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Você está procurando uma maneira fácil, mas simples de colabore e compartilhe tarefas com sua equipe? O Aplicativo Microsoft Planner ajuda você a fazer exatamente isso e muito mais.
Desde a sua introdução, o aplicativo Microsoft Planner tem auxiliado várias equipes em todo o mundo, ajudando-as a criar novos planos, organizar e atribuir diferentes tarefas, compartilhar documentos, discuta via chat no que cada pessoa está trabalhando no momento e obtenha atualizações sobre o andamento de cada tarefa.
Simplificando, o aplicativo fornece uma maneira visual de organizar o trabalho em equipe e ficar atualizado sobre o andamento de várias tarefas.
O aplicativo foi desenvolvido para Office 365, mas está disponível apenas para usuários com planos de assinatura do Office 365 Enterprise (E1-E5), Business Essentials, Business Premium e Education.
Isso significa que não está disponível para assinatura governamental ou uso pessoal.
Algumas das tarefas com as quais você pode cumprir Aplicativo Microsoft Planner incluir:
- Colaborando com sua equipe
- Anexe arquivos, fotos, documentos ou links
- Adicionar listas de verificação às tarefas
- Adicionar comentários às tarefas
- Sinalizar tarefas com rótulos
- Definir e atualizar o progresso das tarefas
- Definir ou adicionar imagem de visualização para tarefas
- Veja o andamento de seus planos
- Ver todas as tarefas e planos
- Receba e-mails sobre tarefas e planos
- Excluir tarefas ou planos
- Acompanhe o progresso de qualquer lugar, em qualquer dispositivo
Como criar um plano no aplicativo Microsoft Planner
Microsoft Planner permite que você crie um plano, organize e construa sua equipe, atribua tarefas e obtenha atualizações de progresso.
Os usuários que são novos no Microsoft Planner podem começar visitando tasks.office.com, crie planos no aplicativo da web e visualize e atualize seus planos no celular. Os usuários existentes podem obter o Planner por meio da web ou de plataformas móveis.
Para começar, siga estas etapas simples abaixo:
- Entrar
- Crie um plano
- Adicionar uma tarefa
- Defina uma data para a sua tarefa
- Categorize suas tarefas
- Adicione pessoas de sua equipe
- Atribuir tarefas a diferentes membros da equipe
- Acompanhe o progresso
Etapa 1: Faça login
Conforme mencionado anteriormente, o Microsoft Planner está disponível apenas para assinaturas de trabalho ou escola, portanto, para entrar, você precisa de suas credenciais de logon de conta de trabalho ou escola.
É importante notar que você não precisa instalar nenhum software no seu PC ou outro dispositivo para usar o aplicativo. Você simplesmente se conecta a ele através do seu navegador da web.
Depois de fazer login, você pode fazer o seguinte:
- Acesse o site do planejador de seu trabalho ou escola
- Ver, editar e criar planos
- Ver, editar e criar tarefas
- Converse com membros da equipe
- Acompanhe o progresso dos planos e tarefas
Veja como fazer login no Microsoft Planner:
- Abra o navegador da web
- Na barra de endereço, digite https://office.com/signin ou https://portal.office.com
- Pressione o botão Enter no seu teclado
- Escolha a conta com a qual deseja fazer login
- Digite seu endereço de e-mail e senha para a conta que você escolheu
- Entrar
Observação: se você já fez login ou tem o Ambiente Office 365 para o seu local de trabalho, você pode se conectar diretamente ao Microsoft Planner por meio do inicializador de aplicativos.
Siga estas etapas para executar isso:
- Selecione inicializador de aplicativo na janela do seu navegador
- Escolha o bloco do planejador na página inicial ou no painel do aplicativo
- Conecte-se ao Planner
Criação de uma conta com o Microsoft Planner
Para entrar, sua instituição de trabalho ou escola precisa ter se inscrito em um plano qualificado do Office 365 e, em seguida, seu administrador fornece uma conta.
Se, apesar disso, você não conseguir fazer login, verifique com o suporte técnico de seu trabalho ou escola.
Etapa 2: crie um plano
Depois de entrar no Microsoft Planner, você pode acessar o site e, assim, ver os planos disponíveis para cada um de seus grupos do Office 365.
Existem dois tipos diferentes de planos: públicos e privados.
Os planos públicos são visíveis para todos em seu trabalho ou organização escolar o que significa que eles surgem sempre que alguém na organização procura um plano, enquanto os planos privados são visíveis para pessoas específicas adicionadas ao plano.
Nota: Se você tornar seu plano público ou privado, seu Grupo do Office 365 também se tornará público ou privado.
Para criar um plano, siga estas etapas:
- Escolha um plano indo para Planos favoritos ou Todos os planos (você também pode iniciar um novo plano selecionando Novo plano
- Se você selecionar Novo plano, dê um nome ao seu plano
- Escolha quem pode ver seu plano
- Selecione Opções a fim de:
- Acrescente uma descrição
- Decida se deseja inscrever automaticamente novos membros para notificação
- Crie um plano
Observação: a criação de um novo plano também cria um novo Grupo do Office 365. Isso facilita a colaboração no Microsoft Planner e em outros aplicativos, como Outlook e OneDrive, entre outros.
Depois de criar um plano, a próxima etapa é adicionar tarefas.
Etapa 3: adicionar tarefas, definir datas e categorizar
Então você fez login com sucesso, criou um plano e agora deseja adicionar tarefas ao seu plano.
Adicionar tarefas é simplesmente dividir o que precisa ser feito e por quem.
