Como criar, gerenciar e usar etapas rápidas no Microsoft Outlook

Se você deseja executar várias ações em uma única mensagem de e-mail com apenas um clique, as Etapas Rápidas do Microsoft Outlook podem ser úteis para você. Suponha que você esteja em uma reunião e receba um e-mail, você não tem tempo para ler o e-mail e responder imediatamente. Nesse cenário, você pode enviar uma resposta rápida em um único clique usando etapas rápidas. Você não acha que é útil? Neste artigo, aprenderemos como criar, usar, editar e excluir etapas rápidas no Outlook.

Antes de criar uma nova etapa rápida, é bom saber que existem algumas etapas rápidas já incluídas no Outlook por padrão.

Para o gerente – Se você deseja encaminhar o e-mail selecionado para o seu gerente, clique nesta etapa rápida.

E-mail da equipe – Cria uma mensagem em branco para os membros da sua equipe.

Feito – Marca a mensagem como lida e a move para uma pasta especificada.

Responder e excluir – Uma mensagem de resposta em branco será aberta e depois que você enviar a resposta, a mensagem original será excluída.

Você pode usá-los selecionando a mensagem de e-mail para a qual deseja aplicar as etapas rápidas e, em seguida, clicando na etapa rápida apropriada acima.

Criar e usar etapas rápidas no Outlook

Passo 1: Abra o Microsoft Outlook

Passo 2: No grupo Passos Rápidos, clique em Crie um novo. Ele abre a janela Editar Etapa Rápida.

Passo 3: Dê um nome ao passo rápido no Nome campo.

Etapa 4: selecione uma ação para sua etapa rápida nas ações suspenso Lista. Aqui, selecionarei Definir importância no menu suspenso.

Etapa 5: você pode adicionar várias ações clicando no botão Adicionar ação botão e, em seguida, selecionando uma ação na lista suspensa. Aqui, selecionarei Responder no menu suspenso.

Passo 6: Clique em Mostrar opções e preencha os detalhes adicionais para sua resposta.

Passo 7: Existem diferentes opções como assunto, texto, tecla de atalho, importância, etc. Você pode configurá-los, se necessário. Por exemplo, aqui vou inserir uma mensagem ‘Obrigado. Entraremos em contato com você' como resposta no campo de texto.

Etapa 8: você também pode enviar o texto automaticamente clicando na caixa de seleção ao lado de enviar automaticamente após 1 minuto de atraso.

Etapa 9: atualize se você precisar de opções adicionais, como sinalizador, importância, tecla de atalho, etc. Terminar.

Passo 10: Agora o passo rápido está criado e você pode vê-lo acima no grupo Passos Rápidos.

Passo 11: Para usá-lo, clique na mensagem de e-mail para a qual deseja usar o passo rápido. Clique na etapa rápida que você criou e as configurações serão aplicadas a essa mensagem.

Editar a etapa rápida

Etapa 1: Para editar a etapa rápida, você pode clique com o botão direito no rápidodegrau que você criou e selecione Editar da lista.

Ou você também pode clicar na pequena seta no canto inferior direito da janela Quick Steps. Isso abrirá uma janela Gerenciar etapa rápida, selecione a etapa rápida específica à esquerda e clique em Editar.

Isso abrirá uma janela Gerenciar etapa rápida, selecionar a etapa rápida específica da esquerda e clique em Editar.

Passo 2: Faça as alterações necessárias e clique em OK

Passo 3: Uma vez feito, para salvá-lo, clique no botão Salvar botão.

Excluir a etapa rápida

Etapa 1: para excluir a etapa rápida, você pode clique com o botão direito na etapa rápida que você criou e selecione excluir da lista.

Ou você também pode clicar na pequena seta no canto inferior direito da janela Quick Steps. Isso abrirá uma janela Gerenciar etapa rápida, selecionar a etapa rápida específica da esquerda e clique em Excluir.

Passo 2: Uma janela pop-up aparecerá solicitando a confirmação, clique em sim. Clique em OK. E é deletado.

É isso! Espero que este artigo seja fácil de seguir e útil. Obrigada!!