teams

Acum că știți despre această funcție minunată care a fost ascunsă până acum, urmați instrucțiunile de mai jos pentru a putea trimite e-mailuri către canalele din aplicația Teams:

Pasul 1: În echipe aplicație, navigați la canalul specific către care doriți să trimiteți e-mailul.

Pasul 2: Acum, în partea stângă a ecranului, sub Echipele voastre secțiunea, faceți clic pe cele trei puncte orizontale (…) chiar lângă General și selectați Obțineți adresa de e-mail.

Acum poți trimite e-mailul tău către canal.

*Notă - Alternativ, puteți urma instrucțiunile de mai jos pentru a trimite un e-mail către un anumit canal:

Pasul 1: Lansați-vă echipe aplicația și identificați canalul echipei căruia doriți să-i trimiteți e-mailul.

*Notă - Fiecărui canal i se atribuie propriul id de e-mail, așa că faceți clic dreapta pe canalul dorit și copiați adresa de e-mail pe care o vedeți.

Pasul 2: Apoi, deschide Microsoft Outlook și acum puteți fie să mergeți la un mesaj anterior pe care l-ați scris și salvat deja în versiune nefinalizată, fie pur și simplu să scrieți unul nou.

Acum, mergeți la „La” și inserați e-mailul în care ați copiat Pasul 1. După ce ați terminat, apăsați butonul de trimitere exact așa cum ați proceda pentru un e-mail normal în orice altă aplicație de e-mail.

*Notă -  Atașamentele din e-mail sunt încărcate automat și salvate într-un folder numit Mesaje prin e-mail în Fișiere fila. Dacă folderul nu este acolo implicit, fișierul echipe aplicația îl creează pentru a salva e-mailurile și atașamentele.

Aceste fișiere pot fi deschise și editate chiar în echipe aplicație sau în orice alte aplicații desktop sau SharePoint, etc. De asemenea, vă permite să adăugați metadate la aceste fișiere, să le sincronizați și multe altele. Cu toate acestea, odată ce începeți să editați aceste fișiere, acestea devin noi copii ale atașamentelor reale și, prin urmare, orice modificări făcute în aceste fișiere nu sunt adăugate la atașamentele originale din e-mail. Deci, acestea vor fi copii cu totul separate.

Acesta este modul în care puteți e-mail un canal direct pe dvs echipe aplicație, în loc să trimiteți manual un e-mail fiecărui membru al echipei în mod individual. În acest fel, puteți reduce posibilitatea apariției erorilor și, de asemenea, să vă asigurați că toată lumea din echipa specifică a canalului este inclusă în e-mail și nimeni nu este lăsat afară.

Ce face Outlook aici este că salvează adresele de e-mail în mod implicit cu cele cu care ați comunicat. Este exact ca atunci când începeți să introduceți o adresă de e-mail în câmpul „către” dintr-un e-mail normal și începe să completeze automat sugestiile. Acest lucru înseamnă că aplicația își amintește automat toate adresele de e-mail ca fii pe măsură ce trimiteți un e-mail către un canal pentru comoditate viitoare.

Deci, pe viitor, ori de câte ori doriți să trimiteți un e-mail către același canal, puteți alege din e-mailul salvat adresele din câmpul „Către” și apare automat și astfel Microsoft le face viața mai ușoară tu.

Cum să deschideți e-mailuri în canalul Microsoft Teams

După ce ați trimis e-mailul către canalul specific al unei echipe în aplicația Microsoft Teams, persoanele care primesc e-mailul au mai multe moduri de a deschide și de a vizualiza e-mailul.

• Ei pot deschide și citi e-mailul direct în aplicația Teams. În acest fel, destinatarii nu trebuie să deschidă o aplicație separată pentru a vedea e-mailul sau a-l descărca, făcând astfel experiența generală foarte ușoară și lină.
• Destinatarii canalului au opțiunea de a descărca e-mailul real și chiar de a-l deschide în aplicația Outlook Mail și de a-l citi.
• Ca alternativă, echipa care primește e-mailul poate, de asemenea, să deschidă și să descarce atașamentul și apoi să-l vizualizeze.

Acest lucru nu vă va ajuta doar să trimiteți cu ușurință e-mailuri către un anumit canal din aplicația Teams, ci va face și lucrurile mai ușoare pentru destinatarii canalului.

Cum să restricționați postările de pe canal folosind e-mailul

Dacă sunteți administratorul echipei, puteți controla cine poate posta în echipa Microsoft folosind această adresă de e-mail (adresa de e-mail a canalului). Iată cum să restricționați postările de pe canal folosind e-mailul:

Pasul 1: Deschide Microsoft Teams aplicație și apoi navigați la canalul pe care doriți să îl controlați.

Pasul 2: Apoi, în partea stângă a panoului, faceți clic pe cele trei puncte orizontale (…) și apoi faceți clic pe Setari avansate.

Pasul 3: Acum, sub Obțineți adresa de e-mail secțiunea, selectați opțiunea - Oricine poate trimite e-mailuri la această adresă.

Acest lucru vă va ajuta să controlați cine poate posta pe canal folosind această adresă de e-mail.

Răspuns la e-mailul canalului

Odată ce e-mailul este primit în canalul din aplicația Teams, membrii echipei pot avea acum o conversație cu privire la același lucru, pot conecta orice fișierele legate de e-mailul contează, etichetați colegii de muncă sau alte canale pentru a-i include în discuție, partajați documente, meme-uri, GIF-uri și multe altele Mai Mult.

Cu toate acestea, dacă răspundeți la postare, aceasta va rămâne în cadrul echipelor și nu este trimisă ca răspuns la e-mailul original. Deci, dacă încercați să răspundeți la e-mailul original, Teams va afișa un memento care spune „această conversație nu este în niciun fel conectată la firul de e-mail asociat cu acest e-mail.”