Veja como adicionar tarefas ao seu plano:
- Na caixa Para fazer, digite o nome de uma tarefa
- Selecione Adicionar tarefa (você pode adicionar várias tarefas digitando um nome de tarefa, em seguida, pressione Enter e continue digitando para adicionar mais. Se você não conseguir ver a caixa de tarefas, clique no sinal de mais + para mostrar a caixa e, em seguida, adicione uma tarefa
Você pode adicionar mais detalhes às suas tarefas e determinar a aparência no quadro.
O Microsoft Planner permite que você faça o seguinte com as tarefas que você cria:
- Defina uma imagem de visualização para cada tarefa. Para fazer isso, anexe um arquivo, foto ou link para a tarefa, ou adicionar uma lista de verificação.
A primeira foto, arquivo ou link anexado torna-se a visualização. Se você quiser use um anexo diferente como sua visualização ou use uma descrição, selecione a tarefa e, em seguida, selecione Mostrar no cartão. Para remover a visualização, desmarque a caixa Mostrar no cartão.
- Adicione o início da tarefa e a data de vencimento. Para fazer isso, selecione uma tarefa e, em seguida, adicione uma data de início e uma data de vencimento.
As datas também podem ser adicionadas sempre que você criar uma nova tarefa, selecionando Definir data de vencimento.
Se você encontrar uma data vermelha, significa que a tarefa está atrasada, mesmo que ainda esteja em andamento.
- Sinalize tarefas com rótulos. Os rótulos ajudam a identificar rapidamente as características compartilhadas por diferentes tarefas, como localização, tempo e requisitos da tarefa.
Para adicionar rótulos às suas tarefas, vá ao Quadro, selecione uma tarefa, escolha as caixas coloridas à direita, escolha a bandeira que irá usar e nomeie-a.
Etapa 4: adicionar pessoas à sua equipe
Para adicionar pessoas à sua equipe, siga estas etapas:
- Vá para o Planner
- Selecione os membros
- Digite o nome do membro que deseja adicionar
Nota: atualmente você só pode adicionar pessoas dentro de sua organização. No entanto, há um plano em desenvolvimento para permitir que os usuários adicionem pessoas fora de suas organizações. Você pode ver mais recursos atualmente em desenvolvimento no Roteiro do Office 365.
Depois de adicionar pessoas, você pode atribuir tarefas a elas.
Se você precisar remover alguém da lista ou não precisar mais de alguém em seu plano, siga estas etapas:
- Selecione a seta ao lado de Membros do plano
- Aponte a pessoa que você deseja remover
- Selecione os três pontos
- Escolha Remover
Etapa 5: acompanhe o progresso
- Defina e atualize o progresso da tarefa. O aplicativo Microsoft Planner categoriza as tarefas em não iniciadas, em andamento e concluídas.
Você pode atualizar o progresso escolhendo a tarefa e, em seguida, usar o menu suspenso Progresso. Você pode usar uma lista de verificação para acompanhar o andamento das tarefas. No entanto, se você estiver procurando por um plano mais amplo ou para ver o progresso geral das tarefas, a visualização Gráficos fornecerá isso para você. Depois de concluir uma tarefa, marque-a como concluída apontando para ela e marcando a marca de seleção.
Observação: você pode ver as tarefas concluídas rolando para baixo na lista de tarefas e escolhendo Mostrar concluídas.
Depois de definir suas tarefas, você pode organize-os em baldes e adicione aqueles com quem irá colaborar enquanto trabalha.
Como obter notificações por e-mail sobre tarefas
Às vezes, você deseja manter o controle de suas tarefas em trânsito e isso é possível por meio das notificações por email no aplicativo Microsoft Planner.
As notificações por e-mail são ativadas assim que você cria um plano, quando você é adicionado como membro de um plano existente, se outro membro comentários sobre uma tarefa que você comentou, se o proprietário do plano ativa as notificações de atividade de tarefa ou se você está inscrito em um plano.
Os proprietários do plano também podem enviar notificações por meio do aplicativo, para o feed do plano sempre que uma tarefa é atribuída ou marcada como concluída.
Normalmente, as notificações estão desativadas por padrão, portanto, para recebê-las, é necessário ativá-las.
Para receber notificações por e-mail, aqui está o que você precisa fazer:
- Selecione os três pontos à direita do seu plano
- Escolha Editar plano
- Selecione Enviar notificações sobre atribuição de tarefas e conclusão de tarefas para o feed de conversas do plano
- Marque a caixa para ativar as notificações (para desativar as notificações, desmarque a mesma caixa).
Para assinar um plano, selecione os três pontos à direita do plano e escolha Seguir plano na caixa de entrada. Faça o mesmo para cancelar a assinatura, mas escolha Parar de seguir o plano na caixa de entrada.
Prós e contras do aplicativo Microsoft Planner
Prós
- Organize o trabalho em equipe e faça mais
- Fácil de usar, pois você pode iniciá-lo com um clique
- Organize o trabalho visualmente
- Visibilidade e transparência
- Colaboração perfeita com sua equipe
- Notificações por e-mail sobre tarefas e planos
- Trabalhe em todos os seus dispositivos
- Canais disponíveis para envio de feedback em caso de solução de problemas com o aplicativo
Contras
- Não disponível para uso pessoal ou governamental
- O aplicativo não foi totalmente desenvolvido como outros aplicativos de colaboração em equipe, como o Asana, porque alguns recursos ainda estão em desenvolvimento
Baixe o aplicativo Planner na Microsoft Office Store.
Compartilhe conosco sua experiência com o aplicativo Microsoft Planner na seção de comentários abaixo.
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